{"id":403,"date":"2016-03-04T18:00:08","date_gmt":"2016-03-04T17:00:08","guid":{"rendered":"http:\/\/prozessmaler.de\/?p=403"},"modified":"2025-10-16T18:28:00","modified_gmt":"2025-10-16T16:28:00","slug":"prozesse-einfach-agil-dokumentieren-mit-der-lipok-methode","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=403","title":{"rendered":"Prozesse einfach (agil) dokumentieren mit der LIPOK-Methode"},"content":{"rendered":"<p>Ein Trugschluss bei vielen Leuten oder auch Unternehmen ist es, dass man zur Dokumentation von Gesch\u00e4ftsprozessen ein Profi sein muss. Dass es nicht immer professionelle Prozessmodellierung oder BPM-Experten erfordert, sondern eigentlich jedermann\u00a0 qualitativ vern\u00fcnftig Prozesse dokumentieren kann, m\u00f6chte ich heute am Beispiel der LIPOK-Methode zeigen.<!--more--><\/p>\n<p><strong>Die LIPOK-Methode<\/strong><\/p>\n<p>Die LIPOK-Methode ist eine einfache Methode, um Abl\u00e4ufe in Tabellenform zu beschreiben (einigen ist diese Methode vielleicht aus als SIPOC bekannt. Das ist der englische Ausdruck mit \u201eS\u201c f\u00fcr Lieferant und \u201eC\u201c f\u00fcr Customer, also die einfache \u00dcbersetzung.).Die Abl\u00e4ufe k\u00f6nnen dabei grob, aber auch sehr detailliert beschrieben werden. LIPOK steht dabei f\u00fcr:<\/p>\n<ul>\n<li>L = Lieferant<\/li>\n<li>I = Input<\/li>\n<li>P = Prozess<\/li>\n<li>O = Output<\/li>\n<li>K = Kunde<\/li>\n<\/ul>\n<div id=\"attachment_405\" style=\"width: 694px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-405\" class=\"size-full wp-image-405 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK.jpg\" alt=\"LIPOK-Methode\" width=\"684\" height=\"101\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK.jpg 684w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK-300x44.jpg 300w\" data-sizes=\"(max-width: 684px) 100vw, 684px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 684px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 684\/101;\" \/><p id=\"caption-attachment-405\" class=\"wp-caption-text\">LIPOK-Methode<\/p><\/div>\n<p>Diese Begriffe bilden die \u00dcberschrift der Tabelle. In den Zeilen werden nun f\u00fcr jeden T\u00e4tigkeitsschritt die entsprechenden Informationen eingetragen:<\/p>\n<ul>\n<li>L: Von wem stammt der Input?<\/li>\n<li>I: was ist der Input in diesem Schritt, was wird zur Ausf\u00fchrung ben\u00f6tigt? Z.B. ein Dokument oder ein Werkzeug<\/li>\n<li>P: was genau wird in diesem Schritt getan? Wie kann die T\u00e4tigkeit beschrieben werden?<\/li>\n<li>O: Welchen Output erzeuge ich? Analog zum Input kann das z.B. ein Dokument, oder ein Produkt sein<\/li>\n<li>K: wer ist der Empf\u00e4nger des Outputs? F\u00fcr wen mache ich das?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die T\u00e4tigkeitsschritte in den einzelnen Zeilen sollten dabei logisch aufeinander folgen. Parallele Abl\u00e4ufe oder \u201eWenn-Dann\u201c Szenarien kann man entsprechend kenntlich machen.<\/p>\n<p><strong>Vor- und Nachteile der LIPOK-Methode<\/strong><\/p>\n<p>Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil der Methode ist bestimmt, dass jeder eine LIPOK-Liste ausf\u00fcllen kann, ohne daf\u00fcr studieren zu m\u00fcssen. Daf\u00fcr reicht oft eine kurze Erkl\u00e4rung oder ein einfaches Beispiel einer ausgef\u00fcllten Liste. Zudem ist die Liste meist recht schnell von den entsprechenden Personen auszuf\u00fcllen. Im Gegensatz zur Prozessmodellierung, wo auch die \u201evisuelle Sch\u00f6nheit\u201c eine gewisse Rolle spielt, kommt es bei LIPOK nur auf den Inhalt an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die LIPOK-Liste je nach Bedarf beliebig um weitere Spalten erweiterbar ist. Hier gibt es keine Konventionen oder Vorgaben. Man kann die Liste je nach Gegebenheit und Bed\u00fcrfnissen jederzeit beliebig und individuell anpassen.