Es ist Donnerstagvormittag und wieder einmal sitze ich im Meeting und denke mir: Was mache ich hier eigentlich?<\/p>\n
Keine Agendapunkte, weil keiner auf die Abfrage im Vorfeld was eingeliefert hat. Alle berichten der Reihe nach, was lief oder ansteht. Keiner fragt was dazu. Kein Austausch. Keine kritischen R\u00fcckmeldungen. Keiner schreibt das Protokoll, weil wir das nicht brauchen, jeder schreibt ja seins mit. Wir stolpern von Informationspunkten weiter zu Entscheidungsthemen hinzu einer Beschwerde \u00fcber einen anderen Fachbereich. Nach 1,5 Stunden, in denen sich jeder gef\u00fchlt mindestens zwei bis dreimal ausgeklinkt hat, beginnen nun drei Kolleg*innen, inhaltlich zu arbeiten. Nach zwei Stunden wird das Meeting mit dem Satz: \u201eDas m\u00fcssen wir nachher weiter besprechen.\u201c beendet.<\/p>\n
Ich \u00fcberlege mir, was mir das Meeting nun gebracht hat und was unser Team effektiv davon hatte. Und meine Antwort f\u00e4llt ziemlich schmal aus.<\/p>\n
So oder so \u00e4hnlich sind die Erfahrungen von, ich behaupte, fast allen. Lange Meetings, die keinen Fokus haben, unstrukturiert sind und nicht klar gef\u00fchrt werden, rauben die Nerven, die Zeit, den Spa\u00df.<\/p>\n
Und wer einmal an einem straffen, klar organisierten und mit Ergebnissen gesegneten Meeting teilgenommen hat, will nicht mehr zur\u00fcck.<\/p>\n
Woran liegt das? Bestimmt nicht daran, dass sich dieses Problem erst k\u00fcrzlich auftat. Auch nicht daran, dass es keine Handb\u00fccher, Hinweise und ein Internet voll mit Tipps dazu gibt.<\/p>\n
ES IST ALLES BEKANNT. Warum um alles in der Welt sind dennoch viele Meetings so schlecht?<\/p>\n
Aus meiner Sicht liegt es im wesentlichen an drei Punkten.<\/p>\n
Erstens<\/strong>: Jeder denkt, er\/sie kann Meetings halten, zusammenkommen halt und miteinander sprechen, \u00fcber das, was so ansteht.<\/p>\n Es fehlt an Knowhow, Tools, Methoden.<\/p>\n Dieses Wissen geh\u00f6rt aber nicht nur in die H\u00e4nde der*s Einladenden bzw. Durchf\u00fchrenden. Jede*r, der\/die am Meeting teilnimmt, braucht dieses Wissen. Ein erfolgreiches Meeting ist die Verantwortung aller Teilnehmenden.<\/p>\n Fragen wie:<\/p>\n m\u00fcssen allen gleicherma\u00dfen pr\u00e4sent sein. Das muss ich einsch\u00e4tzen und nicht jede Einladung einfach hinnehmen.<\/p>\n Weiter geht\u2019s es mit der Frage: Was ist, wenn ich hierhergeh\u00f6re, mein Beitrag und wie liefere ich ihn so, dass jeder seinen besten Ertrag daraus hat?<\/p>\n Zu den Aufgaben des\/r Einladenden geh\u00f6rt es, das alles im Meeting immer im Auge zu haben, in der Gruppe dar\u00fcber Klarheit zu schaffen und das Meeting dementsprechend zu steuern. Werden wir inhaltlich arbeiten, geht es um \u00dcberblick und Info, geht es um Entscheidung?<\/p>\n Aber auch jede*r andere darf und muss sogar darauf hinweisen, wenn sich die Anwesenden verzetteln. Das bedeutet auch konsequent zu sein und drohende Abschweifungen in die Tiefe oder die Breite zu benennen.<\/p>\n Und der\/die Verantwortliche darf es nicht zulassen, dass unvorbereitet Sein einfach hingenommen wird. Hierzu braucht es eine gute kommunikative Balance zwischen klarer Einforderung ohne, dass der andere sein Gesicht verliert. Ja, das kann, das muss ge\u00fcbt werden.