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<\/p>\nIch habe etwas v\u00f6llig Verr\u00fccktes gesagt. Etwas Unglaubliches, etwas Unfassbares. Ja, eigentlich habe ich die Welt auf den Kopf gestellt, und alle Regeln gebrochen, die es \u00fcberhaupt gibt.<\/p>\n
So zumindest guckt mich mein Kunde an, als ich ihm diesen Vorschlag unterbreitet habe.<\/p>\n
Aber spulen wir das Band (ich bin noch Generation VHS) etwas zur\u00fcck. Ich sitze bei meinem Kunden, einer Beh\u00f6rde, und f\u00fchre gemeinsam mit dem Team 5S ein. Wir wollen die Prozesse optimieren. Wir wollen effizienter werden. Ich sorge nat\u00fcrlich erst einmal f\u00fcr ein sauberes und aufger\u00e4umtes Arbeitsumfeld; physisch, elektronisch, und prozessual in den K\u00f6pfen des teilnehmenden Teams.<\/p>\n
Der Abteilungsleiter findet alles gro\u00dfartig, spielt mit, ist motiviert. Doch je l\u00e4nger der Tag dauert, desto klarer wird mir, dass ihn etwas bedr\u00fcckt. Ich spreche ihn darauf an. Und eigentlich war es mir schon klar. Er glaubt, dass die Optimierung der Prozesse seiner Abteilung durchaus einen positiven, und auch teambildenden Effekt haben wird, es aber vermutlich nicht ausreicht, alles zu optimieren. Und damit hat er nat\u00fcrlich v\u00f6llig recht.<\/p>\n
Also haben wir uns grob den einen Hauptprozess einmal angeguckt, und mit dem Team besprochen. Da wurde mir klar, wie eine Beh\u00f6rde so tickt. Ich selbst hatte mich schon oft \u00fcber die Prozesse gewundert, wenn ich zum Amt musste. Aber das hatte ich nun wirklich nicht erwartet.<\/p>\n
Unz\u00e4hlige Kontrollschlaufen,<\/p>\n
nicht parallel,<\/p>\n
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nicht sequenziell,<\/p>\n
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aber tats\u00e4chlich loops: Von A zu B, zur\u00fcck zu A, von A zu C, zur\u00fcck zu A, von A zu D, zur\u00fcck zu A, dann Freigabe.<\/p>\n
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\u201eIst spannend\u201c habe ich ihm gesagt. Im schlimmsten Fall dauert diese Schlaufe \u00fcber 12 Wochen. Wenn jeder der Positionen gerade erst f\u00fcr drei Wochen in Urlaub gegangen ist, und der Initiator am Ende auch… Manche Dinge werden halt erst klar, wenn man sie mal am gro\u00dfen Whiteboard aufgemalt hat.<\/p>\n
Und nun hatte ich die Frage ans Team gestellt: Was stellt im ganzen Prozess den boshaftesten Zeitr\u00e4uber dar? Die Antwort war mir schon klar, als ich die Frage gestellt hatte. Sie lautete: Die vielen R\u00fcckfragen zu den anderen Abteilungen, damit wir unsere Arbeit erledigen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Das war klar. Laut einer Studie vom Fraunhofer Institut und KAIZEN Germany verlieren wir t\u00e4glich etwa eine Stunde und 20 Minuten unserer Arbeitszeit aufgrund schlecht abgestimmter Prozesse. Eine Abteilung, welche ihre Prozesse optimiert, wird nur bedingt erfolgreich sein, denn es sind die Schnittstellen zu anderen Abteilungen, welche die gr\u00f6\u00dften Zeitfresser darstellen. Also habe ich dem Abteilungsleiter folgenden Vorschlag gemacht:<\/p>\n
\u201eErstelle eine Checkliste mit allen Informationen, die Du ben\u00f6tigst, damit dein Team die Arbeit ohne R\u00fcckfragen in andere Abteilungen erledigen kann. Dann verteile diese Checkliste an alle anderen, deinem Team vorgelagerten Abteilungen, und erkl\u00e4re, dass dies der Standard, die Mindestanforderung an Informationen ist, die ihr ben\u00f6tigt. Liegen diese Informationen nicht vor, beginnt ihr nicht mit eurer Arbeit.\u201c<\/p>\n
Der Blick des Ungl\u00e4ubigen. Das hat dieser Berater-Mensch jetzt nicht wirklich gesagt. Und sein Blick lies mich denken wie zu Beginn beschrieben:<\/p>\n
Ich habe etwas v\u00f6llig Verr\u00fccktes gesagt. Etwas Unglaubliches, etwas Unfassbares. Ja, eigentlich habe ich die Welt auf den Kopf gestellt, und alle Regeln gebrochen, die es \u00fcberhaupt gibt.<\/p>\n
Aber ich musste entgegnen: \u201eDu bist der Leiter der Abteilung, Du sitzt regelm\u00e4\u00dfig in den Board-Meetings mit allen anderen Abteilungsleitern und den Gesch\u00e4ftsf\u00fchrern zusammen. Wer, wenn nicht Du, sollte wohl diesen Schritt f\u00fcr sein Team tun. Und so vielleicht eine Effizienzsteigerung im ganzen Unternehmen starten. Du kannst mit diesem Approach auch der Star werden…\u201c<\/p>\n
Sechs Wochen sp\u00e4ter, ich komme zum Follow-up. Was hat sich in der Zwischenzeit ergeben? Die Checkliste ist erstellt, und \u00fcber das Board in die Abteilungen eingeflossen. Der Prozess wird gelebt. Und er erleichtert nicht nur die Arbeit in der besagten Abteilung. Durch das genaue Wissen, die Bedarfsanforderung der Abteilung, strukturieren auch die vorgelegten Abteilungen ihre Datensammlung. Ganz unbewusst hat sich die Effizienz in den vorgelegten Abteilungen auch gesteigert. Denn man nimmt die Liste einmal, bef\u00fcllt sie, gibt sie weiter, und die Arbeit ist vom Tisch. Keine l\u00e4stigen Anrufe oder Mails mehr aus der anderen Abteilung, die wieder Zeit in Anspruch genommen haben f\u00fcr weitere Abkl\u00e4rungen. Einfach eine klare Struktur geschaffen.<\/p>\n
Das Modell hat die Runde gemacht, viele Abteilungen wollen denselben Weg gehen. Ver\u00e4nderung beginnt immer im Kleinen, und kleine Ver\u00e4nderungen k\u00f6nnen gro\u00dfe Wirkung haben. Effizienzoptimierung hei\u00dft nicht, alles neu zu denken. Es hei\u00dft lediglich, sich von unn\u00f6tigen Dingen zu trennen. Das gilt f\u00fcr Gegenst\u00e4nde, das gilt f\u00fcr Prozessschritte. Und der Rest der Effizienzoptimierung kommt (fast) von allein ;-).<\/p>\n
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