Ein Ist-Prozess beschreibt den Zustand, nachdem aktuell und auch in Zukunft (!) gearbeitet werden soll, sofern keine \u00c4nderungen vorgenommen und kommuniziert werden. Ist-Prozesse werden auch als Ist-Zustand oder Status-Quo bezeichnet.<\/p>\n
Ein Soll-Prozess dagegen definiert, wie zuk\u00fcnftig gearbeitet werden soll. Er ist erstmal neutral und enth\u00e4lt keine Informationen dar\u00fcber, wie \u00e4hnlich oder un\u00e4hnlich der Soll-Prozess gegen\u00fcber dem jetzigen Zustand ist. Soll-Zustand oder Zielprozesse sind andere Begriffe<\/p>\n
Prozessoptimierung bezeichnet alle Aktivit\u00e4ten, um bestehende Prozesse zu verbessern. Oftmals bezieht man hier ein, dass Prozesse ganz neu geschaffen werden. Der Begriff Prozessgestaltung ist \u00e4hnlich, wobei viele hier unterscheiden:<\/p>\n
- \n
- Prozessgestaltung = Prozesse ganz neu definieren<\/li>\n
- Prozessoptimierung = bestehende Abl\u00e4ufe verbessern<\/li>\n<\/ul>\n
Grunds\u00e4tzlich: das Navi-Beispiel<\/strong><\/p>\n
Stellen Sie sich vor, Sie m\u00fcssen zu einer unbekannten Adresse fahren. H\u00f6chstwahrscheinlich setzen Sie sich in Ihr Auto und stellen zuerst einmal das Ziel in Ihrem Navigationsger\u00e4t ein. Aus irgendeinem Grund kann das Auto aber Ihren aktuellen Standort nicht erkennen. Was wird wohl passieren? Genau, es wird nichts passieren. Denn wenn das Navigationsger\u00e4t den Standort nicht kennt, dann kann es auch die passende Route zum Ziel nicht berechnen.<\/p>\n
Kennt es jedoch Start- und Zielpunkt, kann es nicht nur die genaue Route berechnen, sondern auch verschiedene Routen vorschlagen (schnellste, k\u00fcrzeste, ressourcenfreundlichste).<\/p>\n
Ergo: wer Prozesse optimieren m\u00f6chte, sollte wissen, von wo er startet.<\/p>\n
Das wiederum tun auch viele, stellen sich aber folgende Fragen nicht:<\/p>\n
- \n
- Wann sollte ich die Ist-Prozesse betrachten?<\/li>\n
- Wie viel Aufwand sollte ich in die Prozessaufnahme stecken?<\/li>\n<\/ul>\n
Aber ich kenne doch meine Ist-Prozesse!<\/strong><\/p>\n
Das behaupten zumindest viele. Oftmals tun sie das aber nicht. Das was sie glauben, was in den Prozessen gemacht wird, unterscheidet sich deutlich von der Realit\u00e4t.<\/p>\n
Die Realit\u00e4t sieht so aus:<\/p>\n
- \n
- Sie glauben zu wissen, was in den Prozessen gemacht wird. Gearbeitet wird ganz anders.<\/li>\n
- Es gibt keine Dokumentation und das Wissen steckt nur in den K\u00f6pfen (zur\u00fcck zum ersten Punkt)<\/li>\n
- Es gibt zwar Dokumentation, die ist aber nicht mehr aktuell oder sogar total veraltet.<\/li>\n<\/ul>\n
Deswegen m\u00fcssen viele Unternehmen (wieder) an die Ist-Prozesse gehen. In der Regel tun sie das nach Ansatz I:<\/p>\n
Ansatz I<\/strong><\/p>\n
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<\/p>\nDie Ist-Prozesse werden komplett aufgenommen. Das ist die Basis f\u00fcr die Prozessanalyse. Dort werden Optimierungsma\u00dfnahmen festgelegt und dadurch die Soll-Prozesse definiert.<\/p>\n
\n\n
\n Vorteile<\/td>\n Nachteile<\/td>\n<\/tr>\n \n Strukturiertes Vorgehen<\/p>\n Gute Basis f\u00fcr die Prozessanalyse<\/p>\n
Das Zielbild ist gut greifbar \/ vorstellbar<\/td>\n
Hoher Aufwand: Ist-Aufnahmen dauern oft sehr lange<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n <\/p>\n
Ansatz II<\/strong><\/p>\n
<\/p>\nAuch hier werden zun\u00e4chst die Ist-Prozesse erfasst. Daraufhin wird ein Zielbild entwickelt. Anschlie\u00dfend werden die Ma\u00dfnahmen festgelegt, wie man von A nach B kommt<\/p>\n
\n\n
\n Vorteile<\/td>\n Nachteile<\/td>\n<\/tr>\n \n Gute Basis f\u00fcr die Prozessanalyse<\/p>\n Das Zielbild ist greifbar \/ vorstellbar<\/td>\n
Hoher Aufwand: Ist-Aufnahmen dauern oft sehr lange
