Viele Menschen fragen sich ja, was Unternehmer eigentlich so tun. Wenn sie noch nicht in der Situation sind, mehrere Unternehmen verkauft zu haben, ist das meistens eine ganze Menge. Die Größe des Unternehmens spielt ebenfalls eine Rolle – je kleiner, desto mehr operative Aufgaben sind zu bewältigen. Die Frage, die sich viele stellen, ist, wie sie ihre Aufgaben managen können. Wenig überraschend helfen dabei klare Prozesse.

Klarheit ist der erste Schritt

Allerdings gibt es etwas zu tun, bevor man seinen eigenen Prozess implementieren kann. Es ist wichtig, zuallererst Klarheit darüber zu gewinnen, was eigentlich die eigenen Aufgaben sind und vor allem, in welche Kategorien sie fallen. So ergibt es zum Beispiel für viele Unternehmer keinen Sinn, private und dienstliche Aufgaben unterschiedlich zu handhaben. Ganz im Gegenteil, verteilt man diese, besteht die Gefahr, dass man sich verzettelt und das ganze System nicht funktioniert. Damit steht auch schon die erste Kategorisierung fest: Die verschiedenen Lebensbereiche bilden eine natürliche Unterteilung von Aufgaben. Firma, persönliches, Ehrenamt – diese Bereiche haben fast alle Unternehmer. Um von Klarheit sprechen zu können, ist das aber noch zu grob. Ich empfehle zusätzlich, sich die eigenen Rollen und Aufgabenbereiche innerhalb dieser Kategorien anzusehen. In der Firma gibt es bestimmt einen Fachbereich, in dem man selbst noch mitwirkt, z. B. Marketing. Oder die Infrastruktur des Unternehmens. Es gibt Personalaufgaben, betriebswirtschaftliche Aufgaben und nicht zuletzt die strategischen Aufgaben des Unternehmers. Dieses Schema kann auch auf alle anderen Lebensbereiche angewandt werden. Eine Mindmap hilft, denn sie ist Basis für das eigentliche Aufgabenmanagement.

Keine Angst vor der Fülle an Aufgaben

Betrachtet man die obigen Beispiele, wird klar, dass es sehr viele einzelne Aufgaben sind, die auf einen zukommen. Davor Angst zu haben, ist aber der falsche Weg. Besser ist es, einen klaren Prozess zu definieren. Dieser beginnt beim Erfassen von Aufgaben. Mit verschiedenen Rollen, verschiedenen Kommunikationskanälen und zahlreichen Unterbrechungen, weil andere von Dir abhängig sind, gehen Fokuswechsel einher. Das ist anstrengend, und leider vergisst man vieles. Deshalb ist mein wichtigster Rat: Alle Aufgaben zu erfassen, mindestens aber einen Reminder, mit dessen Hilfe man später immer noch weiß, worum es ging. Auf welchem Weg das passiert, mit welchem Werkzeug, ist völlig egal. Papier, App, Buschtrommel – alles ist passend, solange der Prozess konsequent durchgezogen wird. Allerdings macht man sich das Leben leichter, wenn man sich für einen Weg entscheidet, und alle eingehenden Themen und Aufgaben dahin lenkt.

Kategorisieren und planen

Sind alle Aufgaben, Projekte und Ideen immer an einer Stelle, gilt es sie zu planen. Ich unterscheide dabei zwischen Aufgaben und Projekten. Aufgaben sind Dinge, die einfach erledigt werden können. Es ist klar, was zu tun ist, alle Informationen liegen vor, es geht also nur noch darum, es tatsächlich zu tun. Das ist gut, denn es ist einfach. Solche Dinge gehören auf Deine ToDo-Liste. Auch hier gilt: Die Form ist egal, solange Du damit klar kommst. Einen Bonus haben die elektronischen Helferlein allerdings: Wiederholende Aufgaben, jede Form von Routine, lässt sich meistens einfach festlegen und taucht automatisch zum passenden Zeitpunkt auf – ein nicht zu unterschätzender Vorteil, da man dann auch nicht vergisst, die Mülltonne an die Straße zu stellen. Die Projekte sind das, was aus Ideen resultiert oder was nicht „einfach so“ erledigt ist. Ein guter Prozess beinhaltet, dass Du Dir Gedanken darum machst und die Projekte definierst – mindestens sollte klar sein, was der erste Schritt darin ist. Die weiteren Schritte gerne auch, sofern sie klar sind. Erfahrungsgemäß allerdings ergeben sich auf dem Weg immer neue Erkenntnisse.

