Vermutlich war es so um das Jahr 2004, dass ich meine erste Ablaufbeschreibung im Rahmen meiner Diplomarbeit erstellt habe. Seitdem habe ich vermutlich weit \u00fcber 500 Prozessdokumentation erstellt, von rein schriftlichen bis hin zu Prozessmodellen oder irgendwelchen Mischformen.<\/p>\n
Zwei Sachen erlebe ich von damals bis heute immer wieder:<\/p>\n
\u00dcber die Jahre habe ich gemerkt, dass hierf\u00fcr vor allem 3 Punkte ausschlaggebend sind.<\/p>\n
Grund 1: Die Dokumente sind zu lang<\/strong><\/p>\n OK, es ist ja durchaus wichtig, dass Prozessdokumente verschiedenen formalen Anforderungen gen\u00fcgen m\u00fcssen und somit immer irgendwo auch Ballast mit sich schleppen. Ob G\u00fcltigkeitsbereich, \u00c4nderungsverzeichnis oder ein Glossar, sowas geh\u00f6rt eben der Vollst\u00e4ndigkeit dazu, kann aber auch leicht \u00fcbersprungen werden.<\/p>\n Mir geht es viel mehr darum, dass die Dokumente weitaus mehr Themen und Informationen enthalten, als die meisten Mitarbeiter brauchen:<\/p>\n Tipp<\/u>:<\/p>\n Es ist wichtig, in z.B. Prozess-\u00dcbersichten die Zusammenh\u00e4nge f\u00fcr alle klar und verst\u00e4ndlich zu machen. Wenn es aber um die Dokumentation der operativen T\u00e4tigkeiten geht, ist zu empfehlen, diese so kurz und abgegrenzt wie m\u00f6glich zu gestalten.<\/p>\n Grund 2: Die Dokumente sind zu kompliziert<\/strong><\/p>\n Wir selbst pl\u00e4dieren daf\u00fcr, Prozesse auch zu visualisieren. Das schafft Verst\u00e4ndnis und so lassen sich hervorragend die T\u00e4tigkeiten, eine logische Reihenfolge und das Zusammenspiel zwischen verschiedenen Teams darstellen. Das reicht meistens f\u00fcr >80% der Prozessdokumentation.<\/p>\n \u201eModellierungssprachen\u201c, wie die EPK (ereignisgesteuerte Prozesskette) oder der Standard BPMN 2.0 mit seinen \u00fcber 220 Modellierungssymbolen bieten weitaus mehr. Oftmals erleben wir, dass diese Modelle Ausw\u00fcchse annehmen, die einfach nicht mehr \u00fcberschaubar sind. Viele \u00e4hneln dem Pariser Metroplan. Das ist nicht einfach und verst\u00e4ndlich.<\/p>\n Ebenso ist es mit rein schriftlicher Dokumentation. Dort bietet die deutsche Sprache mit ihrer vielf\u00e4ltigen Semantik und Interpretationsm\u00f6glichkeiten oft mehr Fehlerpotential als Nutzen. Was dem einen sehr einfach und verst\u00e4ndlich, das mag dem anderen in Buch mit sieben Siegeln sein.<\/p>\n Dies & andere Gr\u00fcnde f\u00fchren dazu, dass die Dokumente vielleicht gelesen, aber nicht wirklich verstanden werden. Und somit in der Schreibtisch-Schublade langen, und mit vielen weiteren ungenutzten Dokumenten verstauben.<\/p>\n Tipp<\/u>:<\/p>\n Nutzen Sie einfache Prozessmodelle, um die Zusammenh\u00e4nge darzustellen. Darauf basierend k\u00f6nnen Sie weitere Details erg\u00e4nzen. Wir empfehlen immer, so wenig \u201eProsa\u201c wie m\u00f6glich zu schreiben. Oftmals sind tabellarische Darstellungen eine wunderbare Erg\u00e4nzung, weil dort alle wichtigen Prozessinformationen und Details einfach & \u00fcbersichtlich dargestellt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n Grund 3: Die Dokumente enthalten nicht das, was man zum Arbeiten braucht<\/strong><\/p>\n Von der Analyse bis zur Optimierung: es gibt viele Gr\u00fcnde, Prozesse zu dokumentieren. Oftmals ist aber der Hauptgrund: man will festhalten, wie gearbeitet werden soll.<\/p>\n Jetzt besteht ein Prozess auf vielen verschiedenen Bestandteilen, wie der eigentlichen T\u00e4tigkeit (dem was) sowie den dazugeh\u00f6rigen Informationen:<\/p>\n All diese Informationen stehen oft in sehr langen & un\u00fcbersichtlichen Dokumenten (siehe Grund 1 & 2).<\/p>\n Und nun kommt der Trugschluss, den offenbar viele nicht wahr haben wollen: NEIN, kein Mitarbeiter arbeitet nach diesen Dokumenten. Selbst wenn diese kurz und verst\u00e4ndlich w\u00e4ren, NIEMAND braucht diese Anleitungen. Weil Mitarbeiter in der Regel sehr schnell und gut verstehen, was die verschiedenen Arbeitsschritte sind. Jeder wei\u00df:<\/p>\n Was oft gebraucht wird, um das Arbeiten zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren, sind die zus\u00e4tzlichen Details zu diesen Aufgaben:<\/p>\n Genau solche, runtergebrochenen Informationen sind f\u00fcr die Mitarbeiter wichtig. Genau solche Dokumente werden auch ausgedruckt und auf dem Schreibtisch platziert. Als Denkst\u00fctze zum Beispiel, oder als Richtschnur.<\/p>\n Tipp<\/u>:<\/p>\n Wenn Sie den Standard f\u00fcr Ihre Prozessdokumentation festlegen, ist es besonders wichtig, dass sie die Prozesse ganzheitlich und vollst\u00e4ndig darstellen. Aber worauf es wirklich ankommt: pr\u00fcfen Sie genau, welche \u201eDetails\u201c die Mitarbeiter brauchen, um regelm\u00e4\u00dfig gut und einfach arbeiten zu k\u00f6nnen. Was macht das Leben wirklich einfacher. Dort sollten Sie den Fokus hinlegen!<\/p>\n Fazit<\/strong><\/p>\n Ob es die Lust darauf steigert, Prozesse zu dokumentieren? Das wei\u00df ich nicht. Aber wenn Prozesse erstmal gelebt werden, damit Effektivit\u00e4t & Effizienz steigert, es weniger Fehler & Missverst\u00e4ndnisse gibt und auch das Arbeiten besser und angenehmer wird. Nun ja, dann bekommt vielleicht dieses elendige Thema einen ganz neuen Stellenwert<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Vermutlich war es so um das Jahr 2004, dass ich meine erste Ablaufbeschreibung im Rahmen meiner Diplomarbeit erstellt habe. Seitdem habe ich vermutlich weit \u00fcber 500 Prozessdokumentation erstellt, von rein schriftlichen bis hin zu Prozessmodellen oder irgendwelchen Mischformen. 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