{"id":158,"date":"2015-02-11T08:38:33","date_gmt":"2015-02-11T08:38:33","guid":{"rendered":"http:\/\/prozessmaler.de\/?p=158"},"modified":"2025-10-16T18:28:06","modified_gmt":"2025-10-16T16:28:06","slug":"prozesse-muessen-gepflegt-werden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=158","title":{"rendered":"Prozesse m\u00fcssen gepflegt werden!"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Vertrocknete-Pflanze.jpg\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-157 size-thumbnail alignright lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Vertrocknete-Pflanze-150x150.jpg\" alt=\"Vertrocknete Pflanze\" width=\"150\" height=\"150\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 150px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 150\/150;\" \/><\/a><\/p>\n<p>Der ein oder andere kennt es vielleicht. Mir geht es ehrlich gesagt auch so. Man kauft sich eine Pflanze, oder macht sich wirklich die M\u00fche, selbst eine zu setzen. Die Pflanze w\u00e4chst und gedeiht, man ist sehr zufrieden und auch ein wenig stolz. Doch schon nach kurzer Zeit verk\u00fcmmert die Pflanze, weil man st\u00e4ndig vergisst, sich um sie zu k\u00fcmmern und mit lebenswichtigem Wasser zu versorgen. Leider ist es mit den Prozessen in der Gesch\u00e4ftswelt oft \u00e4hnlich.<\/p>\n<p><strong>Einmal dokumentiert, dann vergessen<\/strong><\/p>\n<p>Die Situation in vielen Unternehmen ist nach meiner Erfahrung so oder so \u00e4hnlich:<\/p>\n<ul>\n<li>Ein ganzheitlicher Ansatz zum Prozessmanagement und der zugeh\u00f6rige Dokumentation fehlt oder ist erst im Aufbau. Prozesse werden meist nur dann erfasst und dokumentiert, wenn Sie im Rahmen neuer Projekte ver\u00e4ndert werden sollen (z.B. Automatisierung \u00fcber IT-Systeme)<\/li>\n<li>Prozessdokumente und Prozessmodelle werden nach der Einf\u00fchrung der Prozesse nicht mehr ben\u00f6tigt und vergessen. Aktualisierungen oder \u00c4nderungen werden nur selten oder teilweise angepasst.<\/li>\n<li>Die Prozesslandschaft w\u00e4chst vereinzelt um vorhandene Prozesse, ohne diese zu ber\u00fccksichtigen oder zu integrieren.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Folgen sind nicht schwer zu erraten:<\/p>\n<ul>\n<li>Veraltete Prozessdokumentationen mit nicht mehr aktuellen Abl\u00e4ufen<\/li>\n<li>Wildwuchs in der Prozesslandschaft<\/li>\n<li>Hoher Aufwand zur Aktualisierung<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Prozesse m\u00fcssen gepflegt werden<\/strong><\/p>\n<p>Das Qualit\u00e4tsmanagement kann als gutes Beispiel dienen, wie man ein System am Leben h\u00e4lt: in einem festen Rhythmus werden interne und externe Audits durchgef\u00fchrt, um das QM-System zu pr\u00fcfen und zu best\u00e4tigen. Um oben genannte Probleme zu vermeiden, sollten deswegen auch Prozesse \u00fcber ein \u00e4hnliches Kontrollsystem regelm\u00e4\u00dfig gepr\u00fcft werden:<\/p>\n<ul>\n<li>Ist der Prozess aktuell? Passen Abl\u00e4ufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen?<\/li>\n<li>Sind Prozessdokumentation \/ Prozessmodellierung aktuell?<\/li>\n<li>Ist der Prozess richtig in der Prozesslandschaft verankert und mit anderen Prozessen verkn\u00fcpft?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Empfehlung: Prozess-Reviews fest einplanen<\/strong><\/p>\n<div id=\"attachment_156\" style=\"width: 160px\" class=\"wp-caption alignright\"><a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Prozessreview.jpg\" target=\"_blank\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-156\" class=\"wp-image-156 size-thumbnail lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Prozessreview-150x150.jpg\" alt=\"Prozessreview\" width=\"150\" height=\"150\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Prozessreview-150x150.jpg 150w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Prozessreview-200x200.jpg 200w\" data-sizes=\"(max-width: 150px) 100vw, 150px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 150px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 150\/150;\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-156\" class=\"wp-caption-text\">Prozessreview<\/p><\/div>\n<p>Nach meiner Erfahrung f\u00e4hrt man besonders gut, wenn man f\u00fcr Prozess-Reviews einige verbindliche Regeln festlegt, wie. z.B.:<\/p>\n<ul>\n<li>Fixer Zeitabstand zwischen den einzelnen Reviews. Dieser ist individuell zu bestimmen, je nach \u201eVolatilit\u00e4t\u201c der Unternehmensabl\u00e4ufe. Aber sollte nicht gr\u00f6\u00dfer als 1 Jahr sein (oder anders ausgedr\u00fcckt: Mindestens 1 Review pro Prozess pro Jahr)<\/li>\n<li>Feste Bearbeitungsdauer: das Review muss innerhalb eines gewissen Zeitraums durchgef\u00fchrt sein (z.B. 4 Wochen)<\/li>\n<li>Verantwortung f\u00fcr das Prozessreview ist klar (Prozess-Owner, Prozessmanager etc.)<\/li>\n<li>Verankerung der Review-Termine in den Prozessmodellen bzw. Dokumenten. Eine \u00dcbersicht kann z.B. per Reporting oder \u00fcber einfach Excel-Listen erfolgen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Alles in allem hat man so vielleicht nach eigenem Empfinden einen \u201eunn\u00f6tigen\u201c Mehraufwand (\u201eWarum sollte ich die Prozesse jetzt pr\u00fcfen?\u201c; \u201eIch habe dringendere Aufgaben\u201c). Daf\u00fcr kann\u00a0 dieser Aufwand gleichm\u00e4\u00dfig verteilt werden. Und ist auch in der Summe weitaus niedriger, als Kosten und Zeitaufwand f\u00fcr Nacharbeiten. Und wer hat darauf schon Lust?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der ein oder andere kennt es vielleicht. Mir geht es ehrlich gesagt auch so. Man kauft sich eine Pflanze, oder macht sich wirklich die M\u00fche, selbst eine zu setzen. Die Pflanze w\u00e4chst und gedeiht, man ist sehr zufrieden und auch ein wenig stolz. 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