{"id":1052,"date":"2018-05-28T08:00:29","date_gmt":"2018-05-28T06:00:29","guid":{"rendered":"http:\/\/prozessmaler.de\/?p=1052"},"modified":"2025-10-16T18:27:32","modified_gmt":"2025-10-16T16:27:32","slug":"wachstumsprozesse-aus-eigener-erfahrung-teil-4-ans-eingemachte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=1052","title":{"rendered":"Wachstumsprozesse aus eigener Erfahrung \u2013 Teil 4: Ans Eingemachte"},"content":{"rendered":"<p>Im letzten Teil (<a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wachstumsprozesse-aus-eigener-erfahrung-teil3-die-zeitfresser-kommen\/\">hier geht\u2019s zum Teil 3<\/a>), habe ich beschrieben, wie sich nach und nach T\u00e4tigkeiten in unseren Arbeitsalltag eingeschlichen haben und wie vor allem die Ausnahmen von der Regel daf\u00fcr gesorgt haben, dass sehr viel Zeit verloren gegangen ist. Zeit, die wir gerne f\u00fcr unsere Hauptt\u00e4tigkeiten verwendet h\u00e4tten.<\/p>\n<p><strong>Den Blick sch\u00e4rfen<\/strong><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignleft size-medium wp-image-1055 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/paper-3211179_640-300x219.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"219\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/paper-3211179_640-300x219.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/paper-3211179_640.jpg 640w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/219;\" \/>Mit unserer erstellten Prozesslandkarte hatten wir bereits fr\u00fchzeitig den Grundstein gesetzt, und alle wichtigen Unternehmensabl\u00e4ufe erfasst. Dort hatten wir die Prozesse bereits in Management-, Kern- und Support-Prozesse aufgeteilt. Somit war schon mal klar, was definitiv zu meinen Aufgaben (Management) geh\u00f6rt. Den Rest hatten wir einfach aufgeteilt, bzw. auch vermerkt, wenn es T\u00e4tigkeiten gibt, die wir beide erledigen m\u00fcssen. Was haupts\u00e4chlich nat\u00fcrlich im Bereich unserer Kernprozesse der Fall war, wo wir unsere eigentlichen Dienstleistungen erbringen.<\/p>\n<p>Nun war es an der Zeit, tiefer zu gehen.<\/p>\n<p><strong>Teilprozesse<\/strong><\/p>\n<p>Jeder unserer T\u00e4tigkeitsgebiete umfasste viele einzelne weitere T\u00e4tigkeiten. Die kannte jeder von uns, wahrscheinlich kannten wir sie sogar beide. Aber eben einzeln betrachtet. Keiner unserer Hauptprozesse war allerdings komplett von einem einzeln erf\u00fcllbar. Irgendwie hatte jeder seine Aktivit\u00e4ten darin. Mit der Zeit haben wir gemerkt, dass wir als eingespieltes Team zwar funktionieren, die einzelnen \u00dcberschneidungen aber nicht immer 100% klar waren.<\/p>\n<p>Also machten wir das einzig logische: wir haben unsere Prozesse nochmals in Teilprozesse zerlegt. Zu den jeweiligen Teilprozessen konnten wir dann genau festlegen, wer daran beteiligt ist. Die \u201eHauptverantwortung\u201c blieb unver\u00e4ndert.<\/p>\n<p><strong>Priorisierung und Detailprozesse<\/strong><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignright size-medium wp-image-1054 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/analysis-2840166_640-300x200.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"200\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/analysis-2840166_640-300x200.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/analysis-2840166_640.jpg 640w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/200;\" \/>Im n\u00e4chsten Schritt haben wir dann priorisiert: zu welchem der Teilprozesse brauchen wir n\u00e4here Beschreibungen? Wo macht es Sinn, noch weiter in die Tiefe zu gehen? Schnell war klar, was wir brauchten (und wollten):<\/p>\n<ul>\n<li>Die Abl\u00e4ufe, die wir sowieso standardm\u00e4\u00dfig immer gleich machen sollen beschrieben werden. Das erleichtert die \u00dcbergabe, falls neue Mitarbeiter hinzukommen.