{"id":3164,"date":"2022-04-12T06:58:39","date_gmt":"2022-04-12T04:58:39","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3164"},"modified":"2025-10-16T18:26:24","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:24","slug":"leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-3-6-prozesse-gestalten-dokumentieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3164","title":{"rendered":"Leitfaden Gesch\u00e4ftsprozesse einf\u00fchren 3\/6 &#8211; Prozesse gestalten &#038; dokumentieren"},"content":{"rendered":"<p>Eine der meist gestellten Fragen: soll ich mit dem beginnen, was gerade wirklich getan wird, oder wie ich es gerne h\u00e4tte?<\/p>\n<p>Ein richtig oder falsch gibt es hier nicht. Wir empfehlen immer den \u201eNavi-Ansatz\u201c, analog der Funktionsweise eines Navigationsger\u00e4tes:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Man bestimmt die aktuelle Position (= tats\u00e4chlichen Ist-Abl\u00e4ufe).<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Man gibt an, wo man hinwill (=gew\u00fcnschte Soll- \/ Zielprozesse).<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Man sucht verschiedene M\u00f6glichkeiten, dorthin zu kommen, und entscheidet sich f\u00fcr eine (siehe hierzu n\u00e4chster Schritt).<\/p>\n<p>Doch egal wie, eins ist dabei Pflicht: den Gesch\u00e4ftsprozess zu dokumentieren. Denn was nicht dokumentiert ist, ist auch kein Gesch\u00e4ftsprozess!<\/p>\n<p>Erst durch die Dokumentation schaffen Sie es:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Handlungsf\u00e4higkeit f\u00fcr die Mitarbeiter herzustellen.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Das Wissen der Mitarbeiter zu sichern.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Die Abl\u00e4ufe skalierbar zu machen.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 F\u00fchrungskr\u00e4ften ein Werkzeug zur F\u00fchrung und Kontrolle an die Hand zu geben.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Eine Basis f\u00fcr Prozessoptimierung, Prozessautomatisierung und Digitalisierung zu schaffen.<\/p>\n<p><u>Anleitung zur Prozessgestaltung und Dokumentation<\/u>:<\/p>\n<p>Organisatorisch:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Zur Prozessgestaltung empfehlen wir Workshops oder Interviews mit den Beteiligten durchzuf\u00fchren.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Zur Prozessdokumentation stehen unz\u00e4hlige M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung, von schriftlichen und grafischen Darstellungen bis hin zu Mischformen. Wir empfehlen Prozessbeschreibungen mit einem Mix aus einfachen grafischen Prozessflussmodellen und zus\u00e4tzlichen tabellarischen Erg\u00e4nzungen.<\/p>\n<p>Vorgehen:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Definieren Sie wieder Start und Ende.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Nehmen Sie zun\u00e4chst nur die T\u00e4tigkeiten auf, also was gemacht wird.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Gestalten Sie Schritt f\u00fcr Schritt den \u201eHappy Flow\u201c, also wie w\u00fcrde der Ablauf optimal aussehen, ohne dass etwas dazwischenkommt oder Ausnahmen ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Erg\u00e4nzen Sie nach und nach die Ausnahmen, Alternativen und Verzweigungen.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Erst wenn alle Aktivit\u00e4ten und T\u00e4tigkeiten abgebildet sind, k\u00f6nnen Sie zus\u00e4tzliche Informationen erg\u00e4nzen, z.B. Verantwortliche, Hilfsmittel, System, Dokumente etc.<\/p>\n<p>Damit haben Sie den Gesch\u00e4ftsprozess dokumentiert.<\/p>\n<p><strong><u>Tipp<\/u><\/strong>:<\/p>\n<p>Es gibt auch gen\u00fcgend Tools, welche die Dokumentation und Prozessmodellierung unterst\u00fctzen. Viele nutzen die Einf\u00fchrung solcher Tools, um \u00fcberhaupt mit der Dokumentation zu beginnen. Wir empfehlen, erstmal ein paar Abl\u00e4ufe in den g\u00e4ngigen Office-Tools zu dokumentieren und herauszufinden, was man wirklich braucht und was wirklich funktioniert. Dann kann man die passenden Werkzeuge aussuchen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Die anderen Teile dieser Serie:<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-1-6-grundlagen-vor-dem-start\/\">Teil 1: Grundlagen vor dem Start<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-2-6-ueberblick-verschaffen\/\">Teil 2: \u00dcberblick verschaffen<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-4-6-prozesse-analysieren-und-optimieren\/\">Teil 4: Prozesse analysieren und optimieren<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-5-6-prozesse-umsetzen-einfuehren\/\">Teil 5: Prozesse umsetzen &amp; einf\u00fchren\u00a0<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-6-6-kontrolle-und-regelmaessige-weiterentwicklung\/\">Teil 6: Kontrolle und regelm\u00e4\u00dfige Weiterentwicklung<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eine der meist gestellten Fragen: soll ich mit dem beginnen, was gerade wirklich getan wird, oder wie ich es gerne h\u00e4tte? 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