<\/p>\n<div id=\"attachment_408\" style=\"width: 1034px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-408\" class=\"size-large wp-image-408 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert-1024x56.jpg\" alt=\"LIPOK\" width=\"1024\" height=\"56\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert-1024x56.jpg 1024w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert-300x16.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert-768x42.jpg 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert-785x43.jpg 785w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/LIPOK_erweitert.jpg 1236w\" data-sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 1024px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 1024\/56;\" \/><p id=\"caption-attachment-408\" class=\"wp-caption-text\">erweitertes LIPOK-Modell<\/p><\/div>\n<p>Ein Nachteil von LIPOK kann sein, dass die Beschreibung nicht vollst\u00e4ndig ist. L\u00e4sst man jemand die Liste f\u00fcr Abl\u00e4ufe ausf\u00fcllen, die er gut kennt oder sogar jahrelang aus\u00fcbt, bleibt meist etwas auf der Strecke. Dies beruht darauf, dass diese Person die Dinge als selbstverst\u00e4ndlich ansieht und \/ oder f\u00fcr nicht erw\u00e4hnenswert h\u00e4lt. Wertvolle Informationen, z.B. f\u00fcr Prozessanalysen, oder wichtige Schritte zur Ausf\u00fchrung durch andere bleiben dann verborgen.<\/p>\n<p>Als weiterer Nachteil ist zu erw\u00e4hnen ist, dass Entscheidungen (\u201eentweder \u2013 oder\u201c, \u201ewenn \u2013 dann\u201c) und parallele T\u00e4tigkeiten (\u201eund\u201c) in einer solchen Tabelle nicht gut darstellbar und erkennbar sind. Dies ist bei der Prozessmodellierung deutlich besser, da dort solche Abzweigungen direkt erkennbar sind. Ebenso kann eine lange LIPOK-Liste zu Un\u00fcbersichtlichkeit f\u00fchren und eher verwirren, als f\u00fcr Klarheit zu sorgen. Prozessanalysen und Erkennen von Schwachstellen oder Potentialen ist somit kaum m\u00f6glich.<\/p>\n<p><strong>Wie man die LIPOK-Methode einsetzen kann<\/strong><\/p>\n<p>Die LIPOK-Methode ist sehr vielseitig einsetzbar. Einerseits ist sie gut daf\u00fcr geeignet, Prozesse und T\u00e4tigkeiten zu erfassen. Dies kann nicht nur im Rahmen von Projekten passieren, wo man regelm\u00e4\u00dfig Ist-Prozesse aufnehmen muss, sondern bei und f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit.<\/p>\n<p>Andererseits lassen sich die erstellen Dokumente vielseitig im Tagesgesch\u00e4ft nutzen, z.B.<\/p>\n<ul>\n<li>um Mitarbeitern eine Checkliste oder Ablaufbeschreibung an die Hand zu geben oder<\/li>\n<li>zur Unterst\u00fctzung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Praktikanten oder Auszubildenden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die LIPOK-Methode eignet sich ebenfalls bestens als Hilfestellung f\u00fcr Experten. So nutze ich die LIPOK-Methode gerne, wenn Prozesse schnell erfasst und dokumentiert werden m\u00fcssen. Manchmal ist es aus zeit- oder Reisegr\u00fcnden nicht m\u00f6glich, Prozesse gemeinsam aufzunehmen. Vor