Tun!

Hat man alle Aufgaben klar, geht es an das Machen. Ob man aus der ToDo-Liste arbeitet, ob man im Kalender Zeitblöcke einträgt, oder ob man detailliert Aufgaben auf Tage verteilt, ist persönliche Präferenz. Es gibt nicht den richtigen Prozess – nur den, der für einen passt. Jede der beschriebenen Varianten hat ihre Daseinsberechtigung. Allerdings ist es für Unternehmer ratsam, sich nicht zu viel vorzunehmen. Ich zum Beispiel nehme mir ein Tagesziel von acht Aufgaben vor. Erfahrungsgemäß kommen jeden Tag weitere ungeplante Aufgaben hinzu, so dass ein permanenter Frust existiert, wenn man seine Aufgaben regelmäßig nicht bewältigt.

Too long, didn’t read

Nochmals zusammenfassend:

  • Alle Aufgaben, Ideen und Projekte aus allen Kanälen immer an einer Stelle sammeln
  • Ordnen und Kategorisieren
  • Planen
  • Durchführen

Diese Schritte helfen, den Überblick zu behalten. Es mag nach viel Verwaltung klingen, aber mit etwas Hilfe (oder eigener Recherche) lässt sich viel automatisieren, und mit der Routine kommt auch Geschwindigkeit. Wie weit man dann hinsichtlich weiterer „Datenverfeinerung“ geht, zum Beispiel Prioritäten, Kontexte oder ähnlichem wäre die Kür. Die Pflicht besteht darin, einen klaren, immer wieder durchgeführten Prozess zu haben.

Und was ist mit allem, was keine Aufgabe ist?

Aufgaben und Projekte lassen sich wunderbar an einer Stelle verwalten. Es gibt allerdings auch ergänzende Information, die keine Aufgabe oder ein Projekt ist. Es finden Meetings statt, Ideen werden diskutiert, Material aus dem Internet zum Projekt fällt an… Auch dafür sollte man einen Prozess haben. Meine Empfehlung: Alles sammeln, ebenfalls an einer Stelle, und ebenso kategorisiert wie die Aufgaben. Es ist eine Hürde, wenn die Aufgaben anders sortiert sind, als das Material zu den Aufgaben und Projekten. Beides exakt gleich zu verwalten, hilft, diese Hürde zu vermeiden. Wie immer spielt das Werkzeug keine Rolle. Man kann sich aber Gedanken bei der Auswahl machen. Je nachdem, wie die eigenen Anforderungen sind, könnten Themen wie Datenschutz, Cloud, Portabilität und Format eine Rolle spielen. Persönlich neige ich dazu, meine Materialien möglichst an einer Stelle, die ich selbst unter Kontrolle habe, zu sammeln und versuche die sogenannten proprietären Formate zu vermeiden. Es gibt immer irgendwann ein besseres Werkzeug – wenn man aufgrund des Formats aber nicht exportieren kann, ist der Wechsel aufwändig. Aber zum Thema PKM (Personal Knowledge Management) kann es ja auch einen weiteren Beitrag geben.

Leseempfehlungen

Alles, was ich gerade beschrieben habe, ist stark durch GTD (Getting Things Done) inspiriert. Allerdings ist das nicht für jedermann das richtige, weshalb ich explizit auch auf Methoden wie Time Blocking und ähnliches eingehe.

Einige Leseempfehlungen:

  • Getting Things Done von David Allen als Inspiration für Aufgabenmanagement und das Denken darüber
  • Zettelkasten.de um sich einen Überblick über einen universellen Weg zum PKM zu verschaffen
  • Bulletjournal.com für einen spannenden, papierbasierten Ansatz
  • JanHossfeld.de wo ich unregelmäßig über das Thema persönliche Produktivität blogge und podcaste, und auch Mentoring in diesem Bereich anbiete

 


 

Zum Autor:

Jan Hossfeld ist Unternehmer, Blogger, Podcaster, Autor, Speaker und Mentor. Er unterstützt andere Unternehmer und Führungskräfte in den Themenbereichen Leadership (Schwerpunkt Unternehmenskultur), Unternehmensnachfolge und Selbstorganisation.

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Bernd Ruffing

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