{"id":2121,"date":"2021-01-14T07:12:06","date_gmt":"2021-01-14T06:12:06","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2121"},"modified":"2025-10-16T18:27:10","modified_gmt":"2025-10-16T16:27:10","slug":"wie-ich-meine-belegsammlung-automatisiert-habe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2121","title":{"rendered":"Wie ich meine Belegsammlung automatisiert habe"},"content":{"rendered":"<p>Fr\u00fcher, genau genommen so 2012-2015, habe ich meine Buchhaltung noch gemeinsam mit meiner Frau durchgef\u00fchrt. Ein entsprechendes Tool hat uns dabei unterst\u00fctzt, so dass zumindest der Prozess reicht einfach und \u00fcberschaubar war. Im Zweifelsfall hatten wir ja immer noch unseren Steuerberater.<\/p>\n<p>Alles in allem hat uns die \u201eeigentliche\u201c Buchhaltung nur wenige Stunden gekostet. Dazu z\u00e4hle ich:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Zahlung und Verbuchung der Eingangsrechnungen<\/li>\n<li>Der Abgleich der Belege mit den Kontobewegungen auf dem Gesch\u00e4ftskonto<\/li>\n<li>Die \u00dcberwachung und Verbuchung der Ausgangsrechnungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Alles eigentlich gut so weit. Wenn da nicht die eine Sache gewesen w\u00e4re, die permanent unsere Zeit gefressen hat und uns manchmal schier in den Wahnsinn getrieben hat: das Sammeln der Rechnungsbelege von den ganzen Online-Eink\u00e4ufen bzw. Online-Plattformen.<\/p>\n<p>Die Zeiten hatten sich ge\u00e4ndert. Wo fr\u00fcher jeder Amazon-Bestellung eine Rechnung beigelegen hat, gab es diese jetzt nur noch auf Abruf im eigenen Konto. Die Handy-Rechnung kam nicht mehr per Post, sondern maximal als E-Mail. Eher aber musste man sich alles zusammensuchen.<\/p>\n<p>H\u00f6rt sich alles nach Banalit\u00e4ten an? Bei weitem nicht. Denn es hat unsere \u201eStandardabl\u00e4ufe &amp; Planung\u201c oft erheblich durcheinandergebracht. Ein paar Beispiele:<\/p>\n<ul>\n<li>Offener Posten im Girokonto, aber der Beleg ist noch nicht online. Also Verschieben aufs n\u00e4chste Mal.<\/li>\n<li>Amazon-Rechnung von einem H\u00e4ndler muss erst angefordert werden.<\/li>\n<li>Die Mail mit der Rechnung ist im Chaos untergegangen und nicht mehr auffindbar. Also nochmal neu anfordern.<\/li>\n<li>Meine Frau findet das Passwort zur Telekom-Kundenseite nicht mehr und kann den Beleg nicht runterladen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Alles in allem haben wir uns in einem Teufelskreis bewegt, der nur noch nervig und stressig war. Buchhaltung outsourcen? Bringt ja nix. Die Belege m\u00fcssen ja trotzdem gesammelt und \u00fcbergeben werden. Und einmal richtig im Tool verbucht, konnte auch alles sauber an den Steuerberater \u00fcbergeben werden.<\/p>\n<p>Und dann kann die Erl\u00f6sung. Eher durch Zufall, bin ich damals auf eine Online-Dienst gesto\u00dfen, der diese Drecksarbeit f\u00fcr mich \u00fcbernimmt: die Sammlung der Belege bei all meinen Online-Plattformen. Das Prinzip ist recht simpel:<\/p>\n<ul>\n<li>Man hinterlegt seine entsprechenden Portale und Zugangsdaten<\/li>\n<li>Der Dienst loggt sich dort regelm\u00e4\u00dfig ein und pr\u00fcft, ob neue Rechnungen vorliegen<\/li>\n<li>Falls ja, l\u00e4dt er diese auf seine Plattform<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zack: eine Plattform mit all meinen Belegen. Und das sch\u00f6ne war: es gab bereits eine entsprechende Schnittstelle zu meinem Buchhaltungstool, d.h. alle Belege wurden auf Knopfdruck \u00fcbermittelt. Und das alles mit hohen Sicherheitsstandards.<\/p>\n<p>Mal abgesehen von der gesparten Zeit, habe ich umso mehr Nerven gespart. Mittlerweile gibt es einige solcher Tools und ich habe auch schon einmal gewechselt. Viele der Dienste bieten noch zahlreiche weitere Funktionen an, wie zum Beispiel das komplette Dokumentenmanagement. Hier sollte man sich vorab gut informieren, was man wirklich braucht und wie ein solches Tool sinnvoll in die Finanzprozesse integriert werden kann.<\/p>\n<p>Fakt ist: wer ein kleines Unternehmen hat und nicht eh schon ein Warenwirtschaftssystem oder andere Tools hat, die solche Dienste integriert haben, kann ich nur empfehlen, sich mal damit zu besch\u00e4ftigen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Fr\u00fcher, genau genommen so 2012-2015, habe ich meine Buchhaltung noch gemeinsam mit meiner Frau durchgef\u00fchrt. Ein entsprechendes Tool hat uns dabei unterst\u00fctzt, so dass zumindest der Prozess reicht einfach und \u00fcberschaubar war. Im Zweifelsfall hatten wir ja immer noch unseren Steuerberater. Alles in allem hat uns die \u201eeigentliche\u201c Buchhaltung nur wenige Stunden gekostet. 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