Es ist einer die wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, ob Prozesse umgesetzt werden oder die Konzepte in der Schreibtischschublade verstauben: das Aufgabenmanagement.<\/p>\n
Der Zusammenhang<\/strong><\/p>\n Prozesse werden gestaltet und in Prozessdokumenten niedergeschrieben. Damit wei\u00df jeder in der Theorie, was wer wann wie und womit zu tun hat. In der Theorie.<\/p>\n Praktisch unterst\u00fctzen uns IT-Systeme bei einem Teil der Arbeit. Wenn ich im System eine Rechnung erstelle, dann (n\u00e4chster Prozess-Schritt) wird diese gleich entsprechend abgelegt.<\/p>\n Aber auch IT-Tools m\u00fcssen angesto\u00dfen werden. Die t\u00e4gliche Pr\u00fcfung von Bestellterminen auf Knopfdruck kann ein Beispiel sein.<\/p>\n Und selbstverst\u00e4ndlich auch alles, was noch manuell durchgef\u00fchrt werden muss.<\/p>\n Um diese T\u00e4tigkeiten im Arbeitsalltag zu integrieren, braucht man Aufgaben.<\/p>\n Die Realit\u00e4t<\/strong><\/p>\n Schon bei der Einstellung wird f\u00fcr das Personal bestimmt, wie die Stelle aussieht. Entsprechend bekommt jeder seine Aufgaben zugewiesen. Die k\u00f6nnen sich nat\u00fcrlich immer mal \u00e4ndern.<\/p>\n Gleich bleibt allerdings, dass dies m\u00fcndlich passiert oder eben \u00fcber schriftliche Dokumente wie Prozessbeschreibungen, Anleitungen, Regeln und Richtlinien, die rein die inhaltliche Beschreibung enthalten.<\/p>\n So ist es wenig verwunderlich, dass oftmals Aufgaben liegen bleiben, Verantwortlichkeiten nicht klar (geregelt) sind oder die oft zitierte linke Hand nicht wei\u00df was die rechte tut.<\/p>\n Aufgaben<\/strong><\/p>\n Aufgaben sagen konkret, welche Prozess-Schritte auszuf\u00fchren sind. Aufgaben sind festen durchf\u00fchrenden Personen zugewiesen und in der Regel in einem Organisationssystem verankert.<\/p>\n Dazu stehen jedem gen\u00fcgend Tools zur Verf\u00fcgung. Oft existieren diese bereits im Unternehmen oder sind kostenlos \/ kosteng\u00fcnstig zu haben, .z.B. Outlook Aufgaben, ToDo-Listen, Kanban Boards.<\/p>\n Sinnvoll ist es, wenn man Aufgaben direkt unterscheidet und sich passende Kategorien bildet:<\/p>\n Nat\u00fcrlich gibt es auch beliebige Kombinationen. Aber die Kategorien helfen dabei, das richtig Instrument f\u00fcr das Aufgabenmanagement zu finden:<\/p>\n Um die passenden Instrumente und Tools zu finden, muss man auch einfach mal ein wenig ausprobieren.<\/p>\n Bei prozesspunktnull nutzen wir vor allem Microsoft ToDo (in Verbindung mit Outlook) und den Microsoft Planner. Diese sind auch in unserem Team integriert, was die Sache wieder rund macht.<\/p>\n Die wiederkehrenden Aufgaben werden oftmals von mir angelegt und kontrolliert. Bei Projekten und situativen T\u00e4tigkeiten machen das dann meist die jeweiligen Verantwortlichen auf Basis unserer definierten Aufgabenvorlagen.<\/p>\n Wir erleben bei uns und unseren Kunden immer wieder, dass dies f\u00fcr Transparenz und gro\u00dfe Erleichterung f\u00fchrt.<\/p>\n Fazit<\/strong><\/p>\n Der Erfolg von Prozessen h\u00e4ngt davon ab, wie gut ich es schaffe, die theoretisch geplanten Prozess-Schritte und T\u00e4tigkeiten in Aufgaben zu transformieren. Manchmal unterst\u00fctzen da vorhandene IT-Systeme. F\u00fcr alles andere gibt es auch Tools, die in den Unternehmen schon vorhanden sind.<\/p>\n Gelebte Prozesse f\u00fchren am Ende immer zu Entlastung und mehr Effektivit\u00e4t & Effizienz.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Es ist einer die wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, ob Prozesse umgesetzt werden oder die Konzepte in der Schreibtischschublade verstauben: das Aufgabenmanagement. Der Zusammenhang Prozesse werden gestaltet und in Prozessdokumenten niedergeschrieben. Damit wei\u00df jeder in der Theorie, was wer wann wie und womit zu tun hat. In der Theorie. Praktisch unterst\u00fctzen uns IT-Systeme bei […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3048,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[181,168],"tags":[171],"class_list":["post-3046","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-beitraege","category-wissen-und-werkzeuge","tag-blog"],"yoast_head":"\n\n
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