<\/li>\n<li>Abl\u00e4ufe, die wir zuk\u00fcnftig gleich machen wollen, sollen ebenfalls beschrieben werden. Das sorgt f\u00fcr weitere Standards und eine Steigerung der Effizienz<\/li>\n<li>Komplexere Abl\u00e4ufe, die wir zwar selten machen, aber dennoch hin und wieder brauchen, wollen wir auch kurz beschreiben. Dies spart die Zeit, die wir f\u00fcrs \u201eneue Erlernen\u201c brauchen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zudem war klar, dass wir unsere Abl\u00e4ufe vollst\u00e4ndig auf den Kunden ausrichten wollen. Somit war schon klar, dass wir unsere Kernprozesse auch aus Kundensicht beschreiben wollen. Diese End-to-End (E2E) Sicht erm\u00f6glicht uns, immer wieder auf Kundenbed\u00fcrfnisse zu reagieren und die Abl\u00e4ufe vollst\u00e4ndig auf den Kunden hin zu optimieren.<\/p>\n<p><strong>Weniger ist mehr<\/strong><\/p>\n<p>Eins war uns aber auch klar: nicht alles muss bis ins allerletzte Detail beschrieben werden. Manchmal ist weniger mehr. Vor allem bei den Kernprozessen war (und ist es uns immer noch) wichtig, sehr flexibel und frei in unserem Handeln zu bleiben. Viele unsere Leistungen sind individuell, da bringt es nichts, alles bis ins Detail zu beschreiben und vorzugeben. Hier soll jeder seine \u201ek\u00fcnstlerische\u201c Freiheit haben, um die Kundenbed\u00fcrfnisse, die nun mal auch individuell sind, bestens erf\u00fcllen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Deswegen haben wir f\u00fcr die Detailprozesse 3 Varianten zur Prozessdokumentation festgelegt (ein \u00dcberblick gibt \u00fcber verschiedene Dokumentationen gibt es im Podcast es <a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/podcast001-geschaeftsprozesse-darstellen\/\">hier<\/a>):<\/p>\n<ul>\n<li>Checklisten: f\u00fcr grobe \u00dcbersichten, bei denen es auch auf die Einhaltung verschiedener Schritte nicht ankommt und zus\u00e4tzliche Prozessinformationen eher nicht relevant sind<\/li>\n<li>LIPOK-Prozessdokumente: Schritt-f\u00fcr-Schritt Anleitungen f\u00fcr die standardisierten Abl\u00e4ufe. Hier werden noch weitere Informationen erfasst, wie z.B. verwendete Hilfsmittel. (Siehe auch <a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/prozesse-einfach-agil-dokumentieren-mit-der-lipok-methode\/\">hier<\/a>\u00a0und <a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/pmal011-lipok-methode-prozesse-einfach-und-schnell-aufnehmen\/\">hier<\/a>)<\/li>\n<li>Prozessmodelle in Visio: vor allem f\u00fcr Prozesse, die verschiedene Varianten oder Szenarien (Wenn-Dann, Entweder-oder) abbilden. Hier sagt das Bild einfach mehr als 1000 Worte. Und so lassen sich diese Abl\u00e4ufe auch einfach anderen Personen erkl\u00e4ren.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Gesagt, getan. Also haben wir nach und nach unsere Prozesse weiter beschrieben.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Von grob bis detailliert, das war unsere Devise, mit der wir unsere eigenen Prozesse beschrieben haben. Einerseits, um unsere eigene Zusammenarbeit zu verbessern, andererseits aber auch, um die passenden Strukturen zu bilden, die wir ben\u00f6tigen, wenn neue Mitarbeiter zu uns sto\u00dfen. Das alles war dabei voll auf den Kunden ausgerichtet, damit wir jederzeit flexibel anpassen k\u00f6nnen. Bei der Festlegung der Dokumentationsformen war es uns besonders wichtig, zwischen wichtig und unwichtig und sinnvoll und sinnlos zu trennen. So konnten wir nach und nach eine Prozesslandschaft aufbauen, die uns das Leben in vielen Belangen einfacher macht. Erfahrungsberichte folgen in Teil 5.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Im letzten Teil (hier geht\u2019s zum Teil 3), habe ich beschrieben, wie sich nach und nach T\u00e4tigkeiten in unseren Arbeitsalltag eingeschlichen haben und wie vor allem die Ausnahmen von der Regel daf\u00fcr gesorgt haben, dass sehr viel Zeit verloren gegangen ist. Zeit, die wir gerne f\u00fcr unsere Hauptt\u00e4tigkeiten verwendet h\u00e4tten. 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