Ich glaube zum Hintergrund muss ich gar nicht viel sagen, da es die meisten wohl selbst jeden Tag erleben: man wird \u00fcberflutet von Mails und Benachrichtigungen.<\/p>\n
In unserem Fall betrifft das zwei Medien, mit denen wir arbeiten:<\/p>\n
- \n
- Outlook f\u00fcr Emails<\/li>\n
- Microsoft Teams f\u00fcr die interne Zusammenarbeit (mittlerweile auch viel mit externen Kunden)<\/li>\n<\/ul>\n
Gleich vorweg: es geht hier nicht drum die Tools zu bewerten, oder die M\u00f6glichkeiten zu diskutieren.<\/p>\n
Was mir am meisten auf die Nerven ging, und das ist absolut unabh\u00e4ngig von Tools:<\/p>\n
- \n
- Man leitet mir Nachrichten weiter oder setzt mich ins cc. Aber nirgends wird erw\u00e4hnt, was ich denn jetzt mit der Nachricht soll. Gerade bei den cc-Mails kenne ich viele Leute, die diese Mails konsequent ignorieren. Entweder, in dem sie diese Mails automatisch in einen eigenen Ordner verschieben, und diesen nur unregelm\u00e4\u00dfig abarbeiten. Andere dagegen l\u00f6schen diese Mails sogar direkt, ohne sie zu lesen.<\/li>\n
- Man schreibt eine Mail mit einer Aufgabe, und es kommt ein \u201eok\u201c oder was \u00e4hnliches zur\u00fcck. Hier bin ich vielleicht ein wenig eigen, aber f\u00fcr mich ist das \u201eok\u201c selbstverst\u00e4ndlich, sowas muss ich nicht zur\u00fcckschreiben. Mich st\u00f6rt sowas einfach. (\u00fcber die Like-Funktion in Teams und was mich daran \u00e4rgert, k\u00f6nnte ich ein ganzes Buch schreiben\u2026.)<\/li>\n
- Gerade in den Kollaborations-Tools wie Teams ist die Gefahr gro\u00df, dass sich \u201eprivate Chat-Nachrichten\u201c in die Kommunikation einschleichen. Manchmal gibt es pl\u00f6tzlich nur noch unwesentliches Hin und Her.<\/li>\n<\/ul>\n
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Die Folgen sind meist klar:<\/p>\n- \n
- Man opfert wertvolle Zeit, um unn\u00f6tige Informationen zu lesen oder im schlimmsten Fall sogar zu bearbeiten<\/li>\n
- Man wird vom wesentlichen abgelenkt<\/li>\n
- Wichtiges geht in der Flut der Informationen unter; man verliert schnell den \u00dcberblick<\/li>\n
- Ein Status ist \u00fcberhaupt nicht oder nur sehr schwer m\u00f6glich, da man erstmal den kompletten Mail- und Nachrichtenverlauf durchackern muss<\/li>\n<\/ul>\n
Zwecke der internen Kommunikation<\/strong><\/p>\n
Zuerst einmal haben wir analysiert, was wir denn wirklich kommunizieren (wollen) und zu welchem Zweck. Hierbei haben wir vier verschiedene Zwecke entdeckt, die wir betrachten wollen:<\/p>\n
- \n
- Eine reine Information<\/u> -> hier gibt es keine ToDos und es werden auch keine Antworten ben\u00f6tigt<\/li>\n
- Feedback<\/u> -> jemand m\u00f6chte gerne Feedback zu etwas<\/li>\n
- Aufgabe<\/u> -> aus \/ in der Nachricht ist eine Aufgabe enthalten<\/li>\n
- Entscheidungsbedarf<\/u> -> jemand braucht von einem anderen eine Entscheidung<\/li>\n<\/ul>\n
Zus\u00e4tzlich dazu haben wir uns \u00fcber wichtig & unwichtig unterhalten, und dabei folgenden Grundsatz festgelegt:<\/p>\n
\u201eSpa\u00df muss sein, auch in der digitalen Kommunikation. Dennoch k\u00f6nnen einige unn\u00f6tige Mails oder Nachrichten vermieden werden, die keinen wesentlichen Mehrwert haben, und oft nur unn\u00f6tig ablenken:<\/p>\n
Beispiele:<\/p>\n
- \n
- \u201eDanke\u201c-Antworten, wenn jemand was f\u00fcr einen erledigt hat<\/li>\n
- \u201eist-erledigt\u201c-Antworten, wenn ich f\u00fcr jemand was erledigt habe<\/li>\n
- An \/ Abwesenheitsnachrichten wie \u201ekomme heute sp\u00e4ter\u201c oder \u201ekomme heute nicht\u201c => diese sind nur wichtig, wenn es aktuelle Termine betrifft<\/li>\n<\/ul>\n
