{"id":3314,"date":"2022-10-04T07:36:18","date_gmt":"2022-10-04T05:36:18","guid":{"rendered":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3314"},"modified":"2025-10-16T18:26:17","modified_gmt":"2025-10-16T16:26:17","slug":"rollenbrueche","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=3314","title":{"rendered":"Rollenbr\u00fcche"},"content":{"rendered":"<p>Prozessanalyse &amp; Prozessoptimierung sind kein Hexenwerk.<\/p>\n<p>Eine der einfachsten M\u00f6glichkeiten ist es, \u201eRollenbr\u00fcche\u201c zu identifizieren.<\/p>\n<p>Hierbei geht es darum festzustellen, wo innerhalb eines Prozesses (zu) oft die Durchf\u00fchrungsverantwortung (Rolle) wechselt.<\/p>\n<p><strong>Beispiel Rechnungseingang und -bearbeitung<\/strong><\/p>\n<p>(D = Durchf\u00fchrungsverantwortung)<\/p>\n<ol>\n<li>Post wird in der Poststelle angenommen und mit Eingangsstempel versehen (D: <span style=\"color: #993300;\">Poststelle<\/span>)<\/li>\n<li>Post wird gepr\u00fcft, Rechnung identifiziert, ggfs. eingescannt oder per Hauspost an die Buchhaltung geschickt (D: <span style=\"color: #993300;\">Poststelle<\/span>)<\/li>\n<li>Post wird in der Buchhaltung angenommen, z.B. im zentralen Ablagefach \/E-Mail-Postfach und weiterverteilt (D: <span style=\"color: #00ccff;\">Buchhaltung MA 1<\/span>)<\/li>\n<li>Rechnung wird angenommen, Rechnung formal gepr\u00fcft und die Erfassung gestartet (D: <span style=\"color: #00ff00;\">Buchhaltung MA 2<\/span>)<\/li>\n<li>Rechnung wird an Fachabteilung zur inhaltlichen Pr\u00fcfung weitergeleitet (D:<span style=\"color: #00ff00;\"> Buchhaltung MA 2<\/span>)<\/li>\n<li>Rechnung wird inhaltlich gepr\u00fcft und wieder zur\u00fcckgeschickt (D: <span style=\"color: #cc99ff;\">Fachabteilung<\/span>)<\/li>\n<li>Rechnung wird nochmals gepr\u00fcft (D: <span style=\"color: #00ff00;\">Buchhaltung MA 2<\/span>)<\/li>\n<li>kommen hier noch Freigabel\u00e4ufe ins Spiel (D: Vorgesetzte \/<span style=\"color: #ff9900;\"> Freigabeberechtigte 1-3<\/span>)<\/li>\n<li>Freigaben werden gepr\u00fcft und Rechnung zur Zahlung angewiesen (D: <span style=\"color: #00ff00;\">Buchhaltung MA 2<\/span>)<\/li>\n<li>Rechnung wird gezahlt (<span style=\"color: #0000ff;\">Buchhaltung MA 3<\/span>)<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wir sehen, dass allein bei diesem scheinbar simplen Ablauf der Rechnungsbearbeitung schon 5 und mehr Personen beteiligt sind!<\/p>\n<p>Das sorgt daf\u00fcr, dass die Bearbeitungszeit l\u00e4nger dauert, erh\u00f6ht die Gefahr auf Fehler &amp; Missverst\u00e4ndnisse und steigert die Ineffizienz der Abl\u00e4ufe.<\/p>\n<p>Ziel ist es jetzt,<\/p>\n<ul>\n<li>die Rollenbr\u00fcche soweit m\u00f6glich zu reduzieren \/ eliminieren<\/li>\n<li>die Bearbeitungszeiten zu verk\u00fcrzen<\/li>\n<li>die manuellen T\u00e4tigkeiten zu automatisieren \/ digitalisieren<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Der Beispiel Soll-Prozess<\/strong>:<\/p>\n<p>Nach unserer Analyse k\u00f6nnte ein optimierter Prozess folgenderma\u00dfen gestaltet sein (hier gibt es nat\u00fcrlich zig Varianten)=:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Rechnung kommt direkt auf einer zentralen Buchhaltungs-E-Mail-Adresse an<\/li>\n<li>Die Rechnung wird automatisiert in das Buchhaltungs-Tool \u00fcbertragen und dort werden die Daten digital ausgelesen<\/li>\n<li>Es werden im Tool automatisch Aufhaben f\u00fcr die formale und inhaltliche Pr\u00fcfung an die jeweiligen Mitarbeiter erstellt<\/li>\n<li>Formale Pr\u00fcfung<\/li>\n<li>Inhaltliche Pr\u00fcfung<\/li>\n<li>Haben beide Mitarbeiter ihre Aufgaben abgehackt, werden automatisch die Aufgaben zur Rechnungsfreigebe erstellt<\/li>\n<li>Nach der Freigabe wird die Zahlung automatisch angewiesen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Das Ergebnis: weniger Beteiligte, automatisierter Aufgaben-Workflow und damit insgesamt eine effektivere und effizientere Abwicklung.<\/p>\n<p><strong>Werkzeuge <\/strong><\/p>\n<p>Und das ist das sch\u00f6ne: wer seine Prozesse bereits mit einer <a href=\"https:\/\/prozessmaler.de\/schnell-check-lipok\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">LIPOK<\/a> dokumentiert und \/ oder diese visualisiert hat, kann diese Rollenbr\u00fcche sehr schnell erkennen.<\/p>\n<p>Das ge\u00fcbte Auge braucht gerade bei Prozessmodellen nicht mal die Inhalte zu kennen, um Hinweise auf zu viele Rollenbr\u00fcche zu identifizieren.<\/p>\n<p>Einzige Voraussetzung: der Prozess muss immer ganzheitlich (end-to-end) betrachtet werden. H\u00e4tten wir im obigen Beispiel nur die Bearbeitung der Eingangspost betrachtet, h\u00e4tten wir das gesamte \u201eAusma\u00df\u201c gar nicht erkennen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Ein Pendant zu den Rollenbr\u00fcchen sind im \u00dcbrigen die Systembr\u00fcche. Gleiches Spiel, eben nur mit Systemen statt mit Rollen.<\/p>\n<p>Mein Tipp: ausprobieren! Die Verbesserungsideen kommen von selbst!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>zur LIPOK:<\/p>\n<p>LIPOK<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Prozessanalyse &amp; Prozessoptimierung sind kein Hexenwerk. Eine der einfachsten M\u00f6glichkeiten ist es, \u201eRollenbr\u00fcche\u201c zu identifizieren. Hierbei geht es darum festzustellen, wo innerhalb eines Prozesses (zu) oft die Durchf\u00fchrungsverantwortung (Rolle) wechselt. 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