{"id":780,"date":"2017-04-03T08:00:15","date_gmt":"2017-04-03T06:00:15","guid":{"rendered":"http:\/\/prozessmaler.de\/?p=780"},"modified":"2025-10-16T18:27:37","modified_gmt":"2025-10-16T16:27:37","slug":"5-erfolgsfaktoren-fuer-eine-vollstaendige-und-qualitativ-hochwertige-prozessaufnahme","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/prozessmaler.de\/?p=780","title":{"rendered":"5 Erfolgsfaktoren f\u00fcr eine vollst\u00e4ndige und qualitativ hochwertige Prozessaufnahme"},"content":{"rendered":"<p>Es gibt viele Methoden und Techniken, um Prozesse aufzunehmen, wie z.B. durch Interviews oder Workshops, mit Hilfe von Moderationstechniken oder direkter Visualisierung in Prozessmodellierungstools, und und und\u2026In diesem Blogbeitrag geht es mal nicht um die \u201eperfekte\u201c Methode, sondern ein paar Faktoren, die manchmal entscheidend f\u00fcr die Qualit\u00e4t und Vollst\u00e4ndigkeit der Prozessaufnahme sein k\u00f6nnen, man oft aber gar nicht so wirklich beachtet.<!--more--><\/p>\n<p><strong>Grenzen setzen<\/strong><\/p>\n<div id=\"attachment_783\" style=\"width: 160px\" class=\"wp-caption alignright\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-783\" class=\"wp-image-783 size-thumbnail lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Grenzen-setzen-150x150.jpg\" alt=\"Grenzen setzen\" width=\"150\" height=\"150\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 150px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 150\/150;\" \/><p id=\"caption-attachment-783\" class=\"wp-caption-text\">Grenzen setzen<\/p><\/div>\n<p>\u00dcblicherweise wird vor einer Prozessaufnahme definiert, welche Prozesse es aufzunehmen und zu dokumentieren gilt. Daraus werden dann alle anderen Dinge, wie z.B. Workshop-Planung und Agenda abgeleitet. Je genauer man dies vorbereitet \/ vorbereiten kann, umso klarer wird auch, um welche Prozesse es wirklich geht. Was aber selten bis nie getan wird, das Gegenteil zu definieren. Also zu sagen, um welche Prozesse und Themen es NICHT geht. Tut man dies, hat man beide Seiten der Grenzen genau festgelegt. Was geh\u00f6rt dazu, was nicht?<\/p>\n<p>Eine solche deutliche Abgrenzung hat einige Vorteile, wie z.B.<\/p>\n<ul>\n<li>Man kann schon im Workshop auf das richtige Thema lenken<\/li>\n<li>\u201eAbschweifer\u201c kann man schneller zur\u00fcck holen<\/li>\n<li>Man kann die Grenzen im Workshop verifizieren, also feststellen, ob diese Grenze wirklich auch der Realit\u00e4t entspricht<\/li>\n<li>Das Ergebnis der Prozessaufnahme ist deutlich besser, da man fokussierter arbeitet<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Die richtige Hierarchiestufe<\/strong><\/p>\n<div id=\"attachment_782\" style=\"width: 160px\" class=\"wp-caption alignleft\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-782\" class=\"size-thumbnail wp-image-782 lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Grafik-Hierachie-150x150.jpg\" alt=\"Grafik Hierachie\" width=\"150\" height=\"150\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 150px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 150\/150;\" \/><p id=\"caption-attachment-782\" class=\"wp-caption-text\">Hierachie beachten<\/p><\/div>\n<p>Die richtigen fachlichen Ansprechpartner sind wesentlich f\u00fcr eine erfolgreiche Prozessaufnahme. Genauso wichtig ist aber auch, dass der Ansprechpartner aus der richtigen Hierarchiestufe kommt. Denn nur so ist gew\u00e4hrleistet, dass der Ansprechpartner auch das notwendige Detailwissen, oder im umgekehrten Sinne Strategiewissen hat. Klar, man kann auch beides haben. Oft ist es aber so, dass F\u00fchrungspersonen ein gutes und solides fachliches Know-How haben, weniger Detailwissen, daher mehr strategisches Wissen und Erfahrung. Im umgekehrten Fall kennen die \u201eFacharbeiter\u201c die Abl\u00e4ufe von A-Z, kennen aber unter Umst\u00e4nden nicht alle Zusammenh\u00e4nge oder Unternehmens- bzw. Bereichsstrategien.