<\/p>\n Es braucht Kompetenz, Weiterbildung, \u00dcbung. Die Kiste mit Tools f\u00fcr verschiedene Meetingarten ist \u00fcber die Unternehmen hinweg betrachtet, normalerweise brechend voll. Ein Blick auf die Reichhaltigkeit der Meetingvarianten im agilen Arbeiten lohnt sich dar\u00fcber hinaus immens.<\/p>\n Es m\u00fcssen keine umfangreichen Seminare sein. Jede kann einen der Anwesenden, eine kompetente Kollegin im Meeting beauftragen, auf die Steuerungskompetenz zu schauen und Feedback zu geben. Noch wirkungsvoller ist es, wenn jeder die R\u00fcckmeldung am Ende des Meetings h\u00f6ren kann. Nat\u00fcrlich erfordert das auch Mut und Vertrauen in der Runde.<\/p>\n Ein guter Weg ist, reihum das Meeting moderieren zu lassen. So wird jede*r geschult und sensibilisiert aufmerksam zu sein, auch wenn sie\/er nicht in der Moderatorenrolle ist.<\/p>\n Zweitens<\/strong>: Zweiter Aspekt ist: Wir kommen uns selbst nicht auf die Schliche.<\/p>\n Und wenn wir darauf hingewiesen werden, reagieren wir mit Unverst\u00e4ndnis und Widerstand. Wieso, l\u00e4uft doch alles, sonst beschwert sich ja auch keiner. Stimmt, sind ja alle schon eingeschlafen.<\/p>\n Es ist zus\u00e4tzliche Arbeit, sich in dieser eingeschlafenen Atmosph\u00e4re zu bewegen und zu ver\u00e4ndern. Effiziente Meetings sind echte Arbeit, hochkonzentriert, hocheffektiv, mit hohem Ertrag und einem Gef\u00fchl von \u201aTschakka!\u2018 \u2013 ein Energiekick eben!<\/p>\n Wie kommen wir uns aber auf die Schliche? Vorsichtig die F\u00fchler ausstrecken, bei der Chefin und den Kollegen. Bei dieser Ansprache nicht allgemein bleiben, sondern konkret werden, an einem bestimmten Beispiel erkl\u00e4ren, was man meint. Kleine Allianzen derer bilden, die auch effizienter zum Ziel kommen wollen. Nicht beschweren, sondern eigene Ziele zum Anker machen, wie bspw. ich m\u00f6chte in meinen Punkten schneller ans Ziel kommen. Kann ich die n\u00e4chste Sitzung moderieren und was ausprobieren? Und wenn die Kultur daf\u00fcr offen ist, vorschlagen, ob jemand aus dem Unternehmen, die als Expertin gilt, eingeladen werden kann, um sich den Ablauf anzusehen.<\/p>\n Aber Obacht: es besteht die Gefahr, dass sich die Kommunikationskultur \u00f6ffnet und positiv entfaltet.<\/p>\n So oder so gilt, es braucht eine kritische Masse \u2013 liegt die jetzt bei 10, 20 oder 30% kann ich nicht sagen, aber es braucht mehr als Einzelstimmen.<\/p>\n Noch schwieriger wird es, wenn es um die Frage geht: Werden in unseren Meetings auch tats\u00e4chlich die kritischen Dinge angesprochen oder t\u00e4nzeln wir gekonnt um sie herum, auch wenn der rosa Elefant inmitten des Raumes noch so gro\u00df ist und laut tr\u00f6tet. Hier bieten sich Methoden an, die explizit danach fragen, welches die Dinge sind, die nicht gesagt werden. Aber Achtung: Solche Methoden einfach hopplahopp in einem Meeting platzieren zu wollen, wird nach hinten losgehen. Das bedarf in der Regel Raum und Zeit, auf jeden Fall einer sanften Einf\u00fchrung und einer Zustimmung der F\u00fchrungskraft.<\/p>\n Drittens<\/strong>: Und da w\u00e4ren wir beim dritten Punkt: Die Hierarchie steht einem guten Meeting im Weg.<\/p>\n Wir trauen uns nicht, was Kritisches zu sagen, weil wir der Chefin auf die F\u00fc\u00dfe treten w\u00fcrden oder den Kollegen nicht doof dastehen lassen wollen.