{"id":3086,"date":"2022-02-08T07:45:00","date_gmt":"2022-02-08T06:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3086"},"modified":"2025-10-16T18:26:27","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:27","slug":"die-10-gebote-fuer-eine-gute-prozessaufnahme","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3086","title":{"rendered":"Die 10 Gebote f\u00fcr eine gute Prozessaufnahme"},"content":{"rendered":"<p>Prozesse aufnehmen? Kein Ding! Einfach Stift und Block schnappen, ein paar Fragen stellen, das wars dann schon.<\/p>\n<p>Kann man machen, wird aber eher keine professionellen Ergebnisse liefern.<\/p>\n<p>In fast 20 Jahren Prozess- &amp; Projektarbeit habe ich diese wesentlichen \u201eGebote\u201c erarbeitet. In nicht priorisierter Abfolge.<\/p>\n<p><strong>1. Du sollst mit den richtigen Leuten sprechen<\/strong><\/p>\n<p>H\u00f6rt sich jetzt sehr banal an, ist es aber nicht. Die richtige Teilnehmerauswahl ist sehr entscheidend f\u00fcr das Ergebnis der Prozessaufnahme.<\/p>\n<p>W\u00e4hrend die Mitarbeiter, die einzelne Aufgaben tagt\u00e4glich durchf\u00fchren, weniger f\u00fcr strategische prozessorientierte Prozess\u00fcbersichten als Teilnehmer geeignet sind, gilt das gleiche f\u00fcr Team- und Abteilungsleiter, die (oft) eher den \u00dcberblick haben als das zu kennen, was wirklich gemacht wird.<\/p>\n<p>Ebenso empfehle ich immer, nicht unbedingt ganze Teams in einen Raum zu sperren, sondern ein paar ausgew\u00e4hlte Repr\u00e4sentanten. Die d\u00fcrfen dann gerne sehr \u201eunterschiedlich\u201c sein.<\/p>\n<p><strong>2. Du sollst klare Grenzen und Ziele setzen<\/strong><\/p>\n<p>Manchmal sehe ich Einladungen f\u00fcr Prozess-Workshops und merke gleich, dass da nicht viel rauskommen wird.<\/p>\n<p>Es gibt keine klare Agenda, keine eindeutigen Ziele. Das sind f\u00fcr mich die Grundvoraussetzungen f\u00fcr einen erfolgreichen Termin.<\/p>\n<p>Schon im Vorhinein muss jeder Teilnehmer genau wissen, was in den Terminen passiert und was dabei rauskommen soll.<\/p>\n<p>Sp\u00e4testens in den Terminen muss dann gekl\u00e4rt werden: wo sind die Grenzen? Was geh\u00f6rt zu den Prozessen, die wir besprechen, was nicht?<\/p>\n<p>Dadurch wird gleich vermieden, dass die Teilnehmer in ihren Diskussionen den Rahmen verlassen und abdriften.<\/p>\n<p><strong>3. Du sollst dich erst auf die Aufgaben, dann auf alles andere fokussieren<\/strong><\/p>\n<p>Als Teilnehmer (manchmal auch als begleitender Moderator) habe ich schon an einigen Workshops und Prozessinterviews teilgenommen, bei der die Diskussion innerhalb von Minuten komplett aus dem Ruder gelaufen ist.<\/p>\n<p>Warum? Weil die Teilnehmer dazu neigen, sehr schnell in Details ihrer t\u00e4glichen Arbeit abzudriften.<\/p>\n<p>Dann wird gleich loserz\u00e4hlt, wer was in welchen Systemen macht. Es geht um den schwarzen Peter und um tiefgreifende System-Transaktionen.<\/p>\n<p>Das ist oftmals an diesen Stellen nicht wesentlich.<\/p>\n<p>Meine Empfehlung: erst auf die Aufgaben konzentrieren, die gemacht werden m\u00fcssen (das Was). Diese m\u00f6glichst in eine sinnvolle logische Reihenfolge bringen. Und wenn das alles passt, dann kann ich alle weiteren Informationen erg\u00e4nzen (wer, welches System, welche Hilfsmittel usw.).