allem bei vielen Beteiligten ist die Terminfindung f\u00fcr Workshops problematisch. Eine \u201egr\u00fcndliche\u201c Durchf\u00fchrung der Prozesserfassung oder Prozessgestaltung ist da oft schwierig. In diesen F\u00e4llen lasse ich alle Beteiligten zun\u00e4chst die LIPOK-Dokumente einzeln ausf\u00fcllen und bearbeite diese anschlie\u00dfend, indem ich z.B. entsprechende Prozessmodelle erstelle. Vorteile: Die Fachexperten k\u00f6nnen die Dokumente ausf\u00fcllen, wenn und wo es Ihnen am besten passt. In einem gemeinsamen Termin werden die Entw\u00fcrfe dann finalisiert.<\/p>\n<p><strong>Besonders zu empfehlen: agiler Einsatz der LIPOK-Methode<\/strong><\/p>\n<p>Gerade bei einer solchen Vorgehensweise, also dass man eher unge\u00fcbte Personen die Vorarbeit der Dokumentation \u00fcbernehmen l\u00e4sst, bietet sich ein agiles Vorgehen an. Agil bedeutet dabei hier, dass man die Erfassung in kleine \u00fcberschaubare Aufgaben trennt, die einerseits schnell erledigt werden sollen, andererseits aber auch schnell L\u00fccken und Handlungsbedarf f\u00fcr die Dokumentation aufzeigen, die man fr\u00fchzeitig korrigieren kann.<\/p>\n<p>Mit der LIPOK-Methode kann das z.B. so aussehen:<\/p>\n<p>Schritt 1:<\/p>\n<ul>\n<li>Ausf\u00fcllen der T\u00e4tigkeitsabfolge (inkl. Parallelen und \/ oder Verzweigungen)<\/li>\n<li>Zeitdauer: 1 Woche<\/li>\n<\/ul>\n<p>Schritt 2:<\/p>\n<ul>\n<li>Zus\u00e4tzliches Ausf\u00fcllen der Lieferanten und Kunden<\/li>\n<li>Zeitdauer: 1 Woche<\/li>\n<\/ul>\n<p>Schritt 3:<\/p>\n<ul>\n<li>Finalisierung durch Ausf\u00fcllen von Input und Output<\/li>\n<li>Zeitdauer: 1 Woche<\/li>\n<\/ul>\n<p>Schritt 4:<\/p>\n<ul>\n<li>Gemeinsame Finalisierung und Freigabe<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Modellierung der Prozesse kann bereits nach Schritt 1 beginnen und parallel bis zur Fertigstellung laufen. So k\u00f6nnen alle Beteiligte die Zeit sinnvoll nutzen.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignleft size-medium wp-image-406 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren-300x200.jpg\" alt=\"Dokumentieren\" width=\"300\" height=\"200\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren-300x200.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren-768x512.jpg 768w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren-1024x683.jpg 1024w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren-785x523.jpg 785w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Dokumentieren.jpg 1920w\" data-sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 300px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 300\/200;\" \/>Irgendwo habe ich mal geh\u00f6rt oder gelesen, dass man f\u00fcr BPM nicht mehr braucht als ein Blatt Papier, einen Stift und seinen Kopf. Was vielleicht ein wenig trivial klingen mag, hat doch einen gewissen Wahrheitswert. Denn Prozesse f\u00fcr bestimmte Zwecke zu dokumentieren, auch auf einem gewissen Niveau, ist gar nicht mal so schwer, wie man sich das ab und an vorstellen mag. Durch die LIPOK-Methode lassen sich Prozesse z.B. recht einfach von \u201eJedermann\u201c dokumentieren. Sie kann aber auch dazu genutzt werden, um Profis sinnvoll zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein Trugschluss bei vielen Leuten oder auch Unternehmen ist es, dass man zur Dokumentation von Gesch\u00e4ftsprozessen ein Profi sein muss. 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