Gibt es jemand, der Tetris nicht kennt? Zumindest ich kann die Stunden nicht zählen, die ich als Jugendlicher damit verbracht habe, auf meinem Gameboy Reihe um Reihe abzubauen. Wer hätte damals gedacht, dass man daraus auch durchaus Parallelen zum Business Process Management ziehen kann. Ich zumindest nicht…

Lücken vermeiden

Tetris-Prinzip für Geschäftsprozesse
Tetris-Prinzip für Geschäftsprozesse

Dass Spielprinzip und Ziel von Tetris ist schnell erklärt: in einem abgegrenzten Spielfeld müssen verschiedene zufällig herabfallende geometrische Figuren zu möglichst lückenlosen Reihen angeordnet werden. Komplettierte Reihen verschwinden und lassen die folgenden Reihen nach unten rücken. Das Spiel ist zu Ende, wenn die Reihen an den oberen Spielfeldrand stoßen. Im Umkehrschluss bedeutet dies also, dass man Lücken möglichst vermeiden soll, um die Höhe der Reihen niedrig zu halten und somit so lange wie möglich im Spiel zu bleiben.

Reibungslose Prozesse

Übertragt man das auf Geschäftsprozesse, könnte eine Interpretation folgendermaßen lauten:

  • Ein Ablauf sollte immer lückenlos sein. Lücken im Prozess können hierbei verschiedene Schwachstellen sein, wie z.B. fehlende oder nicht abgestimmte Schnittstellen
  • Eine lückenlose Reihe lässt andere Reihen nach unten rücken. Ein lückenloser Prozess sorgt dafür, dass auch andere Prozesse eine gute Chance haben, ebenfalls optimal zu funktionieren.
  • Eine Lücke sehr weit unten kann eventuell noch verkraftet werden. Je mehr Lücken ich allerdings habe, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Spiel bald zu Ende ist. Analog bringt ein „schlechter“ Prozess oder eine Schwachstelle das Gesamtkonstrukt noch nicht zu Fall. JE mehr desto schwieriger wird es. Nicht nur, am Leben zu bleiben, sondern auch, die Lücken wieder zu schließen.
  • Die Formen bei Tetris fallen zufällig vom Himmel. Nicht immer passt so eine Form wirklich grad ins Bild, und man steht vor Aufgaben, die man schnell und flexibel lösen muss. Auch Unternehmen stehen oft vor Überraschungen und Herausforderungen. Sind die Reihen schon zu hoch, wird es sehr schwierig, diese zu bewältigen.

Komplette Prozessreihen bauen

fehlendes Puzzleteil - Prozesslücke
fehlendes Puzzleteil – Prozesslücke

Was also muss man tun, um die Reihen möglichst niedrig zu halten (und Hand aufs Herz: es wir niemals im unternehmerischen Umfeld möglich sein, die Reihen komplett weg zu kriegen)? Einfach gesagt: indem man von Anfang an versucht, komplette Prozessreihen zu bilden. Dies funktioniert am besten, wenn man die Geschäftsprozesse optimal organisiert und dokumentiert hat. Denn nur dann ist sichergestellt, dass man

  • das komplette Spielfeld ganzheitlich betrachtet und
  • Lücken frühzeitig erkennen und schließen kann.

Klassische Beispiele für die Organisation und Strukturierung von Geschäftsabläufen sind das Prozesshaus, die Prozesspyramide oder die Prozesslandkarte. Zur Dokumentation von Prozessen gibt es viele unterschiedliche schriftliche und grafische Darstellungsmöglichkeiten.

Vielleicht liegt es ja an meiner „Tetris-Vergangenheit“, dass ich mich auch heutzutage noch so gerne damit beschäftige, Lücken zu schließen. Wer weiß, wie uns sowas wirklich prägt…

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