Neulich hatte ich eine interessante Diskussion mit einem Kunden, bei der es um die Methodik der Prozessaufnahme in Workshops ging. Vorab: „Viele Wege führen nach Rom“, deswegen möchte ich an dieser Stelle keine Diskussion über Methoden führen. Da gibt es kein richtig und falsch, Hauptsache das Ergebnis stimmt.

Workshop Prozessaufnahme
Workshop Prozessaufnahme

Die Diskussion hat begonnen, als ich gerade einen Workshop zur Prozessaufnahme vorbereitet habe. Diese führe ich meist (oder fast immer) auf die eher traditionelle Weise durch, nämlich mit Moderationskarten, Stellwänden und Flipcharts. Eine rechteckige Karte für Wertschöpfungsprozesse auf oberer Ebene, geht’s in die Tiefe (z.B. EPK) dann andere Farben und Formen für Tätigkeiten, Ereignisse und Beteiligte usw. In meiner Vorbereitung fragt mich der Kunde mich dann, ob ich denn nicht direkt im Tool (in diesem Fall war es ARIS) modellieren will. Was ich dann verneint habe, da für mich persönlich(!) die „traditionelle“ Methodik besser funktioniert.

Dies hat folgende (nicht priorisierte) Gründe:

  • Mit Moderationskarten und Flipcharts kann man nahezu überall arbeiten und ist nicht auf Technik angewiesen. Grade bei ARIS und ähnlichen Tools brauch man außer Strom auch noch Netzwerk, was nicht immer und überall verfügbar ist. Nicht zu sprechen davon, wenn die Technik mal wieder nicht funktioniert oder ausfällt, während die Teilnehmer ungeduldig warten.
  • Ein klassischer Workshop ist „näher am Mensch“. Ich verstecke mich nicht hinter einem PC, an dem ich modelliere, sondern stehe vor oder bei der Gruppe Menschen, mit denen ich arbeite. Ebenso kann ich die Teilnehmer vielfältig in den Workshop integrieren, z.B. durch das Ausfüllen oder Anbringen von Karten. So fühlt sich keiner ausgeschlossen, ist eher motiviert, was sich wiederum in den Ergebnissen widerspiegeln kann.
  • Eine große Stellwand mit großen Karten ist für jeden gut sichtbar, und jeder hat immer alles im Blick. Modelliere ich an dem Tool, kann (unbewusst) Folgendes passieren, da ich es gewohnt bin, schnell und effektiv mit dem Tool zu arbeiten: ich scrolle hoch und runter, gehe in Menüs, verschiebe hier und da was. Dadurch geraten die Inhalte aus dem Blickfeld, die Teilnehmer werden abgehängt oder langweilen sich, während ich mit meinem Tool beschäftigt bin.
  • Das Tool kann mich ebenso dazu verleiten, mehr zu tun oder tiefer zu gehen, als für den Workshop geplant ist (und ggfs. auch gut ist). Ich nutze plötzlich Objekte, die für eine erste Prozessaufnahme irrelevant sind. Ich pflege schon Attribute oder bewege mich durch die Prozesslandschaft. Weil ich es gewohnt bin.
  • Wer die Tools nicht kennt, wird denen höchstwahrscheinlich erstmal ablehnend gegenüberstehen. Keine gute Voraussetzung für eine produktive Zusammenarbeit.
  • Änderungen sind an einer Moderationswand oft schnell, unkompliziert und für jeden nachvollziehbar machbar, indem ich einfach die Karten umhänge. Das kann in einem Tool anders sein.
  • Wenn ich im Workshop schon gut arbeite und vernünftig visualisiere, ist das Übertragen in das Tool später meist nur noch kurze Fleißarbeit. Deswegen zählt für mich das Argument „Ich spare Zeit, wenn ich direkt im Tool arbeite“ eigentlich nicht bzw. nur sehr gering.

Aus diesen Gründen bevorzuge ich immer noch die klassische Methode. Wie ist Ihre Meinung? Gehen Sie mit mir? Oder haben Sie vielleicht ganz andere Methoden? Ich bin gespannt.

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3 thoughts on “Workshops zur Prozessaufnahme – Klassisch oder direkt im Tool modellieren?

  • 11. Februar 2015 um 11:43
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    Was im 2. Stichpunkt angesprochen wurde:
    „Ebenso kann ich die Teilnehmer vielfältig in den Workshop integrieren, z.B. durch das Ausfüllen oder Anbringen von Karten. So fühlt sich keiner ausgeschlossen, ist eher motiviert, was sich wiederum in den Ergebnissen widerspiegeln kann.“
    beruht auf einen psychologischen Effekt.
    Dadurch das der Teilnehmer eine Karte selber beschreibt, wird Sie ein Teil von Ihm, pinnt er diese Karte eigenhängig an die Wand, nimmt er auch AN-TEIL an dem Gesamtthema.
    Somit integriert er sich nicht nur, sondern identifiziert sich auch mit dem Prozess – es ist sozusagen „sein Baby“. Das ist eine viel stärkere Motivation, die man so auf andere Weise nicht erhält.

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  • 21. Januar 2015 um 16:26
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    Es kommt darauf an 😉 Ich habe die letzten 7 Jahre in einem Krankenhaus modelliert, d.h. Tool und Netzwerk waren vorhanden. Ich habe in Workshops mit Tool, nur mit Karten am Flipchart und gemischt modelliert, je nachdem, was ideal war.
    Da die Mitarbeiter auch in Krankenhäusern nicht immer auf der Höhe der Technik sind, habe ich teilweise per Hand modelliert, um sie besser abzuholen (Angst gegenüber einem Tool), andererseits aber auch absichtlich per Tool und Beamer, um ihnen zu zeigen, was mit Technik heute möglich ist. Es war in vielen Fällen besser, mit Tool zu modellieren, da es häufig in der Prozessoptimierung um die Konzeption von IT-Unterstützung ging (Erheben von Anforderungen), so dass Technik Pflicht war, weil der Einsatz von Papier hier unglaubwürdig wirkt.
    In mehreren Fällen, vor allem in der Administration, habe ich erst Karten auf Tische legen lassen und sie nach dem Workshop in das Tool übertragen. Beim zweiten Workshop haben sie dann ihre Kärtchen auf dem Tool ohne weiteres wiedererkannt und kaum bemerkt oder fanden es sogar cool, dass ihre Arbeit nun so modern daherkommt.

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    • 22. Januar 2015 um 9:25
      Permalink

      Hallo Herr Behrendt,

      das ist eine gute Vorgehensweise! So z.B. mach ich es, wenn es um die Abstimmung der Prozessmodelle bzw. Prozesse geht. D.h. im allerersten Workshop und bei der ersten Prozessaufnahme arbeite ich mit der klassischen Methode, wenn es dann ein zweites Meeting zur Abstimmung gibt, dann versuche ich die Ergebnisse direkt im Tool vorzustellen und etwaige Änderungen dann auch direkt dort vorzunehmen. So gewöhnt man die Kunden langsam an das Tool, indem man Bekanntes verwendet.

      VG
      BeRu

      Antworten

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