<\/p>\n<p>Dies bedeutet, dass je nach Sinn und Zweck der Prozessaufnahme auch unterschiedliche Hierarchiestufen beteiligt werden m\u00fcssen. Will ich Detailprozesse mit allen notwendigen Informationen aufnehmen, brauche ich jemand, der mir dieses Detailwissen liefern kann. Geht es mir um grobe Themen, und die Zusammenh\u00e4nge und Abh\u00e4ngigkeiten zu Schnittstellenprozessen, ist eher jemand notwendig, der diese auch kennt bzw. kennen kann.<\/p>\n<p><strong>Die W\u00fcrdigung von Alternativen<\/strong><\/p>\n<p>Sind mehrere Personen an einer Prozessaufnahme beteiligt, die alle die gleichen T\u00e4tigkeiten ausf\u00fchren (oder ausgef\u00fchrt haben), kommen oft auch unterschiedliche Vorgehensweisen ans Licht. Manchmal besteht da auch ein gro\u00dfer Gegensatz, wenn z.B. nur einer etwas \u201eso\u201c macht, alle anderen machen es aber \u201eso\u201c. Hier neigt man dann oft dazu, in der Prozessaufnahme nur den Ablauf zu ber\u00fccksichtigen, der im \u00fcberwiegenden Fall auch so gemacht wird. Das kann zwei Folgen haben:<\/p>\n<ul>\n<li>Der \/ die Personen in der Unterzahl f\u00fchlen sich nicht wertgesch\u00e4tzt. Im schlimmsten Fall verlieren sie die Bereitschaft, weiterhin aktiv und produktiv bei der Prozessaufnahme mit zu arbeiten<\/li>\n<li>Man verliert ggfs. wichtige Informationen, auch f\u00fcr sp\u00e4tere Prozessoptimierungen. Denn die wichtigste Frage ist: \u201eWarum macht jemand etwas anders\u201c. Nur dass diese Vorgehensweise in der Unterzahl ist, bedeutet nicht gleichzeitig, dass diese schlechter oder falsch ist.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Deswegen sollte man, egal in welcher Form, alle Varianten und Alternativen ber\u00fccksichtigen und mit aufnehmen.<\/p>\n<div id=\"attachment_784\" style=\"width: 650px\" class=\"wp-caption aligncenter\"><img decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-784\" class=\"wp-image-784 size-full lazyload\" data-src=\"http:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Quer-checken.jpg\" alt=\"Quer checken\" width=\"640\" height=\"294\" data-srcset=\"https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Quer-checken.jpg 640w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Quer-checken-300x138.jpg 300w, https:\/\/prozessmaler.de\/wp-content\/uploads\/Quer-checken-500x230.jpg 500w\" data-sizes=\"(max-width: 640px) 100vw, 640px\" src=\"data:image\/svg+xml;base64,PHN2ZyB3aWR0aD0iMSIgaGVpZ2h0PSIxIiB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciPjwvc3ZnPg==\" style=\"--smush-placeholder-width: 640px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 640\/294;\" \/><p id=\"caption-attachment-784\" class=\"wp-caption-text\">Quer checken und alle Meinungen w\u00fcrdigen<\/p><\/div>\n<p><strong>Der Quer-Check<\/strong><\/p>\n<p>Meine Empfehlung ist immer, die Teilnehmeranzahl bei Workshops nicht zu gro\u00df werden zu lassen. Dies bedeutet dann manchmal, dass ein Repr\u00e4sentant die Prozesse f\u00fcr andere oder ein komplettes Team vertritt. \u00c4hnliches gilt nat\u00fcrlich f\u00fcr Einzelinterviews.