<\/p>\n Wir werden letzten Endes immer von der Hierarchie \u00fcberstimmt.<\/p>\n Der Chef dominiert die Sitzung, der Rest schl\u00e4ft ein.<\/p>\n Da muss dann auch der Chef ran: er muss es erkennen, \u00e4ndern wollen und tun. In einem laufenden System ist das nicht einfach. Wer soll hier die Hand heben und sagen: \u00e4h Chef, k\u00f6nnen wir auch etwas strukturierter, schneller, fokussierter vorgehen? Wohl dem, dessen Chef das h\u00f6ren will.<\/p>\n Diese Verwicklungen und Gefahren sollten jeder Chefin pr\u00e4sent sein.<\/p>\n Und wer als Chefin irgendwo im Hinterkopf erahnt, dass das mit den Meetings viel besser geht, kann es mit einer kleinen Mentimeterabfrage zur Qualit\u00e4t (oder konkreteren Kriterien) des Meetings ansto\u00dfen. Jeder nimmt remote und anonym teil. Diese Abfrage kann nach Aufnahme eines entsprechenden Agendapunkts (es darf ruhig auch etwas anregend sein im Vorfeld) angek\u00fcndigt werden mit den Worten: Leute, ich glaube, bei unseren Meetings geht\u2019s noch besser und ich wollte mir ein erstes, schnelles \u00dcberblicksbild verschaffen, wenn das f\u00fcr euch ok ist.<\/p>\n Die Abstimmung wird dann w\u00e4hrend\/am Ende des Meetings schnell \u00fcber\u2019s Smartphone vorgenommen und das Ergebnis kann direkt von allen eingesehen werden. Das setzt voraus, dass alle eine ehrliche Wertung abgeben. Selbst bei anonymen Abfragen ist dies nicht immer der Fall. Denn steht da nachher ein kritischer Mittelwert, m\u00fcsste man sich ja u.U. mit einem pers\u00f6nlichen Eindruck aus der Deckung wagen. Hier gilt es vom Chef glaubw\u00fcrdig zu vermitteln, dass ehrliche Ansichten geh\u00f6rt werden wollen.<\/p>\n Kommt dennoch nichts, sollte es mit Einzelgespr\u00e4chen weitergehen. Auf keinen Fall einfach so stehen lassen.<\/p>\n Und traut sich jemand aus der Deckung ist das der erste Schritt hin zu einer offenen Gespr\u00e4chskultur auch f\u00fcr andere Themen.<\/p>\n Was auch immer kommt, es kann aufgegriffen und verbessert werden. Es lohnt sich als Chefin hier offen zu sein.<\/p>\n Letzten Endes braucht es die Haltung \u201aJeder tr\u00e4gt hier zum erfolgreichen Meeting bei.\u2018<\/p>\n Wie bei jeder \u00c4nderung von Gewohntem, braucht es dann auch hier einen langen Atem, bis sich etwas Neues eingeschliffen hat. Es braucht gute Anker und Stolpersteine, die aufmerksam machen, wenn man wieder beim Alten ist.<\/p>\n Bei einem Kunden fand ich solch einen Anker im Sitzungsraum des Managementteams als sch\u00f6nes Poster an der Wand. Auf dem stand: Eine Stunde unserer Arbeitszeit in dieser Meetingrunde kostet das Unternehmen XX\u20ac. Lasst uns daf\u00fcr sorgen, dass es die Zeit wert ist.<\/p>\n Leider fand ich es hinter einem Fikus auf der zusammengeschobenen Trennwand.<\/p>\n Ich musste schmunzeln: tja, man kann nicht immer alles gleich haben.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Es ist Donnerstagvormittag und wieder einmal sitze ich im Meeting und denke mir: Was mache ich hier eigentlich? Keine Agendapunkte, weil keiner auf die Abfrage im Vorfeld was eingeliefert hat. Alle berichten der Reihe nach, was lief oder ansteht. Keiner fragt was dazu. Kein Austausch. Keine kritischen R\u00fcckmeldungen. 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