{"id":101395,"date":"2025-11-20T08:06:21","date_gmt":"2025-11-20T07:06:21","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=101395"},"modified":"2025-11-20T17:08:20","modified_gmt":"2025-11-20T16:08:20","slug":"iterative-prozessentwicklung-ein-gastbeitrag-von-dr-rainer-feldbruegge","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=101395","title":{"rendered":"Iterative Prozessentwicklung – Ein Gastbeitrag von Dr. Rainer Feldbr\u00fcgge"},"content":{"rendered":"

Iterative Prozessentwicklung \u2013 Die Aufgaben f\u00fcr Prozessverantwortliche<\/strong><\/p>\n

Die Digitalisierung von Prozessen ist kein einmaliger Kraftakt, sondern ein lernender, iterativer Weg. Wer heute Prozesse automatisiert, muss nicht nur technische, sondern auch organisatorische Anforderungen in Einklang bringen. Und dabei eine zentrale Rolle im Blick behalten: die der fachlichen Projektleitung, meist in der Funktion der Prozessverantwortlichen.<\/p>\n

Dieser Beitrag erl\u00e4utert, wie sich Prozessmodelle im Rahmen der prozessgesteuerten Digitalisierung \u00fcber mehrere Iterationen hinweg entwickeln \u2013 und welche Aufgaben die Prozessverantwortlichen in den jeweiligen Stufen wahrgenommen bekommen.<\/p>\n

Digitalisierung beginnt mit einem Perspektivwechsel<\/strong><\/p>\n

Traditionelle Digitalisierungsans\u00e4tze richten sich oft nach dem, was Standardsoftware bereits kann. Prozesse werden dann so gestaltet, dass sie zur vorhandenen Software passen \u2013 nicht umgekehrt. Das Ergebnis: hohe Anpassungskosten, un\u00fcbersichtliche Workarounds und eine Prozesslandschaft, die weder transparent noch anschlussf\u00e4hig ist.<\/p>\n

Der prozessgesteuerte Ansatz stellt diese Logik auf den Kopf. Nicht die IT bestimmt den Prozess, sondern der Prozess bestimmt, was die IT leisten muss. Die Modellierung erfolgt mit standardisierten Sprachen wie BPMN, die Umsetzung \u00fcber Process Engines, die keine individuelle Programmierung ben\u00f6tigen.<\/p>\n

Doch ein solcher Wandel funktioniert nicht im ersten Wurf. Er braucht ein iteratives Vorgehen \u2013 mit klaren Etappen und einer fachlichen Projektleitung, die diese Etappen verantwortet und steuert.<\/p>\n

F\u00fcnf Prozessmodelle, ein Zyklus<\/strong><\/p>\n

In einem solchen Szenario machen Begriffe wie \u201eIst-\u201c und \u201eSoll-Prozess\u201c keinen Sinn mehr. Stattdessen folgt die prozessgesteuerte Digitalisierung einem Modell mit f\u00fcnf Prozessstufen. Jede dieser Stufen bringt eigene Aufgaben mit sich.<\/p>\n

    \n
  1. Das aktuell verbindliches Prozessmodell<\/strong>
    \nDieses Modell beschreibt den tats\u00e4chlich gelebten Prozess \u2013 dokumentiert und umgesetzt in den verwendeten Systemen, Formularen und Kommunikationsmitteln.<\/li>\n<\/ol>\n

    Die Aufgabe der Prozessverantwortlichen besteht darin, diesen Prozess im Alltag zu unterst\u00fctzen, Abweichungen zu dokumentieren, auftretende Fehler zu analysieren und gemeinsam mit den Beteiligten praktikable Workarounds zu entwickeln. Prozesskennzahlen helfen bei der Beobachtung \u2013 sie sollten direkt aus den Systemen generiert werden, nicht \u00fcber manuell gepflegte Excel-Dateien.<\/p>\n

      \n
    1. Zielprozessmodell<\/strong>
      \nDas Zielmodell formuliert den angestrebten Zustand. Es geht dabei nicht um eine Idealvorstellung, sondern um ein tragf\u00e4higes Zielbild, das mittelfristig realisierbar ist.<\/li>\n<\/ol>\n

      Hier ist die Prozessverantwortung gefordert, Anforderungen aufzunehmen, Zielbilder abzustimmen und Priorit\u00e4ten zu setzen. Die Vermittlung zwischen unterschiedlichen Interessenlagen der Prozessbeteiligten, der IT und der F\u00fchrung ist dabei ebenso entscheidend wie die F\u00e4higkeit, ein konsistentes und kommunizierbares Zielbild zu formulieren.<\/p>\n

        \n
      1. N\u00e4chstes realisiertes Prozessmodell (technisch in Arbeit)<\/strong>
        \nDieses Modell beschreibt die n\u00e4chste konkrete Ausbaustufe, die in der n\u00e4chsten Iteration umgesetzt wird. An dieser Iteration ist inhaltlich nichts zu \u00e4ndern, die technischen Ver\u00e4nderungen sind schon \u201ein der Mache\u201c. Also Finger weg und die Techies in Ruhe arbeiten lassen.<\/li>\n<\/ol>\n

        Prozessverantwortliche k\u00f6nnen zum einen schon mit dem Training und der Dokumentation f\u00fcr die Prozessbeteiligten starten, denn Umfang, Inhalt und Zeitpunkt der \u00c4nderungen sind bereits fix. Au\u00dferdem m\u00fcssen sie parat stehen, wenn aus der technischen Realisierung fachliche R\u00fcckfragen kommen. Die Entwickler haben nicht die Zeit, lange auf die Beantwortung von R\u00fcckfragen zu warten. Hier ist Entscheiden gefragt, nicht R\u00fcckversichern.<\/p>\n

