{"id":2882,"date":"2021-09-03T10:29:39","date_gmt":"2021-09-03T08:29:39","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2882"},"modified":"2025-10-16T18:26:59","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:59","slug":"die-haltbarkeit-von-prozessdokumenten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=2882","title":{"rendered":"Die Haltbarkeit von Prozessdokumenten"},"content":{"rendered":"<p>Die meisten Prozessdokumentationen enthalten einen formalen Teil. Hierzu z\u00e4hle ich Inhalte wie zum Beispiel<\/p>\n<ul>\n<li>Autoren \/ Ersteller,<\/li>\n<li>G\u00fcltigkeitsbereich,<\/li>\n<li>\u00c4nderungsverzeichnis oder<\/li>\n<li>mitgeltende Unterlagen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Was in der Regel dort auch steht: ab wann das Dokument g\u00fcltig ist. Was dort aber nie steht: bis wann das Dokument g\u00fcltig ist. Warum eigentlich?<\/p>\n<p><strong>Unbegrenzte Haltbarkeit<\/strong><\/p>\n<p>Wer schonmal Prozesse aufgenommen und dokumentiert hat, der wei\u00df, dass es schon schwer genug ist, \u00fcberhaupt die tats\u00e4chlichen Prozesse aufzunehmen. Oftmals schwingt hier bei den Beteiligten schon der ein oder andere Wunschgedanke mit.<\/p>\n<p>Auch die Erstellung solcher Dokumente ben\u00f6tigt Zeit. Kommen dann noch Freigabel\u00e4ufe dazu, dann kann es branchenabh\u00e4ngig schon mal passieren, dass sich die realen Prozesse schon wieder ver\u00e4ndert haben, bevor das zugeh\u00f6rige Prozessdokumente \u00fcberhaupt ver\u00f6ffentlicht worden ist.<\/p>\n<p>Das sind nat\u00fcrlich die Extrembeispiele. Dennoch: fr\u00fcher oder sp\u00e4ter \u00e4ndern sich die Abl\u00e4ufe. Nichts ist so best\u00e4ndig wie der Wechsel, lautet schon ein altes Sprichwort. Es w\u00fcrde an dieser Stelle den Rahmen sprengen, die m\u00f6glichen Gr\u00fcnde hierf\u00fcr aufzuz\u00e4hlen.<\/p>\n<p>Tatsache aber ist, dass solchen Dokumenten offenbar eine schier unbegrenzte G\u00fcltigkeit zugetraut wird. Und in der traurigen Realit\u00e4t meist schon kurz nach Ver\u00f6ffentlichung in den Schreibtischschubladen verschwinden und verstauben. Bis, ja bis dann doch mal wieder ein Projekt ansteht und nachgeschaut wird, wie der Prozess denn eigentlich laufen soll. An dieser Stelle kann man eigentlich nur empfehlen, gleich von vorne anzufangen, denn Dokumentation und gelebte Prozesse werden vermutlich nicht mehr allzu viel gemeinsam haben.<\/p>\n<p><strong>Kann man die G\u00fcltigkeitsdauer \u00fcberhaupt einsch\u00e4tzen? <\/strong><\/p>\n<p>Die recht eindeutige Antwort: nein. Oder zu mindestens nur schwer. Es macht auch nur Sinn, wenn sich wirklich die Prozesse oder einzelnen Aufgaben f\u00fcr eine klar begrenzte Zeit \u00e4ndern.<\/p>\n<p>Beispiel: wegen Systemumstellungen werden f\u00fcr 2 Wochen alle Bestellungen per Mail versendet, anstatt vorher aus der Software.<\/p>\n<p>Aber auch in diesem Fall ist es sinnvoller, die urspr\u00fcngliche Prozessbeschreibung beizubehalten und daf\u00fcr mit tempor\u00e4ren Weisungen zu arbeiten.<\/p>\n<p><strong>Eine L\u00f6sung<\/strong><\/p>\n<p>Das Ziel ist es, regelm\u00e4\u00dfig f\u00fcr aktuelle Prozesse \/ Prozessdokumentation zu sorgen. In diesem Sinne ben\u00f6tigen wir eigentlich kein \u201eg\u00fcltig bis\u201c-Datum, da diese Information auch schon wieder was Endg\u00fcltiges hat. Der Prozess soll ja in der Regel nicht final beerdigt werden.<\/p>\n<p>Was wir also brauchen, ist eine Erinnerungsst\u00fctze, die uns von Zeit zu Zeit darauf aufmerksam macht, die Prozesse und Prozessbeschreibungen mal wieder unter die Lupe zu nehmen.<\/p>\n<p>Ein Review-Datum kann genauso etwas sein. Wenn wir zus\u00e4tzlich zum \u201eg\u00fcltig ab\u201c-Datum ein Review-Datum eintragen, haben wir eine fixe terminliche Aufgabe. N\u00e4mlich zu dem jeweiligen Zeitpunkt ein Prozess-Review durchzuf\u00fchren.<\/p>\n<p>Optimalerweise f\u00fchrt man hierzu auch eine Review-Liste, in der die jeweiligen Termine aller Prozessdokumente enthalten sind. Das sorgt f\u00fcr einen schnellen \u00dcberblick und erleichtert die Planung.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p>Die Praxis zeigt, dass oft eine Diskrepanz zwischen den gelebten Prozessen und den Informationen aus den zugeh\u00f6rigen Prozessdokumenten besteht. Deswegen ist es wichtig, regelm\u00e4\u00dfig zu pr\u00fcfen, ob die Dokumente noch aktuell sind oder angepasst werden m\u00fcssen (manchmal passen die Dokumente auch, aber die Mitarbeiter m\u00fcssen nochmals darauf geschult werden!). Hierzu empfehle ich, zu den formalen Inhalten der Prozessdokumente noch ein Review-Datum einzutragen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die meisten Prozessdokumentationen enthalten einen formalen Teil. Hierzu z\u00e4hle ich Inhalte wie zum Beispiel Autoren \/ Ersteller, G\u00fcltigkeitsbereich, \u00c4nderungsverzeichnis oder mitgeltende Unterlagen. Was in der Regel dort auch steht: ab wann das Dokument g\u00fcltig ist. Was dort aber nie steht: bis wann das Dokument g\u00fcltig ist. Warum eigentlich? 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