{"id":1659,"date":"2020-10-12T08:04:13","date_gmt":"2020-10-12T06:04:13","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=1659"},"modified":"2025-10-16T18:27:14","modified_gmt":"2025-10-16T16:27:14","slug":"zeit-und-kostenfresser-zu-viele-haende-verderben-den-brei","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=1659","title":{"rendered":"Zeit- und Kostenfresser: zu viele H\u00e4nde verderben den Brei"},"content":{"rendered":"<p>Oft erinnere ich mich an eine Zeichnung, die in meinem fr\u00fcheren Angestelltendasein in unserem B\u00fcro aufgeh\u00e4ngt war:<\/p>\n<ul>\n<li>auf der linken Seite ein M\u00e4nnchen, dass m\u00fchsam und unter Strapazen ein paar Steine schleppt. Untertitel \u201eWer allein arbeitet, der addiert\u201c<\/li>\n<li>auf der rechten Seite zwei M\u00e4nnchen, die zusammen auf einer Trage jede Menge Steine tragen und dabei gut gelaunt sind. Untertitel \u201eWer zusammenarbeitet, multipliziert\u201c<\/li>\n<\/ul>\n<p>Immer wieder denke ich an dieses Bild und es macht mir bewusst, wie wichtig Teamarbeit ist und wie viel erfolgreicher man zusammen sein kann. Und das hat sich \u2013 zumindest bei mir \u2013 schon zigmal bewiesen.<\/p>\n<p><strong>Die Ausnahme<\/strong><\/p>\n<p>Allerdings gibt es auch Ausnahmen, bei denen \u201ezu viele K\u00f6che den Brei verderben\u201c. Einer davon, auf den ich jetzt eingehen m\u00f6chte, sind Gesch\u00e4ftsprozesse. Bei Gesch\u00e4ftsprozessen ist die Zusammenarbeit nat\u00fcrlich ebenfalls besonders wichtig. Allerdings gibt es einzelne Abl\u00e4ufe, bei denen es der Effizienz schadet, wenn zu viele Beteiligte involviert sind.<\/p>\n<p>Ein Beispiel:<\/p>\n<ol>\n<li>Die Post kommt an. Ein Mitarbeiter \u00f6ffnet die Post und stellt fest, dass eine Rechnung f\u00fcr den Bereich von einem Lieferanten gekommen ist. Der Mitarbeiter leitet die Rechnung per Hauspost an den Einkauf weiter.<\/li>\n<li>Die Hauspost legt den Brief ins allgemeine Postfach des Einkaufs.<\/li>\n<li>Die Assistentin des Einkaufs schnappt sich einmal t\u00e4glich den gesamten Postkorb. Sie findet die Rechnung und erkennt, dass Eink\u00e4ufer M\u00fcller der Besteller war. Sie legt die Rechnung auf dessen Schreibtisch.<\/li>\n<li>Eink\u00e4ufer M\u00fcller findet die Rechnung. Er pr\u00fcft die Rechnung kaufm\u00e4nnisch und dokumentiert dies auf der Rechnung. Die Ware wurde von Hrn. Meier in der Fertigung bestellt. Dieser muss noch best\u00e4tigen, dass die Ware wirklich angekommen ist und alles OK ist. Eink\u00e4ufer M\u00fcller bringt die Rechnung wieder zur zentralen Postausgangsstelle mir Ziel Fertigung.<\/li>\n<li>Die Hauspost kommt, sammelt die gesamte Ausgangspost ein, sortiert diese in der Poststelle. Irgendwann landet die Rechnung im allgemeinen Postfach in der Fertigung.<\/li>\n<li>Der Assistent der Fertigung nimmt sich irgendwann der Eingangspost an. Er findet die Rechnung und legt sie ins Fach von Fertiger Meier.<\/li>\n<li>Fertiger Meier pr\u00fcft und unterschreibt die Rechnung. Er bringt sie wieder zum Postausgang, Adressat ist dieses Mal die Buchhaltung.<\/li>\n<li>Die Hauspost kommt, sammelt die gesamte Ausgangspost der Fertigung ein, sortiert diese in der Poststelle. Irgendwann landet die Rechnung im allgemeinen Postfach in der Buchhaltung.<\/li>\n<li>Dort wird ebenfalls die Post vorsortiert. Die Rechnung kommt zum Buchhalter Kunze, der laut alphabetischer Ordnung f\u00fcr Rechnungen dieses Lieferanten zust\u00e4ndig ist. Herr Kunze legt die Rechnung im System an.<\/li>\n<li>Im n\u00e4chsten Zahlungslauf zahlt Finanzer Hinz. Die Rechnung ist hiermit beglichen.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wer jetzt denkt, dass dies ein \u00fcbertriebenes Beispiel ist: vielleicht. Aber an vielen Stellen sieht die Realit\u00e4t genauso aus, ob man es wahrhaben will oder nicht. Und dabei gibt es solche Abl\u00e4ufe auch, wenn schon Systeme &amp; Tools genutzt werden. (Bemerkung: ich habe mir Freigabel\u00e4ufe oder \u00e4hnliche Dinge noch gespart\u2026)<\/p>\n<p><strong>Zeit- und Kostenfresser<\/strong><\/p>\n<p>Was ist die Folge von einem solchen Ablauf: im Wesentlichen sind es die beiden Faktoren Zeit und Geld, die darunter leiden. Bearbeitungszeiten werden unn\u00f6tig in die L\u00e4nge gezogen, und jede Bearbeitung kostet auch Geld. So verschwenden Unternehmen unn\u00f6tig Ressourcen, mal abgesehen von den verlorenen Nerven, die bei solchen Abl\u00e4ufen auf der Strecke bleiben, wenn etwas nicht glatt geht.<\/p>\n<p>Mit dokumentierten und transparenten Gesch\u00e4ftsprozessen kann man solchen Verschwendungen auf die Schliche kommen und diese gezielt beseitigen. Hier ist es einfach m\u00f6glich, die Stellen zu identifizieren, an denen zu viele Personen an der gleichen T\u00e4tigkeit involviert sind. Ziel ist es, diese Abl\u00e4ufe so schlank wie m\u00f6glich zu gestalten, Rollen- und Medienbr\u00fcche zu vermeiden und einen optimalen und schnellen Prozessfluss zu erm\u00f6glichen. Das spart bares Geld, von der ersten Sekunde an.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Oft ist einem gar nicht bewusst, wie viel Aufwand einfache Prozesse wirklich produzieren. Schaut man genauer hin, entdeckt man sehr oft Zeit- und Kostenfresser, die haupts\u00e4chlich dadurch verursacht werden, dass zu viele Personen an einzelnen Aufgaben beteiligt sind. Will man das vermeiden, sollte man seine Gesch\u00e4ftsprozesse transparent machen und daf\u00fcr sorgen, dass einzelne Arbeitspakete sinnvoll vergeben werden und die Anzahl der Beteiligten auf ein notwendiges Ma\u00df reduziert wird. Optimalerweise werden solche Abl\u00e4ufe durch passende IT-Tools unterst\u00fctzt. Oft helfen aber schon organisatorische Ma\u00dfnahmen, um Effektivit\u00e4t und Effizienz zu steigern.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Oft erinnere ich mich an eine Zeichnung, die in meinem fr\u00fcheren Angestelltendasein in unserem B\u00fcro aufgeh\u00e4ngt war: auf der linken Seite ein M\u00e4nnchen, dass m\u00fchsam und unter Strapazen ein paar Steine schleppt. 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