{"id":278,"date":"2015-09-17T08:16:31","date_gmt":"2015-09-17T08:16:31","guid":{"rendered":"http:\/\/prozessmaler.de\/?p=278"},"modified":"2025-10-16T18:28:02","modified_gmt":"2025-10-16T16:28:02","slug":"bpm-freigabeworkflows-paradebeispiel-fuer-starre-strukturen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=278","title":{"rendered":"BPM-Freigabeworkflows: Paradebeispiel f\u00fcr starre Strukturen"},"content":{"rendered":"<p>Nach (oft wochenlanger) harter Arbeit und unendlichen Diskussionen und Anpassungen ist es endlich soweit: der neue Prozess ist unter allen Gesichtspunkten fertig definiert. Doch das schlimmste steht erst noch bevor: die Freigabe des Prozesses durch alle Verantwortlichen. Ein Prozedere, welches oft unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig l\u00e4nger dauert als die eigentliche Prozessgestaltung. Katastrophal vor allem in Projekten, wenn es schnell gehen muss.<!--more--><\/p>\n<p><strong>Qualit\u00e4t und Qualit\u00e4tssicherung ist ein wichtiger Faktor<\/strong><\/p>\n<p>Wie ich unter anderem in dem Beitrag \u201eProzesse m\u00fcssen gepflegt werden\u201c geschildert habe, halte ich die Qualit\u00e4t und Qualit\u00e4tssicherung von Prozessen f\u00fcr einen \u00e4u\u00dferst wichtigen Faktor. Denn nur aktuelle und gute Prozesse bilden eine stabile Basis, aus der man schnell und flexibel handeln kann. In diesem Sinne sind auch Freigabeworkflows besonders wichtig. Denn sie sind daf\u00fcr da, dass nur Prozessmodelle und \u2013dokumente ver\u00f6ffentlicht werden, die formal und inhaltlich eine entsprechende Qualit\u00e4t aufweisen. Das Problem sehe ich viel mehr in folgenden beiden Punkten:<\/p>\n<ul>\n<li>die Workflows dauern zu lange. Oft l\u00e4nger als die eigentliche Prozessgestaltung. Langes Warten sorgt vor allem f\u00fcr Verdruss bei den Beteiligten. Und deren Motivation ist mit entscheidend f\u00fcr den Erfolg von BPM und seinen Methoden.<\/li>\n<li>es gibt i.d.R. einen definierten Workflow, der f\u00fcr alle Szenarien gilt. Also z.B. muss ein und derselbe Workflow eingehalten werden, ob es sich um \u201eunwichtigere\u201c Prozessanpassungen im Tagesgesch\u00e4ft handelt oder \u201edringende\u201c Prozessgestaltungen in Projekten<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Der typische Freigabeworkflow<\/strong><\/p>\n<div id=\"attachment_280\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss.jpg\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-280\" class=\"wp-image-280 size-medium lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss-300x199.jpg\" alt=\"Stahlguss\" width=\"300\" height=\"199\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss-300x199.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss-768x510.jpg 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss-1024x680.jpg 1024w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss-785x521.jpg 785w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Stahlguss.jpg 1280w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/199;\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-280\" class=\"wp-caption-text\"><i>BPM Methoden sind meist starr wie Stahl<\/i><\/p><\/div>\n<p>Nat\u00fcrlich gibt es \u201eden\u201c typischen Workflow nicht, aber so oder so \u00e4hnlich haben bis jetzt die meisten ausgesehen, die ich bisher kennengelernt habe. Nehmen wir als Beispiel ein Workflow f\u00fcr die Freigabe eines Prozesses, der mit Prozessmodellierung in einem Tool dokumentiert wird.<\/p>\n<ol>\n<li>Prozessgestaltung, z.B. in Rahmen von Workshops<\/li>\n<li>Modellierung des Prozesses<\/li>\n<li>Syntaxpr\u00fcfung des Prozessmodell durch Prozessmodellierer (meist in den Tools standardm\u00e4\u00dfig integrierte Funktion)<\/li>\n<li>Abstimmung des Prozessmodells mit allen, die an der Gestaltung beteiligt waren\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>Anpassung Prozess und Prozessmodell<\/li>\n<li>Wiederholung bis alles OK (dieser Schritt raubt oft viel Zeit. Das h\u00e4ngt nicht unbedingt immer mit einem \u201eschlechten\u201c Prozess zusammen, sondern weil Notation und Syntax der Prozessmodellierung f\u00fcr die Beteiligten zu kompliziert und nicht verst\u00e4ndlich ist)<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Fachliche Pr\u00fcfung und Freigabe durch Fachverantwortliche (Fachbereiche, IT, Compliance etc.), Prozessverantwortliche usw.