Schlagwort: Prozessmanagement

017 Hörerfragen

Nach 16 Folgen und einem regen (Mail)Austausch zu den einzelnen Themen, möchte ich in dieser Folge auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Dabei beantworte ich sowohl Fragen zu meiner Methodik und Vorgehensweisen, genauso wie über meine Erfahrungen mit bestimmten strategischen Entscheidungen. Und nicht zuletzt nutze ich die Folge auch, um mein neues Projekt vorzustellen. Die BPM-Bibliothek als zentrale Stelle für meine Werkzeuge und Vorgehensweisen.

Inhalt & Themen:

1. Wie machst du das? Mit welchen Werkzeugen?
2. Gibt es Unterschiede zwischen Prozesslandkarten und QM-Prozesslandkarte?
3. Was ist der Unterschied zwischen einem Process Owner und einem Prozessmanager?
4. Was ist agiles Prozessmanagement und wie nutzt du das?
5. Wenn ich Prozesse gestalte, soll ich dann vorher eine Ist-Aufnahme machen?

016 Prozess-Schnittstellen

Business Process Management (BPM) ist eigentlich dazu gedacht, Dinge einfacher und besser zu machen. Dokumentierte Prozesse sorgen für ganzheitliche Transparenz. Dadurch können Prozesse z.B. optimiert und automatisiert werden. Als Ergebnis erhält man schlanke Prozesse, die Fehler und Kosten minimieren und zu effektiverem und effizienterem Arbeiten führen. Welches Unternehmen träumt nicht von solchen Resultaten?

Leider jedoch liegen Theorie und Praxis oft weit auseinander, so dass viele der erhofften Ergebnisse nicht realisiert werden können. Einer der Gründe hierfür ist, dass BPM oft zu kompliziert und von starren BPM-Methoden und -Techniken geprägt ist.

Der Prozessmaler Podcast ist mein persönlicher Podcast über meine Erfahrungen und Erlebnisse aus über 12 Jahren Tätigkeiten im Business Process Management. In dieser Zeit habe ich BPM aus verschiedenen Perspektiven kennengelernt, sowohl aus Anwender -als der strategischen Sicht. Dieses Wissen möchte ich nun mit allen teilen, die BPM in ihrem Unternehmen einsetzen (möchten) oder sich bereit mit der Strukturierung und Visualisierung von Geschäftsprozessen beschäftigen.

Feedback, Anregungen, Themenwünsche und ähnliches sind jederzeit gern gesehen – am besten per Mail an feedback@prozessmaler.de.

015 Sollprozesse gestalten

Ob man will oder nicht: Unternehmen kommen nicht herum, neue Prozesse oder Systeme einzuführen. Zu Beginn der oft großen Veränderungsprojekte steht dabei meist die Aufgabe, die gewünschten Sollprozesse zu definieren. Eine Aufgabe, die oft schon entscheiden für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes ist. In dieser Episode erläutere ich, wie man Zielprozesse gestalten kann und worauf man achten sollte.

Inhalt & Themen:
1. Allgemein: Was verstehe ich unter Sollprozesse?
2. Der erste Schritt: das Zielbild klar formulieren
3. Das Zielbild verfeinern
4. Standardaufgaben bei der Prozessgestaltung
5. Kurzer Ausblick: Implementierung
6. Tipps & Tricks

014 Die wichtigsten Informationen zu Prozessen und Tätigkeiten

Der Mix macht es. Prozessdokumente können zu grob, aber auch zu detailliert beschrieben sind. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Prozessdokumente, aber alle haben eins gemeinsam: sie sollen dem Leser die Geschäftsabläufe in einer gewissen Form übermitteln. Die Herausforderung dabei ist, das richtige Mittel zwischen zu abstrakter und zu detaillierter Darstellung zu finden. Fehlende Informationen einerseits können zu Unklarheiten, ständigen Nachfragen und im schlimmsten Fall auch zu falschem Handeln führen. Zu viele oder sogar unnötige Informationen machen Prozessdokumentationen unnötig kompliziert und verwirren den Leser eher als sie ihm weiterhelfen. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter Prozess und Tätigkeiten?
2. Warum es wichtig ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren
3. Die wichtigsten Informationen zu Prozessen
4. Die wichtigsten Informationen zu Tätigkeiten
5. Tipps und Tricks

013 Die EPK

Die EPK – die ereignisgesteuerte Prozesskette – ist nach wie vor eine oft genutzte Form, um Prozesse zu modellieren. In dieser Folge geht es um die EPK, Vor- und Nachteile dieser Notation und warum ich sie nach wie vor gerne nutze

Inhalt:
1- Allgemeines zur EPK
2. Wie man eine EPK modelliert
3. Vor- und Nachteile
4. Fazit

012 Jobprofil eines freiberuflichen BPM-Berater

In dieser Folge gehe ich auf das Jobprofil des freiberuflichen BPM-Beraters ein und erkläre, worauf es ankommt und mit welchen Herausforderungen man dabei rechnen muss.