Unsere L\u00f6sung<\/strong><\/p>\n
Zun\u00e4chst haben wir geregelt, wie wir die Medien nutzen wollen:<\/p>\n- \n
- Alles, was die Zusammenarbeit betrifft, erfolgt in Teams. Ausnahme: es betrifft eingehende Mails. Hier ist dann die Weiterarbeit per Mail sinnvoller. Schlie\u00dft aber auch nicht aus, dies miteinander zu kombinieren<\/li>\n
- In Teams gibt es Kan\u00e4le und Chats. Hier ist es einfach: Alle privaten Themen oder pers\u00f6nliche unternehmerische Themen, die nicht f\u00fcr jeden bestimmt sind, finden in den (privaten) Chats statt<\/li>\n<\/ul>\n
Damit nun der Zweck der Kommunikation auf den ersten Blick deutlich wird, haben wir verschiedene K\u00fcrzel eingef\u00fchrt. Diese werden jeweils dem Betreff (in Email oder im Teams Kanal) vorangestellt:<\/p>\n
- \n
- [I] = Information<\/li>\n
- [E] = Entscheidung ben\u00f6tigt<\/li>\n
- [A] = Aufgabe<\/li>\n
- [F] = Feedback<\/li>\n<\/ul>\n
Und damit wir den Status erkennen, haben wir noch ein [X] eingef\u00fchrt. Vorgestellt vor den anderen K\u00fcrzeln bedeutet dies: geschlossen \/ fertig \/ hat sich erledigt.<\/p>\n
Last but not least muss in jeder Mail stehen:<\/p>\n
- \n
- Wer<\/u> wird angesprochen, bzw. wer ist verantwortlich?<\/li>\n
- Gibt es eine Deadline oder Frist, also bis wann<\/u> muss das erledigt sein?<\/li>\n<\/ul>\n
Ein paar Beispiele dazu:<\/p>\n
- \n
- Email, Betreff: [A] Rechnung XY4711; im Text: @MitarbeiterA bis Ende der Woche bezahlen
\n=> Aufgabe an Mitarbeiter A mit einer Frist<\/li>\n - Teams Kanal-Nachricht: [X\/F] Vorlage Musterschreibung
\n=> hier wurde nach Feedback gefragt, ist aber beendet<\/li>\n - Email, Betreff: [E] Angebot XYZ; Bernd, bis 15.3.
\n=> hier werde ich gebeten, zu entscheiden, ob das Angebot angenommen wird<\/li>\n - Passend dazu meine Antwort: [X\/E] Angebot xyz; im Text: Mitarbeiter B, ja, bitte beauftragen<\/li>\n<\/ul>\n
Fazit<\/strong><\/p>\n
Wir haben dieses vor 1,5 Jahren eingef\u00fchrt. Klar, anf\u00e4nglich m\u00fcssen sich erstmal alle dran gew\u00f6hnen. Und nein, es wird nie zu 100% funktionieren (ich kriege heute immer noch antworten mit \u201eOK\u201c )- Aber alles in allem finde ich in meinem Posteingang fast nur noch Mails, die von extern kommen oder intern so vermerkt sind, dass ich ohne lang \u00fcberlegen wei\u00df, was damit zu tun ist. Dementsprechend kann ich mich besser planen, werde weniger mit unwichtigem bel\u00e4stigt und werde am Ende viel effizienter.<\/p>\n
Probiert es einfach aus. Ich freu mich auf euer Feedback!<\/p>\n
Viel Erfolg,<\/p>\n
Bernd<\/p>\n
PS: mein Postfach bearbeite ich \u00fcbrigens mit der 321-Zero Methode. Wer kennt es?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Heute mal etwas, das ja nur ganz entfernt mit den \u00fcblichen Prozessmanagement-Themen zu tun hat, die ich hier so gew\u00f6hnlich ver\u00f6ffentliche: die Optimierung der internen Kommunikation, vor allem der schriftliche digitale Anteil. Dazu m\u00f6chte ich einmal als Beispiel geben, was wir in unserem Team gemacht haben, um den Schriftverkehr einzud\u00e4mmen und zu fokussieren. Hintergrund Ich […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":1492,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[181,168],"tags":[171],"class_list":["post-1490","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-beitraege","category-wissen-und-werkzeuge","tag-blog"],"yoast_head":"\n
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