Prozesse analysieren \u2013 nur was f\u00fcr Profis oder doch gar nicht so schwer?<\/p>\n
Pauschal ist das nat\u00fcrlich nicht zu sagen. Sicherlich spielt Erfahrung und eine Portion von Basiswissen eine Rolle.<\/p>\n
Aus meinen fast 20 Jahren Prozess- & Projektarbeit habe ich versucht. die wesentlichen \u201eGebote\u201c darzustellen, mit der sich Prozesse einfach und ohne zus\u00e4tzliche Tools analysieren lassen.<\/p>\n
In nicht priorisierter Abfolge.<\/p>\n
1. Du sollst naiv bleiben <\/strong><\/p>\n Von kleinen Kindern k\u00f6nnen wir viel lernen. Kinder stellen st\u00e4ndig Fragen und hinterfragen. Kinder kennen kein \u201edas haben wir schon immer so gemacht\u201c ; sie probieren regelm\u00e4\u00dfig aus und entdecken Neues.<\/p>\n Wenn man einem Kind ein Spielzeug hinstellt, welches es noch nie gesehen hat, dann f\u00e4ngt es an zu testen und findet f\u00fcr sich selbst heraus, wie es das Spielzeug am besten nutzen mag. Da ist es egal, was in der Gebrauchsanweisung steht.<\/p>\n <\/p>\n 2. Du sollst die Mitarbeiter fragen <\/strong><\/p>\n \u201eDas Geld liegt auf der Stra\u00dfe, man muss es nur aufheben\u201c, so lautet eine alte Business-Weisheit. Mit der Prozessanalyse ist es genau dasselbe. Die eigenen Mitarbeiter wissen meistens genau, wo es nicht rund l\u00e4uft oder wo Verbesserungspotential besteht.<\/p>\n Die eigentliche Kunst ist, mit den richtigen Fragen die richtigen Antworten zu bekommen und die Ursachen f\u00fcr die Probleme zu finden.<\/p>\n <\/p>\n 3. Du sollst \u00fcber den Tellerrand schauen<\/strong><\/p>\n Oftmals steckt man so tief in seinen Gewohnheiten, dass man einfach nichts mehr anderes sehen kann. In diesem Fall ist es hilfreich, \u201eNicht-Beteiligte\u201c mit einzubeziehen, die nicht vorbelastet sind. Das m\u00fcssen nicht immer Externe sein, sondern k\u00f6nnen auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen sein.<\/p>\n Zudem rate ich gerne, sich in anderen Branchen umzuschauen und sich Inspirationen zu holen.<\/p>\n <\/p>\n 4. Du sollst mit einfachen Sachen anfangen<\/strong><\/p>\n Eine Weltumrundung beginnt mit dem ersten Schritt.<\/p>\n Viele wollen zu viel und das zu schnell. Es gibt viele einfach und schnell zu erreichende Ergebnisse, die in Summe das Leben viel leichter und die Prozesse besser machen.<\/p>\n Eine wichtige Sache: vor der Digitalisierung kommt die Optimierung der analogen Prozesse. Erst dort aufr\u00e4umen, und dann das Richtige richtig digitalisieren.<\/p>\n <\/p>\n 5. Du sollst alle Perspektiven ber\u00fccksichtigen<\/strong><\/p>\n Eine Aufgabe kann aus vielen verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Aus der Perspektive des Anwenders \/ Durchf\u00fchrers. Aus der Sicht der F\u00fchrungskr\u00e4fte \/ des Managements. Aus der Sicht der vor- und nachgelagerten Teams. Aus der Perspektive der IT, welche die Aufgabe mit den Systemen unterst\u00fctzen wollen. Usw.<\/p>\n Wichtig bei der Analyse ist es, alle Perspektiven zu untersuchen. Zudem m\u00fcssen immer Aus- und Wechselwirkungen gepr\u00fcft werden. Diese liegen nicht immer im n\u00e4heren Umfeld, sondern k\u00f6nnen in \u201eweit entfernten\u201c Prozessen auftreten. Deswegen ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise unerl\u00e4sslich.