\nM\u00f6glicherweise sind Zielbild und Ist stark unterschiedlich und beeinflussen die Vorstellungskraft<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/p>\n
Ansatz III<\/strong><\/p>\n
<\/p>\nIn Ansatz III wird der Spie\u00df herumgedreht. Die Gestaltung der Zielprozesse stellt den Anfang dar. Anschlie\u00dfend werden die Ist-Prozesse gegen\u00fcbergestellt. Dort wo \u00c4nderungen vorliegen, werden die Anforderungen und Ma\u00dfnahmen definiert.<\/p>\n
Die Ist-Prozesse werden komplett aufgenommen. Das ist die Basis f\u00fcr die Prozessanalyse. Dort werden Optimierungsma\u00dfnahmen festgelegt und dadurch die Soll-Prozesse definiert.<\/p>\n
\n\n
\n Vorteile<\/td>\n Nachteile<\/td>\n<\/tr>\n \n Keine Beeinflussung durch das Ist bei der Zielbild-Gestaltung<\/p>\n Geringerer zielgerichteter Aufwand f\u00fcr die Ist-Aufnahme<\/td>\n
M\u00f6glicherweise ist das Zielbild zu weit weg vom Ist und nicht realisierbar<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n <\/p>\n
Sicherlich gibt es noch andere Ans\u00e4tze und Kombinationen.<\/p>\n
Und meine Meinung?<\/strong><\/p>\n
Es deutet sich ja schon ein wenig in den Vor- und Nachteilen an. Seit einiger Zeit favorisieren mein Team und ich Ansatz III. Dazu ein paar weitere Erl\u00e4uterungen.<\/p>\n
Aus eigener Erfahrung wei\u00df ich, dass die Ist-Prozessaufnahme oft viel zu lange dauert. Da sie in Ver\u00e4nderungsprojekten keinen unmittelbaren Nutzen f\u00fcr die Prozessbeteiligten haben, ist das oftmals ein harter Leidensweg, bei dem man die Mitarbeiter verliert.<\/p>\n
\u201eDas haben wir schon so oft gemacht\u201c. \u201eDa passiert ja eh wieder nix\u201c. \u201eIch verstehe nicht, warum wir jetzt so einen Aufwand machen\u201c. Das sind dann typische Statements.<\/p>\n
Geht man dagegen direkt an die Soll-Prozesse, sp\u00fcren die Mitarbeiter, dass ich was ver\u00e4ndert. Sie k\u00f6nnen es oftmals direkt sehen, wenn man die Ver\u00e4nderungen visualisiert und dokumentiert.<\/p>\n
Selbst wenn man kein Experte in der Prozessanalyse ist, lassen sich hier selbst\u00e4ndig gute Optimierungsideen finden und festhalten.<\/p>\n
\u201eUnd was m\u00fcsste man jetzt tun, um vom alten Prozess zum neuen zu kommen?\u201c. Diese Frage ist f\u00fcr viele Fachexperten leicht zu beantworten. Voila, man hat die Mitarbeiter mitgenommen. Sie f\u00fchlen sich als Teil des L\u00f6sungsteams und werden eher unterst\u00fctzen als die Ver\u00e4nderung blockieren.<\/p>\n
Am Ende kommt es zu einer \u2013 so meine Projekterfahrung \u2013 viel schnelleren Umsetzung von neuen Projekten, ohne dass man die Ausgangssituation ignoriert oder \u00fcberbewertet hat.<\/p>\n
Fazit<\/strong><\/p>\n
Nein, DIE richtige Methode gibt es nicht. Empfehlenswert ist immer, sich vor jedem Projekt \/ jeder Ver\u00e4nderung genau zu \u00fcberlegen, wie viel Aufwand man in die verschiedenen Aufgaben investieren m\u00f6chte und muss.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Daran scheiden sich die Geister. Manchmal wirkt es fast schon wie Glaubenskriege. Dabei geht es schlicht um die Frage: ben\u00f6tige ich meine Ist-Prozesse, wenn ich neue Prozesse gestalten oder optimieren m\u00f6chte? In diesem Beitrag m\u00f6chte ich ein paar Ans\u00e4tze mit Vor- und Nachteilen darstellen. Zun\u00e4chst ein paar Begrifflichkeiten Ein Ist-Prozess beschreibt den Zustand, nachdem aktuell […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3369,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[181,168],"tags":[171],"class_list":["post-3365","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-beitraege","category-wissen-und-werkzeuge","tag-blog"],"yoast_head":"\n
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