{"id":2725,"date":"2021-05-11T12:01:23","date_gmt":"2021-05-11T10:01:23","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2725"},"modified":"2025-10-16T18:27:04","modified_gmt":"2025-10-16T16:27:04","slug":"5-typische-fehler-in-der-nutzung-von-ms-teams","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2725","title":{"rendered":"5 typische Fehler in der Nutzung von MS Teams"},"content":{"rendered":"<p>Vor alle seit Corona st\u00fcrzen sich viele auf Microsoft Teams. Dieser Dienst ist Teil des Microsoft 365 Universum und schnell installiert. Die Nutzeroberfl\u00e4che ist an die anderen Microsoft Produkte angelehnt und macht den Einstieg scheinbar einfach und intuitiv.<\/p>\n<p>Auf ein paar Sachen sollte man dennoch achten. Hier habe ich einmal die typischen 5 Fehlerquellen zusammengefasst<\/p>\n<p><strong>1. Chaos in der Ablage<\/strong><\/p>\n<p>Mit jedem angelegten Team und Kanal wird von MS Teams automatisch ein entsprechender Ordner auf SharePoint abgelegt. Alle Dateien, die man \u00fcber diese Kan\u00e4le ins Teams hochl\u00e4dt, werden dort gespeichert.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-2730 lazyload\" data-src=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams1-300x161.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"161\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams1-300x161.png 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams1-1024x550.png 1024w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams1-768x412.png 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams1.png 1062w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/161;\" \/> <img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-2731 lazyload\" data-src=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams2-300x137.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"137\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams2-300x137.png 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams2-768x352.png 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams2.png 963w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/137;\" \/><\/p>\n<p>Das ist erstmal gut so. Problematisch wird es, wenn man seine Ablage- und Verwaltungsstruktur nicht darauf anpasst. Denn dann kann es zu schlimmen Fehlern und Missverst\u00e4ndnissen kommen. Von dem Chaos in den Dokumenten ganz zu schweigen.<\/p>\n<p><strong>2. Chaos in der Struktur<\/strong><\/p>\n<p>Ja, es reizt sehr: ein neues Tool mit neuen M\u00f6glichkeiten. Scheint ja auch alles irgendwie sinnvoll zu sein und gut zu funktionieren. Und zack: hier mal noch ein Team angelegt, da mal noch ein Kanal hinzugef\u00fcgt. Und schon sehe ich vor lauter Kan\u00e4len das Team nicht mehr.<\/p>\n<p>Wenige ist mehr. Es muss nicht f\u00fcr jeden Kunden ein eigenes Team angelegt werden, wenn dort nur Angebote &amp; Rechnungen ausgetauscht werden. Nur als Beispiel.<\/p>\n<p>Wer nicht den \u00dcberblick verlieren m\u00f6chte, sollte sich von Anfang an genau \u00fcberlegen, was man wirklich ben\u00f6tigt. Und klar definieren, wer Teams &amp; Kan\u00e4le erstellen darf.<\/p>\n<p><strong>3. Informationen werden geheim gehalten<\/strong><\/p>\n<p>Teams lebt von der Zusammenarbeit. Hierzu geh\u00f6rt auch, dass die Informationen f\u00fcr alle Beteiligten verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n<p>Teams bietet aber auch zwei Optionen, um miteinander zu kommunizieren:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Benachrichtigungen in den Kan\u00e4len<\/li>\n<li>Die Chatfunktion<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ung\u00fcnstig ist, wenn Informationen, die alle betreffen, in privaten Chats geteilt werden. Optimal ist, wenn klar geregelt ist, wann man die Kan\u00e4le nutzt und wann den Chat.<\/p>\n<p><strong>4. Informationen gehen unter<\/strong><\/p>\n<p>Teams bietet zwei Wege, um \u00fcber neue Nachrichten in einem Kanal zu informieren:<\/p>\n<ul>\n<li>Wenn man mit \u201e@\u201cmarkiert worden ist, steht das in den eigenen Benachrichtigungen<\/li>\n<li>Ein Kanal ist schwarz markiert, wenn eine neue Nachricht verfasst worden ist, man aber nicht pers\u00f6nlich markiert worden ist<\/li>\n<\/ul>\n<p>Der letzte Fall sorgt oft daf\u00fcr, dass Nachrichten \u00fcbersehen werden. Oft ist man nur auf seine direkten Benachrichtigungen fokussiert und hat den Rest nicht im Fokus. Gerade auch, wenn zu viele Kan\u00e4le existieren.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-2729 lazyload\" data-src=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/team3-300x90.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"90\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/team3-300x90.png 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/team3.png 452w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/90;\" \/> <img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-2732 lazyload\" data-src=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams4-300x189.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"189\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams4-300x189.png 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams4.png 472w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/189;\" \/><\/p>\n<p><strong>5. Aufgaben werden aus den Augen verloren<\/strong><\/p>\n<p>Eine Zusammenarbeit besteht haupts\u00e4chlich daraus, dass verschiedene Aufgaben erf\u00fcllt werden. Diese delegiert und kontrolliert man, bzw. erledigt man und meldet die Ergebnisse zur\u00fcck.<\/p>\n<p>Wer versucht, dass alles \u00fcber die Kommunikation in den Kan\u00e4len \/ Chats abzuwickeln, wird vermutlich fr\u00fcher oder sp\u00e4ter folgendes erleben: Die Aufgaben werden zwar zur Kenntnis genommen, aber danach vergessen. Die Gr\u00fcnde k\u00f6nnen vielf\u00e4ltig sein.<\/p>\n<p>Zudem ist es recht kompliziert, Aufgaben in all der Kommunikation wiederzufinden oder sauber nachzuhalten. Mal ganz abgesehen davon, sich einen schnellen \u00dcberblick \u00fcber den Status der vielen Aufgaben zu machen.<\/p>\n<p>Hier empfehle ich, Teams mit den Microsoft Diensten \u201ePlanner\u201c und \u201eToDo\u201c zu erg\u00e4nzen. Damit kann man ganz hervorragend die Aufgaben managen, alles auf der Plattform Teams mit den normalen Funktionen.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-2733 lazyload\" data-src=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams5-300x263.png\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"263\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams5-300x263.png 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/teams5.png 581w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/263;\" \/><\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Viele Microsoft Produkte sind intuitiv bedienbar, oder zumindest durch einfache Trainings erlernbar. Bei MS Teams dagegen kommt es nicht nur auf die Funktionen an, sondern auch die eigenen Prozesse und T\u00e4tigkeiten. Deswegen sollte man sich vorher genau Gedanken machen, wie das Arbeiten in Teams zu erfolgen hat. Dann hat man viel Spa\u00df. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Teams unn\u00f6tig aufgebl\u00e4ht wird und eher kontraproduktiv wird.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vor alle seit Corona st\u00fcrzen sich viele auf Microsoft Teams. Dieser Dienst ist Teil des Microsoft 365 Universum und schnell installiert. Die Nutzeroberfl\u00e4che ist an die anderen Microsoft Produkte angelehnt und macht den Einstieg scheinbar einfach und intuitiv. Auf ein paar Sachen sollte man dennoch achten. 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