<\/p>\n <\/p>\n 6. Du sollst eine einheitliche Bewertungsbasis schaffen<\/strong><\/p>\n Die Sache mit den \u00c4pfeln und Birnen ist bekannt. In de Prozessanalyse passiert das leider oft.<\/p>\n Es ist wichtig, dass alle Beteiligten das gleiche sehen. Und noch viel wichtiger: das gleiche verstehen.<\/p>\n Denn sehen ist nicht gleich wissen ist nicht gleich verstehen!<\/p>\n Meine Empfehlung: eine einheitliche Dokumentationsbasis mit klaren Regeln und einer klaren Syntax. Das k\u00f6nnen Prozessmodelle, aber auch einfache Excel-Tabellen sein, bei denen klar getrennt und geregelt ist, in welchem Feld welche Informationen stehen. Einzelne Informationen, das ist besonders wichtig, um konkret zu bleiben.<\/p>\n <\/p>\n 7. Du sollst dich von Altem trennen<\/strong><\/p>\n Weniger ist mehr. Einer der ersten Schritte der Prozessanalyse sollte sich darum drehen, was man alles weglassen kann, weil es nicht mehr ben\u00f6tigt wird.<\/p>\n Das f\u00e4ngt bei unn\u00f6tigen Papierausdrucken an und h\u00f6rt mit nicht ben\u00f6tigter Information \/ Kommunikation aus.<\/p>\n <\/p>\n 8. Du sollst nicht nur auf Zahlen schauen<\/strong><\/p>\n Prozessanalyse? Da wird schnell der Taschenrechner gez\u00fcckt und es wird hoch- und runtergerechnet, was wann wo gespart werden kann.<\/p>\n Nicht falsch verstehen. Selbstverst\u00e4ndlich ist es wichtig, dass man sich eine vern\u00fcnftige Entscheidungsbasis verschafft. Und da geh\u00f6ren Zahlen, Daten, Fakten halt dazu.<\/p>\n Aber nicht immer ist der Nutzen quantitativ mess- und bewertbar, zumindest auf den ersten Blick. Entlastung, weniger Stress, mehr Zufriedenheit\u2026das alles kann ich versuchen zu messen. Aber man sollte einfach mal akzeptieren, dass es qualitative Verbesserungen gibt, an die man nicht oder zumindest nicht gleich ein Preisschild h\u00e4ngen kann.<\/p>\n <\/p>\n 9. Du sollst nach Br\u00fcchen Ausschau halten<\/strong><\/p>\n Wo wechseln pl\u00f6tzlich Verantwortlichkeiten? Wo werden pl\u00f6tzlich andere Systeme genutzt? Wo sind Schnittstellen zu anderen Teams & Abteilungen?<\/p>\n Und wo wechselt es besonders oft hin und her?<\/p>\n Medien- & Rollenbr\u00fcche sind neben (vielen) Prozess-Schnittstellen ein deutliches Zeichen, dass vermutlich was verbessert werden kann.<\/p>\n <\/p>\n 10. Du sollst visuelle Modelle nutzen<\/strong><\/p>\n Bilder sagen mehr als 1000 Worte. F\u00fcr die Prozessanalyse trifft das auf Prozessmodelle zu.<\/p>\n Sie erm\u00f6glichen es, auch unge\u00fcbten Lesern schnell und einfach zu verdeutlichen, wo gerade etwas nicht rund l\u00e4uft.<\/p>\n Mit entsprechenden Modellierungs-Systematiken k\u00f6nnen ge\u00fcbte Nutzer noch viel schneller und besser arbeiten.<\/p>\n Mehrfach waren meine Kunden erstaunt, dass ich Prozessmodelle sehr zutreffend \u201eaus der Ferne\u201c analysiert habe, ohne \u00fcberhaupt den Inhalt der Symbole gelesen zu haben. Zugegeben, da geh\u00f6rt jede Menge Erfahrung dazu, aber Prozessmodelle sind und bleiben das Top-Werkzeug zur Prozessanalyse. Punkt.<\/p>\n In diesem Sinne: Amen und viel Erfolg bei eurer Arbeit!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Prozesse analysieren \u2013 nur was f\u00fcr Profis oder doch gar nicht so schwer? Pauschal ist das nat\u00fcrlich nicht zu sagen. Sicherlich spielt Erfahrung und eine Portion von Basiswissen eine Rolle. 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