<\/p>\n<p>(Im Beitrag \u201eAuf das was kommt es an\u201c hier k\u00f6nnt ihr dar\u00fcber mehr erfahren. <a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/auf-das-was-kommt-es-an\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">-&gt; zum Artikel<\/a>)<\/p>\n<p><strong>4. Du sollst konkret bleiben<\/strong><\/p>\n<p>Die Qualit\u00e4t der Antworten h\u00e4ngt an der Qualit\u00e4t der Fragen.<\/p>\n<p>Wer die Frage stellt \u201eWie macht ihr denn die Bestellungen\u201c, wird zwangsl\u00e4ufig andere Antworten kriegen als bei der Frage \u201eWie genau legst du die Bestellungen an?\u201c<\/p>\n<p>Sp\u00e4testens bei den operativen Prozessen hilft es, sich gut vorzubereiten und nach und nach die richtigen konkreten Fragen zu stellen.<\/p>\n<p>Ich nutze dazu immer \u201eProzess-Prototypen\u201c. Das sind Vorlagen von Prozessen, die ich bzw. mein Team in der Vergangenheit schon erstellt haben. Also so eine Art \u201eBest-Practice\u201c.<\/p>\n<p><strong>5. Du sollst es nicht mit den Details \u00fcbertreiben<\/strong><\/p>\n<p>Man kann viel Zeit f\u00fcr die Aufnahme von Ist-Prozessen verbrauchen. Sehr viel.<\/p>\n<p>Die Frage ist immer: ist das (noch) gerechtfertigt?<\/p>\n<p>Unsere groben Anhaltspunkte und Empfehlungen:<\/p>\n<ul>\n<li>Zur Vorbereitung einer Soll-Prozessgestaltung reicht eine grobe Ist-Aufnahme (wir arbeiten hier nach dem Pareto-Prinzip \/ 80-20-Prinzip, siehe auch &#8211;<a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/perfektionismus-vs-pareto-prinzip\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">&gt; hier<\/a>)<\/li>\n<li>Bei der Feinkonzeption der Umsetzung, z.B. f\u00fcr die Automatisierung \/ Digitalisierung von Prozessen , k\u00f6nnen dann die fehlenden Informationen erg\u00e4nzt werden<\/li>\n<li>F\u00fcr die Anfertigung von Handlungsanweisungen, Prozessbeschreibungen etc.: genau so viel, damit die \u201eLeser\u201c verstehen, was in dem Prozess passiert und danach arbeiten k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>6. Du sollst visuell arbeiten<\/strong><\/p>\n<p>Gerade bei der Aufnahme von Prozessen ist es ratsam, viel mit visuellen Hilfsmitteln zu arbeiten.<\/p>\n<p>Das k\u00f6nnen einfache Moderationsmethoden &amp; Moderationskarten sein, die an einer Wand h\u00e4ngen. Oder aber auch einfache Prozessmodelle, die die Schritt-f\u00fcr-Schritt-Abfolge darstellen und die Zusammenarbeit zwischen mehreren Beteiligten deutlich machen.<\/p>\n<p>Wichtig ist, wie bereits im 5ten Gebot erw\u00e4hnt: weniger ist oftmals mehr. Wer es \u00fcbertreibt, baut unn\u00f6tige Komplexit\u00e4t auf und verliert die Leser.<\/p>\n<p><strong>7. Du sollst keine IT in den Erstterminen nutzen<\/strong><\/p>\n<p>Effizient arbeiten, auch im Workshop. Also nehme ich Laptop mit und schreibe alles gleich in die Datei.<\/p>\n<p>Oder \u00f6ffne gleich mein Modellierungs-Tool und visualisiere live, was da gerade gesagt worden ist.<\/p>\n<p>Mag funktionieren. Mag auch effizienter sein, aber oft nicht effektiv.<\/p>\n<p>Denn ich muss mich 100% auf den \/ die Mensch(en) gegen\u00fcber konzentrieren. Mit voller Aufmerksamkeit muss ich mich auf sie einlassen, ihre Reaktionen lesen und meine Methode darauf anpassen.<\/p>\n<p>Meine Erfahrung ist, dass ich nur so die Menschen wirklich mitnehmen kann und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern kann.<\/p>\n<p>Bei allen Erstterminen gilt bei uns: Technik verboten.