\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>zur\u00fcck zu Schritt 2 (ist eigentlich die Regel, weil in der Prozessgestaltung nicht alles bzw. jeder ber\u00fccksichtigt worden ist)<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Formale Pr\u00fcfung des Prozessmodells, z.B. durch Konventionen-Verantwortliche, Tool-Administratoren, Prozessarchitekten\n<ol style=\"list-style-type: lower-alpha;\">\n<li>zur\u00fcck zu Schritt 2 (und auch hier kommt es noch sehr oft zu Nacharbeiten, manchmal wegen der banalsten Dinge)<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<li>Ver\u00f6ffentlichung des Prozesses, z.B. Dokumentenverteilung, Prozessportal o.\u00e4.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wenn man dies sieht, ist es nicht schwer vorstellbar, dass eine solche Freigabe viel Zeit (und Nerven) kosten kann. Argumente wie \u201egleich richtig machen und Nacharbeiten sparen\u201c oder \u201evon Anfang an alle Mann an Bord holen\u201c sind mit Sicherheit richtig, l\u00f6sen aber das eigentliche Problem nicht: wenn es schnell gehen muss, ist ein solcher Workflow nicht akzeptabel! Die Realit\u00e4t ist aber, dass solche Vorgehen auf Biegen und Brechen eingehalten werden m\u00fcssen, auf Kosten z.B. von Projekterfolgen.<\/p>\n<p><strong>Freigabeworkflows m\u00fcssen flexibel sein<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit.jpg\"><img decoding=\"async\" class=\"alignleft size-medium wp-image-282 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit-300x200.jpg\" alt=\"Anpassbarkeit\" width=\"300\" height=\"200\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit-300x200.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit-768x512.jpg 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit-1024x682.jpg 1024w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit-785x523.jpg 785w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Anpassbarkeit.jpg 1280w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/200;\" \/><\/a>Agile Methoden wie SCRUM halten schon l\u00e4nger Einzug in die Unternehmen und Projektarbeit. Und auch agiles Prozessmanagement ist mittlerweile kein Fremdwort mehr. Wo Prozesse schnell und flexibel angepasst oder geschaffen werden m\u00fcssen, darf der Erfolg nicht an starren Strukturen scheitern. Deswegen ist es meiner Meinung nach besonders wichtig, dass auch die Freigabe der Prozesse sehr flexibel ist. Am besten gibt es sogar spezifische Workflows. Diese k\u00f6nnen \u00fcber die verschiedensten Kriterien definiert werden, die auch miteinander kombiniert werden k\u00f6nnen, wie z.B.<\/p>\n<ul>\n<li>Priorit\u00e4t \/ Dringlichkeit: wird die \u00c4nderung dringend ben\u00f6tigt oder hat man Zeit?<\/li>\n<li>Projekt \/ Tagesgesch\u00e4ft: arbeitet man in agilen Projekten, in denen Prozess schnell und in kurzen Zeitabst\u00e4nden eingef\u00fchrt werden?<\/li>\n<li>Freigabe-Befugnisse: wer muss wirklich alles unterschreiben? Kann es Ausnahmen geben? Kann man Rollen zusammenfassen?<\/li>\n<li>Reduzierter Workflow: Kann man Workflow Schritte aus- oder nachlagern? Muss ein Prozessmodell zur Freigabe wirklich syntaktisch richtig sein, oder reicht es, dass zun\u00e4chst der Inhalt stimmt und es verst\u00e4ndlich ist, und die korrekte Modellierung im Nachgang erledigt wird?<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Freigabeworkflows sind f\u00fcr mich ein sch\u00f6nes Beispiel, wie starr, formal und b\u00fcrokratisch Business Process Management oft noch in der Praxis ist. Dies kann nicht nur quantitative Folgen haben (z.B. Projektmehrkosten, Verz\u00f6gerungen), sondern sich auch auf die Begeisterung und Motivation der Beteiligten auswirken. Wenn Methode und Form vor Mensch steht, r\u00fcckt ein nachhaltiger Erfolg in weite Ferne. Dabei lassen sich einige Dinge auch sehr einfach verbessern und flexibler gestalten. Es muss nicht immer gleich die Einf\u00fchrung einer ganzheitlichen \u201eagilen Mentalit\u00e4t\u201c sein. Im Beispiel der Freigabeworkflows reicht es vielleicht schon, einen vereinfachten Workflow f\u00fcr Projekte zu definieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nach (oft wochenlanger) harter Arbeit und unendlichen Diskussionen und Anpassungen ist es endlich soweit: der neue Prozess ist unter allen Gesichtspunkten fertig definiert. Doch das schlimmste steht erst noch bevor: die Freigabe des Prozesses durch alle Verantwortlichen. Ein Prozedere, welches oft unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig l\u00e4nger dauert als die eigentliche Prozessgestaltung. 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