          \n
        1. \u00dcbern\u00e4chstes Modell (in Planung)<\/strong>
          \nIn der n\u00e4chsten Iteration wird immer nur soviel umgesetzt, wie technisch auch schaffbar ist. Die technisch verantwortlichen bestimmen das Tempo. Denn nichts ist schlimmer, als Funktionen zu versprechen, die man dann doch nicht umgesetzt bekommt. Darum gibt es nach der n\u00e4chsten Iteration immer eine \u00fcbern\u00e4chste.<\/li>\n<\/ol>\n

          Die ist auch noch nicht konkret in Arbeit, also kann man \u00fcber Umfang und Inhalt der Prozess\u00e4nderungen noch streiten. Und das soll man auch tun.<\/p>\n

          Aufgabe f\u00fcr die Prozessverantwortlichen ist es, diese Diskussion zu moderieren und zu einem fachlich klar definierten Prozess zu bringen. Am Ende dieser Iteration muss das Prozessmodell f\u00fcr die technische Umsetzung wasserdicht sein, sonst k\u00f6nnen die Entwickler das nicht umsetzen. Hier ist also die BPMN-Kenntnis der Prozessverantwortlichen gefragt.<\/p>\n

            \n
          1. Weitere Iterationen
            \n<\/strong>Da auch nach der \u00fcbern\u00e4chsten Iteration in der Regel noch nicht Schluss ist, gibt es immer eine \u201eWarteliste\u201c mit Prozessverbesserungen, die zwar gewollt sind, aber noch nicht konkret in der Planung. Diese \u00c4nderungen m\u00fcssen fachlich diskutiert werden. Manche Idee stellt sich dann als nicht sinnvoll heraus und wird verworfen.<\/li>\n<\/ol>\n

            Hier haben die Prozessverantwortlichen die Aufgabe, einerseits neues Denken abseits der ausgetretenen Pfade zu erm\u00f6glichen und andererseits, die Ideen irgendwann in einen Rahmen von \u201esinnvoll\u201c, \u201ewirtschaftlich machbar\u201c und \u201etechnisch machbar\u201c zu bringen.<\/p>\n

            Fachliche Projektleitung: Mehr als Koordination<\/strong><\/p>\n

            Die Rolle der fachlichen Projektleitung in der prozessgesteuerten Digitalisierung geht weit \u00fcber klassische Koordinationsaufgaben hinaus. Sie \u00e4hnelt in vielerlei Hinsicht der Rolle eines Product Owners in der agilen Softwareentwicklung \u2013 mit einem entscheidenden Unterschied: W\u00e4hrend der Product Owner vor allem f\u00fcr das Produkt steht, steht die Prozessverantwortung f\u00fcr den Gesamtablauf \u2013 mit allen Auswirkungen auf Organisation, Zusammenarbeit und Ergebnisqualit\u00e4t.<\/p>\n

            Fachliche Projektleitung bedeutet hier, Verantwortung zu \u00fcbernehmen: f\u00fcr das Ergebnis, f\u00fcr den Weg dorthin, f\u00fcr den Dialog mit allen Beteiligten. Es geht darum, Anforderungen zu priorisieren, Entscheidungen herbeizuf\u00fchren und Konflikte nicht zu scheuen, sondern zu kl\u00e4ren.<\/p>\n

            Iteration verlangt Haltung \u2013 und Reflexion<\/strong><\/p>\n

            Der iterative Weg ist nicht der bequemste. Er verlangt Geduld, Aufmerksamkeit und Mut zur Unvollst\u00e4ndigkeit. Es geht nicht darum, sofort die perfekte L\u00f6sung zu liefern, sondern mit jeder Iteration dazuzulernen und die Organisation mitzunehmen.<\/p>\n

            Gerade in komplexen Prozessen zeigt sich oft erst nach der Einf\u00fchrung einer neuen Version, wo es noch hakt. Wer diese R\u00fcckmeldungen aufnimmt und in die n\u00e4chste Iteration \u00fcberf\u00fchrt, sichert nicht nur die Qualit\u00e4t des Prozesses \u2013 sondern st\u00e4rkt auch die Akzeptanz in der Organisation.<\/p>\n

            Neugierig: Hier gibt es mehr zur prozessgesteuerten Digitalisierung<\/strong><\/p>\n

            Dieser Beitrag stammt aus meinem Buch Systemisches Prozessmanagement \u2013 Unternehmen digitalisieren, Teams mobilisieren<\/em>. (Sch\u00e4ffer-Poeschel, 2. Auflage 2025).
            \n👉 Hier kostenfreie Leseprobe anfordern<\/a><\/p>\n

             <\/p>\n

            Zum Autor:<\/strong><\/p>\n

            Rainer Feldbr\u00fcgge ist systemischer Organisationsberater mit Schwerpunkt Gesch\u00e4ftsprozessoptimierung und F\u00fchrung. Er arbeitet an der Schnittstelle zwischen F\u00fchrungskompetenz, Prozessdesign und IT-Umsetzung im Rahmen der prozessgesteuerten Digitalisierung. Er lehrt Organisation, Prozessmanagement und Lean Management an der Hochschule f\u00fcr angewandtes Management und ist Autor des Buchs \u201eSystemisches Prozessmanagement\u201c.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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