OneNote, wer h\u00e4tte es gedacht. Ich jedenfalls nicht. Zwar nutze ich OneNote schon l\u00e4nger privat, haupts\u00e4chlich um ein paar meiner BBQ-Rezepte zu sammeln oder andere Notizen zu zentralisieren. Dass ich damit aber mal mein Unternehmen (fast) komplett durchorganisiere, das h\u00e4tte ich nicht geglaubt.<\/p>\n
OneNote<\/strong><\/p>\n Wer es nicht kennt: OneNote ist das Microsoft-eigene elektronische Notizbuch und Teil der gro\u00dfen Microsoft-365 Welt. Mit diesem Notizbuch kann man vieles: von eigenen Gedanken notieren bis hin zur Sammlung von Webseiten, Bildern, Sprachnotizen. Wer ein Tablet mit Touchbildschirm nutzt, kann auch handschriftliche Eintr\u00e4ge machen. Und verlinken und vernetzen kann man das alles auch wunderbar. Und genau das macht das Tool so m\u00e4chtig.<\/p>\n Kurz ein paar organisatorische Funktionen:<\/p>\n Also quasi wie digitale Aktenordner: jeder Ordner stellt ein Notizbuch dar, der \u00fcber Registerkarten in verschiedene Bereiche gegliedert ist und einzelne DIN-A4-Bl\u00e4tter enth\u00e4lt.<\/p>\n Dieser Aktenordner-Vergleich l\u00e4sst vielleicht vermuten, dass wir OneNote als Art Dokumentenablage oder Dokumentenmanagement-System nutzen. Dies ist nicht so. Genauso wenig nutzen wir es, um irgendwelche pers\u00f6nliche Notizen zu speichern. Das kann und mag jeder f\u00fcr sich machen, aber nicht in unseren unternehmensweiten Notizb\u00fcchern. Dort sollen nur gemeinschaftliche Themen rein.<\/p>\n Der Ausl\u00f6ser<\/strong><\/p>\n Was mich immer wieder ge\u00e4rgert hat, ist, wenn ich irgendwelche Informationen nicht finde oder zu lange daf\u00fcr brauche:<\/p>\n Jetzt hat Microsoft 365 mittlerweile echt eine Top-Suchfunktion. Das ist gut f\u00fcr mich oder den, der wei\u00df, nach was er sucht. F\u00fcr alle anderen reicht es nicht. Man ben\u00f6tigt also eine L\u00f6sung, die mehr Orientierung bietet.<\/p>\n Die Ablage in normalen Windows-Ordnern ist auch sch\u00f6n und gut, aber mit der Zeit und steigender Mitarbeiterzahl verwandelt sich die anf\u00e4nglich gute Eigenorganisation auch schnell in Chaos. Teams hatten wir schon damals im Einsatz, doch das bietet sich vor allem f\u00fcr Projektarbeit oder das Tagesgesch\u00e4ft an.<\/p>\n Die Schmerzgrenze war bei mir erreicht, als wir im Rahmen unserer internen Standardisierung die Prozessbeschreibungen aktualisiert haben und anders verwalten wollten. Gerade in solchen Prozessdokumenten ist es von Vorteil, wenn man verschiedene Dokumente und Informationsquellen gut miteinander verlinken kann. Eine spezielle Prozessmanagement-Software war \/ ist uns hierf\u00fcr zu gro\u00df. Also habe ich mich nochmal umgeschaut, und bin irgendwie bei OneNote h\u00e4ngen geblieben.<\/p>\n Zuerst: die Struktur<\/strong><\/p>\n Wenn wir etwas aus unseren vielen Projekten gelernt haben, dann dass ein guter Plan ma\u00dfgebend f\u00fcr den Erfolg eines Vorhabens ist. In unserem Fall hie\u00df dies, dass wir uns erst einmal \u00fcberlegen, was wir denn alles in den Notizb\u00fcchern wollen, brauchen und wie wir es organisieren. Genauso wichtig war es auch, die Nutzung der Notizb\u00fccher von anderen Ablagen und Systemen abzugrenzen, wie z.B. Microsoft Teams, Windows Ordnern etc.<\/p>\n Am Ende des Tages haben wir uns dann auf 6 Notizb\u00fccher festgelegt. Wir haben dabei vielleicht etwas mehr getrennt als notwendig, aber zum einen wollten wir nicht wieder Gefahr laufen, dass ein Notizbuch zu voll wird. Zum anderen kann man f\u00fcr jedes Notizbuch eigene Berechtigungen vergeben. Somit kann ich immer steuern, wer worauf Zugriff hat.<\/p>\n Das Ergebnis<\/strong><\/p>\n Unsere Notizb\u00fccher sind im einzeln:<\/p>\n Die Inhalte sind ein Mix aus:<\/p>\n Letzteres ist eine der besten Funktionen f\u00fcr mich. Genau das ist n\u00e4mlich schwer bei den \u201eanalogen\u201c Aktenordnern. Wenn ich ein und dasselbe Dokument in mehreren Ordnern haben m\u00f6chte, muss ich eine Kopie machen. Oder einen Umweg gehen, und aus dem einen Ordner auf den anderen Ordner verweisen. Die Chancen auf Auffindbarkeit schwinden, je mehr H\u00e4nde an der Ablage beteiligt sind. Kostet Zeit, Nerven und f\u00fchrt zu Chaos.<\/p>\n Fazit<\/strong><\/p>\n Zeit & Nerven, das sind auch die wesentlichen Dinge, die wir mit der neuen Organisation \u00fcber OneNote gespart haben. Abgesehen davon, dass wir kein Geld f\u00fcr neue Tools ausgeben mussten, und OneNote absolut perfekt mit unseren anderen Microsoft-Systemen harmoniert. Nat\u00fcrlich funktioniert das auch anders. Evernote ist beispielsweise eine kostenlose Notizbuch-Alternative. Und nicht nur bei mir, auch bei meinen Mitarbeiterinnen sind die Notizb\u00fccher super angekommen, werden gerne und oft genutzt und regelm\u00e4\u00dfig von Ihnen weiter mit Inhalten gef\u00fcttert. Ein IT-Tool, das genutzt wird und das gerne \u2013 welch besseres Pr\u00e4dikat gibt es schon!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" OneNote, wer h\u00e4tte es gedacht. Ich jedenfalls nicht. 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