{"id":3297,"date":"2022-09-07T06:40:03","date_gmt":"2022-09-07T04:40:03","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3297"},"modified":"2025-10-16T18:26:18","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:18","slug":"wie-du-protokolle-in-deinen-prozess-integrierst","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3297","title":{"rendered":"Wie Du Protokolle in Deinen Prozess integrierst – Gastbeitrag von Jan Hossfeld"},"content":{"rendered":"

„Nicht schon wieder ein Meeting“<\/em> – so st\u00f6hnt es durch viele B\u00fcros. Und es ist wahr, viele
\nMeetings sind unn\u00f6tig. Oftmals h\u00e4tte es auch eine E-Mail getan. Wie man Meetings sinnvoll
\ngestalten kann, dar\u00fcber habe ich auch schon einmal geschrieben.<\/a> (externer Link)<\/p>\n

Tot sind Meetings jedoch nicht. Richtig durchgef\u00fchrt sind sie wichtige Arbeitstreffen,
\nerlauben direkte Kommunikation und bringen direkt verwertbare Ergebnisse.<\/p>\n

In kleinen Teams mag ein Protokoll wie Overkill erscheinen und um die Rolle des
\nProtokollanten rei\u00dft sich, tendenziell, nie jemand. Dennoch glaube ich, dass Protokolle
\nnichts schlechtes sind – vorausgesetzt, sie sind Teil des Prozesses, einfach und nutzbar.<\/p>\n

Warum \u00fcberhaupt Protokoll f\u00fchren?<\/strong><\/p>\n

Vorab, leider sehen viele Menschen Protokolle mehr als eine Art Defensivmittel. Sie werden
\ngenutzt, um die Verantwortung von sich zu schieben oder schlicht um „Recht zu haben“.
\nDas ist nicht der Sinn und Zweck eines Protokolls!<\/p>\n

Vielmehr sind Protokolle ein n\u00fctzliches Werkzeug, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu
\nschaffen. Insbesondere dann, wenn viele Personen beteiligt waren, externe involviert sind
\noder, wie aktuell unvermeidlich, Krankheit zuschl\u00e4gt.<\/p>\n

Protokoll in den Prozess integrieren<\/strong><\/p>\n

Damit ein Protokoll etwas positives und n\u00fctzliches ist, muss es Teil des normalen Prozesses
\nund so reibungsfrei wie m\u00f6glich sein.<\/p>\n

Das beginnt bei der Auswahl der Person, die es verfassen soll. Oftmals wird der Moderator
\nbzw. der Einberufende des Meetings automatisch als Protokollant vorausgesetzt. Das ist ein
\nFehler.<\/p>\n

Der Moderator hat eine andere Aufgabe, n\u00e4mlich sicherzustellen, dass das Ziel des
\nMeetings erreicht wird. Sei es Information, Entscheidungen oder Brainstorming, es spielt
\nkeine Rolle – die Rolle des Moderators erfordert volle Aufmerksamkeit und wird mit jeder
\nzus\u00e4tzlichen Person exponentiell herausfordernder.<\/p>\n

Das Protokoll darf daher nicht auch seine Aufgabe sein. Kurz gesagt: Bestimmt eine zweite
\nPerson zum Protokollanten.<\/p>\n

Was geh\u00f6rt in ein Protokoll?<\/strong><\/p>\n

Wir sehen immer noch oft Protokolle mit Timestamps: „14:35: Jan Hossfeld argumentiert<\/em><\/span>
\ndagegen<\/em><\/span>.<\/p>\n

Wer ein solches Protokoll f\u00fchrt, liegt ebenfalls falsch. Es soll nicht den Verlauf des Meetings
\nbeschreiben. Es soll die wesentlichen Informationen und Entscheidungen festhalten. Nicht
\nmehr und nicht weniger.<\/p>\n

Mit diesem Wissen wird auch die Rolle des Protokollanten gleich attraktiver, oder?
\nAber bevor wir zur technischen Unterst\u00fctzung kommen, hier die Bestandteile eines
\nsinnvollen Protokolls aus meiner Sicht:<\/p>\n