<\/p>\n<p>Sobald man die Teilnehmer besser kennt, kann sich das in Folgeterminen \u00e4ndern. Aber niemals vorher.<\/p>\n<p>(In einem meiner allerersten Blog-Beitr\u00e4ge ging es schon darum, ob man besser klassisch arbeitet oder in einem Tool. <a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/workshops-zur-prozessaufnahme-klassisch-oder-direkt-im-tool-modellieren\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">-&gt; zum Blog<\/a>)<\/p>\n<p><strong>8. Du sollst alle Aussagen respektieren<\/strong><\/p>\n<p>Eine wahre Geschichte, als ich selbst Teilnehmer eines Workshops war.<\/p>\n<p>Aus einem 6-k\u00f6pfigen Team haben f\u00fcnf das Vorgehen bei einer Aufgabe genau gleich beschrieben. Nur das sechste Team-Mitglied hat eine andere Variante geschildert.<\/p>\n<p>Die Reaktion des Moderators: er hat diese Aussage komplett ignoriert und einfach mit der Variante der Mehrheit weiter gemacht.<\/p>\n<p>F\u00fcnf Leute sagen A, einer sagt B. Wer hat Recht?<\/p>\n<p>Alle. Denn es geht im ersten Moment nicht unbedingt darum, schon bewerten zu m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Aber ich muss alle Meinungen und Aussagen respektieren und im Nachgang pr\u00fcfen, warum genau dieser eine Mitarbeiter etwas anders macht. Meistens gibt es hierf\u00fcr gute Gr\u00fcnde. Und im Bereich der Prozessarbeit ist es nicht selten so, dass die Mehrheit gerne mal gemeinsam in die falsche Richtung l\u00e4uft. Stichwort: Das machen wir schon immer so <\/p>\n<p>Das Ergebnis aus dem beschriebenen Workshop: der sechste Mitarbeiter hat kein Wort mehr gesagt. Er war f\u00fcr die Prozessarbeit \u201everloren\u201c.<\/p>\n<p><strong>9. Du sollst nicht bewerten<\/strong><\/p>\n<p>Wie eben schon erw\u00e4hnt, soll bei der Prozessaufnahme nicht gewertet werden.<\/p>\n<p>\u201eDas geht besser\u201c oder \u201eWarum machst du das nicht so und so?\u201c sind keine Aussagen, die in eine Prozessaufnahme geh\u00f6ren.<\/p>\n<p>In einer Prozessaufnahme geht es darum, die ungefilterte Wahrheit zu dokumentieren und f\u00fcr Transparenz zu sorgen. (Dazu geh\u00f6rt es \u00fcbrigens auch, dass man sich keine sch\u00f6ne Welt vorgaukeln l\u00e4sst, weil die Befragten \u201eAngst\u201c vor klaren Worten haben)<\/p>\n<p>Die Inhalte zu hinterfragen und zu verbessern, das ist Aufgabe der Prozessanalyse und Prozessoptimierung.<\/p>\n<p><strong>10. Du sollst dir das Feedback von anderen einholen<\/strong><\/p>\n<p>Egal wie, wenn Prozess stellvertretend mit wenigen Repr\u00e4sentanten aufgenommen werden, sollten dennoch alle anderen \u00fcber die Ergebnisse informiert werden und dich Chance bekommen, ihr Feedback dazu zu geben.<\/p>\n<p>Das ist nicht mehr als fair. Wer kriegt schon gerne von anderen diktiert, wie er zu arbeiten hat?<\/p>\n<p>Abgesehen davon ist es sowieso zu empfehlen, alle an der Prozessarbeit zu beteiligen. Denn was ich selbst mit gestaltet habe, dass werde ich eher akzeptieren, umsetzen und anwenden.<\/p>\n<p>In diesem Sinne: Amen und viel Erfolg bei eurer Arbeit!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Prozesse aufnehmen? Kein Ding! Einfach Stift und Block schnappen, ein paar Fragen stellen, das wars dann schon. Kann man machen, wird aber eher keine professionellen Ergebnisse liefern. 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