<\/p>\n<p>In diesen F\u00e4llen sollte man ber\u00fccksichtigen, dass man \u201enur\u201c eine Stichprobenaufnahme hat. Diese mag die Realit\u00e4t in einem hohen Grad wiedergeben. Sicherheitshalber sollte man hier einen Quer-Check machen, und die \u201eAnsicht des Einzelnen\u201c mit anderen Beteiligten abstimmen und so sicherzustellen, dass wirklich keine Informationen auf der Strecke bleiben.<\/p>\n<p>Im einfachen Fall ist das recht einfach, indem man die finale Prozessdokumentation zwecks Feedbacks an alle Beteiligten schickt. Geht schnell, birgt aber das Risiko, dass die Dokumentation nicht richtig oder sogar falsch verstanden wird, da die Leser nicht beim Workshop dabei waren. Sofern m\u00f6glich empfehle ich daher immer, eine solche Abstimmung auch in einem gemeinsamen Termin zu machen, in dem man dann Verst\u00e4ndnisfragen und offene Punkte kl\u00e4ren kann.<\/p>\n<p><strong>Andere Sichten<\/strong><\/p>\n<p>Bei Prozessen und einzelnen T\u00e4tigkeiten gibt es oft viele Beteiligte, wie z.B. derjenige, der den Ablauf ausf\u00fchrt und derjenige, der daf\u00fcr die passenden IT-Tools zur Verf\u00fcgung stellt. Gerade in diesen F\u00e4llen kommt es oft vor, dass es eine \u201eWissensl\u00fccke\u201c zwischen den Beteiligten gibt. Nicht selten bekomme ich folgende Antwort, wenn ich den Ausf\u00fchrenden nach einer m\u00f6glichen IT-Unterst\u00fctzung zu seiner T\u00e4tigkeit bekomme: \u201eDas geht nicht!\u201c. Oder: \u201eDas hatten wir schon mal geplant, l\u00e4sst sich aber nicht umsetzen\u201c. Das mag tats\u00e4chlich die Realit\u00e4t widergeben, aber genauso oft stellt sich bei genauerem Nachfragen heraus, dass es dennoch eine IT-L\u00f6sung gibt, die einfach nicht bekannt ist oder die man nicht richtig ausgef\u00fchrt hat. Dieses kleine Beispiel zeigt, dass oft \u2013 wie in fast allen Bereichen \u2013 eine einfache Kommunikation wesentlich dazu beitr\u00e4gt, Informationen zu verifizieren und zu qualifizieren.<\/p>\n<p><strong>Fazit:<\/strong><\/p>\n<p>Selbstverst\u00e4ndlich sind die richtigen Methoden und Techniken wichtig, wenn man Prozesse aufnehmen und dokumentieren m\u00f6chte. Und oft ist eine Prozessaufnahme auch in mehrere Teilschritte zerlegt, so dass man im Zweifelsfall noch nachkorrigieren kann. Dennoch gibt es daneben ein paar Dinge, die man beachten sollte, um wirklich vollst\u00e4ndige und qualitativ hochwertige Informationen bei der Prozessaufnahme zu erhalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Es gibt viele Methoden und Techniken, um Prozesse aufzunehmen, wie z.B. durch Interviews oder Workshops, mit Hilfe von Moderationstechniken oder direkter Visualisierung in Prozessmodellierungstools, und und und\u2026In diesem Blogbeitrag geht es mal nicht um die \u201eperfekte\u201c Methode, sondern ein paar Faktoren, die manchmal entscheidend f\u00fcr die Qualit\u00e4t und Vollst\u00e4ndigkeit der Prozessaufnahme sein k\u00f6nnen, man oft [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":783,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","footnotes":""},"categories":[181,168],"tags":[171],"class_list":["post-780","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-beitraege","category-wissen-und-werkzeuge","tag-blog"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.6 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>5 Erfolgsfaktoren f\u00fcr eine vollst\u00e4ndige und qualitativ hochwertige Prozessaufnahme - Prozessmaler<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wissen und Erfahrungen rund um Organisation, Gesch\u00e4ftsprozesse &amp; Digitalisierung. 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