In den ersten beiden Teilen dieser Blogserie habe ich beschrieben, wie ich als Freelancer gestartet bin und wie mir dabei „kleines“ Prozessmanagement schon weitergeholfen hat (hier geht’s zum Teil 1), und was sich geändert hat, als meine erste Mitarbeiterin dazu gestoßen ist (hier geht’s zum Teil 2). Die wesentlichen Änderungen waren dabei, dass ich zwar nicht mehr alles allein machen musste, mich dafür aber abstimmen musste. Und natürlich, dass ich plötzlich Dinge tun musste, die ich vorher nicht tun musste.
Alles klar geregelt
Über eine einfache Prozesslandkarte haben wir dokumentiert, was zu tun ist und wer es zu tun hat. Das hat schon mal für klare Verantwortlichkeiten gesorgt. Die Zusammenarbeit dazwischen hat durch regelmäßige Kommunikation auch gut funktioniert, da waren keine großartigen Schnittstellenabstimmungen oder ähnliches notwendig. Neue Prozesse haben wir uns einfach selbst gestaltet. Dazu gehört z.B. ein eigener Vertriebsprozess. Für das notwendige Marketingmaterial haben wir einen Dienstleister mit an Bord genommen. Die Lohnbuchhaltung habe ich analog der Finanzbuchhaltung selbst übernommen, und mir dort auch die Standard-Tätigkeiten schnell dokumentiert. Und so lief eigentlich alles recht normal. Wir gingen unseren Projekten nach, und „nebenbei“ hat sich jeder um seine Support- und Verwaltungsaufgaben gekümmert. Soweit so gut. Doch dann kamen sie immer häufiger…die Ausnahmen!
Die wahren Zeitfresser: Ausnahmen von der Regel
„Normale“ Lohnbuchhaltung, also Lohnberechnung und Zahlung über ein Tool? Kein Problem.
Mitarbeiterin krank? Zwei Telefonate mit dem befreundeten Buchhalter, da lässt sich auch der richtige Buchungsschlüssel noch recht zeitnah herausfinden. Kind der Mitarbeiterin krank oder Mitarbeiterin meldet neuen Nachwuchs an? Jetzt beginnt erst der richtige Spaß. Denn ohne das notwendige Fachwissen helfen auch die besten Tools nicht. Die Folge: unzählige Telefonate mit den Spezialisten, die natürlich die Theorie bestens kennen, aber auch nicht jedes Tool. Das Ergebnis: Für etwas, das ein Lohnbuchhalter in 2min gemacht hätte und dafür vielleicht 25€ gekostet hätte (inklusive der kompletten Lohnabrechnung des Monats!) habe ich mehrere Stunden (gefühlte Tage!) gebraucht. Zeit, die ich nicht für wichtigere Sachen aufwenden konnte, wie z.B. um selbst Kundenaufträge zu erledigen und Geld zu verdienen!
Aber auch interne Prozesse stellten uns immer wieder vor Herausforderungen. Die manchmal so einfache Abstimmung oder eigenverantwortlichen Aufgaben liefen so lange gut, solange sich alles im Rahmen bewegt hat. Ausnahmen oder Sonderthemen führen plötzlich dazu, dass die einfache Prozesslandkarte nicht mehr reicht. Auch die Checklisten oder Kurzdokumentationen enthielten meist keine Infos, was zu tun ist, und wer es zu tun hat. Die Folge: Themen blieben entweder lange unberücksichtigt liegen, wurden aufgrund mangelnden Wissens nicht zufriedenstellend erfüllt, oder führten dazu, dass wir lange von unseren Haupttätigkeiten abgelenkt worden sind. Wertvolle Zeit! Und wer jetzt denkt, dass dies alles nur aus einer Richtung, nämlich von Seiten der Mitarbeiterin kam, der irrt! Ob jetzt zu zweit oder mit vielen Personen, es ist immer etwas, das alle betrifft und das eine Wechselwirkung erzeugt, die alle Seiten beeinflusst.
Das Spiel haben wir eine ganze Zeit lang toleriert, weil wir einfach dachten, dass sowas dazu gehört. Dass man halt ab und an einfach improvisieren muss. Und dass man vor allem zu zweit flexibel sein muss. Irgendwann haben wir dann aber erkannt, dass nicht alle unserer Annahmen richtig sind, und dass dieser Produktivitätsverlust so nicht mehr hinnehmbar ist.
Fazit
Auch als Selbständiger oder in einem kleinen Team kann man wachsen, nämlich Wachsen im Sinne von mehr und neue Tätigkeiten erledigen. Für die Routineabläufe reichen oft einfach Kurzdokus oder der kurze Dienstweg. Doch irgendwann kommen plötzlich Ausnahmen, und die kosten sehr viel Zeit. Und Nerven. Im nächsten Beitrag erläutere ich, wie wir unsere eigene Fachexpertise genutzt haben, um dies zu verbessern.
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