{"id":3165,"date":"2022-04-19T07:22:28","date_gmt":"2022-04-19T05:22:28","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3165"},"modified":"2025-10-16T18:26:24","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:24","slug":"leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-4-6-prozesse-analysieren-und-optimieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3165","title":{"rendered":"Leitfaden Gesch\u00e4ftsprozesse einf\u00fchren 4\/6 &#8211; Prozesse analysieren und optimieren"},"content":{"rendered":"<p>Schon w\u00e4hrend der Prozessgestaltung und Dokumentation werden Ihnen viele Dinge auffallen. Einiges werden Sie auch direkt verbessern. Dennoch sollte man eine unabh\u00e4ngige Analyse machen, um<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Schwachstellen, Verschwendungen und Kostenfresser zu eliminieren und<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Verbesserungspotentiale und M\u00f6glichkeiten zu identifizieren.<\/p>\n<p>Ziel der Optimierung ist, aus den Ergebnissen der Analyse L\u00f6sungen und Ma\u00dfnahmen zu definieren, die umgesetzt werden sollen. Hierzu sind die dokumentierten Gesch\u00e4ftsprozesse die Ausgangsbasis.<\/p>\n<p><u>Anleitung zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung<\/u>:<\/p>\n<p>Organisatorisch:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Nehmen Sie alle Mitarbeiter mit, vor allem die, die die Arbeiten tagt\u00e4glich ausf\u00fchren. Diese Mitarbeiter haben meist schon jede Menge Ideen!<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Ein ungetr\u00fcbter Blick von au\u00dfen hilft, die Abl\u00e4ufe emotionslos uns ungetr\u00fcbt zu sehen. Das k\u00f6nnen Externe sein, aber auch fachfremde Mitarbeiter anderer Abteilungen.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Wir empfehlen auch hier den Navi-Ansatz: also dokumentieren Sie zun\u00e4chst die Ist-Prozesse und starten Sie dort die Analyse.<\/p>\n<p>Vorgehen:<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 In der Analyse sollten Sie in den dokumentieren (Ist-)Prozessen besonders nach diesen Punkten suchen:<\/p>\n<ul>\n<li>Doppelarbeiten: die gleichen T\u00e4tigkeiten werden an verschiedenen Stellen und \/ oder von verschiedenen Personen ausgef\u00fchrt. Das ist weder effektiv noch effizient.<\/li>\n<li>Rollenbr\u00fcche: Aufgaben wechseln sehr oft zwischen verschiedenen Personen hin und her. Hier sind Fehler, Mussverst\u00e4ndnisse und lange Bearbeitungszeiten vorprogrammiert.<\/li>\n<li>Medienbr\u00fcche: die unterst\u00fctzenden IT-Tools oder Dokumente wechseln sehr oft im Prozess. Sehr hohe Komplexit\u00e4t in der Anwendbarkeit.<\/li>\n<li>Prozess-Schnittstellen: zu viele Schnittstellen zu anderen Prozessen oder Abteilungen \/ Teams erh\u00f6hen die Komplexit\u00e4t und die Durchlaufzeiten.<\/li>\n<li>Manuelle T\u00e4tigkeiten: viele davon k\u00f6nnen heute sehr einfach und effizient durch Tools und Systeme erledigt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00dcberlegen Sie sich, wie der optimale Ablauf aussieht. Am besten dokumentieren Sie diesen auch.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Leiten Sie dann die jeweiligen Anforderungen ab: was muss der neue Prozess k\u00f6nnen, wie soll die L\u00f6sung am Ende aussehen. Tun Sie dies einmal f\u00fcr den gesamten Gesch\u00e4ftsprozess, aber auch pro T\u00e4tigkeit &amp; Aufgabe, die ge\u00e4ndert werden soll.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Dokumentieren Sie diese Anforderungen.<\/p>\n<p>\u25ba\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Leiten Sie Ma\u00dfnahmen ab, wie diese Anforderungen umgesetzt werden k\u00f6nnen. Hierzu ist eine enge Abstimmung mit den anderen Fachbereichen \u2013 vor allem der IT \u2013 notwendig.<\/p>\n<p>Am Ende haben Sie nicht nur Ihre Zielprozesse mit den verbesserten Abl\u00e4ufen dargestellt, sondern anhand der Prozesse genaue Anforderungen und Ma\u00dfnahmen definiert.<\/p>\n<p><u>\u00a0<\/u><\/p>\n<p><strong><u>Tipp<\/u><\/strong>:<\/p>\n<p>Diese Anforderungen und Ma\u00dfnahmen zu definieren ist Aufgabe der Fachabteilung(en)! Viele erwarten, von der IT fertige L\u00f6sungen und fertige Prozesse zu bekommen. Das geht meist schief, endet in Missverst\u00e4ndnissen, Entt\u00e4uschung und verbranntem Geld.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Die anderen Teile dieser Serie:<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-1-6-grundlagen-vor-dem-start\/\">Teil 1: Grundlagen vor dem Start<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-2-6-ueberblick-verschaffen\/\">Teil 2: \u00dcberblick verschaffen<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-3-6-prozesse-gestalten-dokumentieren\/\">Teil 3: Prozesse gestalten &amp; dokumentieren<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-5-6-prozesse-umsetzen-einfuehren\/\">Teil 5: Prozesse umsetzen &amp; einf\u00fchren\u00a0<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/leitfaden-geschaeftsprozesse-einfuehren-6-6-kontrolle-und-regelmaessige-weiterentwicklung\/\">Teil 6: Kontrolle und regelm\u00e4\u00dfige Weiterentwicklung<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Schon w\u00e4hrend der Prozessgestaltung und Dokumentation werden Ihnen viele Dinge auffallen. 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