Des Öfteren werde ich von „Nicht-BPM’lern“ gefragt, was ich denn eigentlich so mache und was denn eigentlich ein freiberuflicher BPM-Berater ist. In dieser Folge berichte ich, ausgehend von meinen eigenen Erfahrungen, wie man Freiberufler wird, worauf es ankommt, und was das Tages- und Projektgeschäft so ausmacht. Dabei ist es mir wichtig, auch nicht nur auf die schönen Seiten der Selbständigkeit hinzuweisen, sondern zum Beispiel auch auf die Herausforderungen der Akquise oder Leerlaufzeiten ohne Umsätze.

Inhalt & Themen:
1. Was ist überhaupt ein Freiberufler?
2. Welche Typen von BPM-Beratern gibt es?
3. Für wen arbeitet man und wie kommt man an Aufträge?
4. Wie berechne ich meinen Stunden- und Tagessatz?
5. Fallstudie: von Anfrage bis nach dem Projekt
6. Tipps und Tricks

011 Lipok Methode – Prozesse einfach und schnell aufnehmen

Transparente Unternehmensprozesse sind die perfekte Basis für flexibles Handeln. Dokumentiere Prozesse sind hierfür unabdingbar. Doch es muss nicht immer die professionelle und absolut detaillierte Prozessdokumentation oder Prozessmodell sein. Prozesse zu dokumentieren kann auch sehr einfach sein, und von jedem durchgeführt werden. Eine gute Methode hierzu ist die Lipok-Methode, mit der jedermann seine Abläufe vernünftig abbilden kann. In diesem Podcast erläutere ich, was die Lipok-Methode ist und wie man sie gewinnbringend anwenden kann.

Inhalt & Themen:
1. Was ist die Lipok-Methode und wie kann ich sie nutzen?
2. Wie dokumentiere ich mit der Lipok Methode?
3. Fallstudie Lipok Methode
4. Tipps und Tricks

010 Wie Dokumentenmanagementsysteme die Prozessdokumentation unterstützen und die internen Abläufe optimieren können

In dieser Folge spreche ich mit Patrick Fischer (SOLOX) darüber, wie Prozessdokumente mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sinnvoll organisiert werden können und wie man damit gleichzeitig seine internen Abläufe optimiert. Dokumentierte Geschäftsabläufe sind besonders wichtig für die Transparenz im Unternehmen. Sind die Prozessdokumente erstellt, sind allerdings noch nicht alle Herausforderungen bewältigt. Über eine so genannte Prozessarchitektur lassen sich Prozesse zwar strukturieren und organisieren. Was dennoch bleibt, ist das Management der Dateien, Dokumente und Informationen. Hier können Dokumentenmanagementsysteme einen wertvollen Beitrag dazu leisten, den richtigen Überblick zu bewahren, und zugleich seine Abläufe zu optimieren. Wie das funktioniert, und warum Dokumentenmanagement nichts mehr mit dem Einscannen von Papier zu tun hat, das verrät Patrick Fischer von SOLOX, Experte für Prozessoptimierung, Workflow- und Dokumentenmanagement.

Inhalt & Themen:
1. Welche Prozesse sollte man dokumentieren und wie?
2. Welche Möglichkeiten gibt es, Dokumente sinnvoll zu managen?
3. Wie lassen sich interne Prozesse verbessern und Prozessdokumente mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen organisieren?
4. Fallstudie: Wie führe ich ein DMS für Prozessdokumente ein?

009 Die Wichtigkeit von Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung

Dokumentierte Geschäftsabläufe sorgen nicht nur für Transparenz im Tagesgeschäft oder bei der Gestaltung neuer Prozesse, sondern sind auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherung, z.B. für Nachfolgen, Interims Management oder zur Vorbereitung von Finanzierungsgesprächen. Heinrich Brühl, Inhaber von Brimacs und Experte für Unternehmensdokumentation, erläutert in dieser Folge, warum die Prozessdokumentation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensdokumentation ist, und wie man diese auf einfache Weise darstellen kann. Jan Hossfeld, geschäftsführender Gesellschafter der Infosys Kommunal GmbH und selbst Nachfolger, ergänzt diese Thematik durch seine eigenen Erfahrungen

Inhalt & Themen:
1. Was ist eine Unternehmensdokumentation und warum benötige ich so etwas?
2. Welchen Stellenwert hat die Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung
3. Fallstudie: einfache und schnelle Installation einer Unternehmensdokumentation
4. Tipps & Tricks

008 Der Freigabeworkflow im BPM

Freigabeworkflows im BPM stellen einen standardisierten Ablauf in einem Unternehmen dar, um Prozessdokumente und Prozessmodelle freizugeben und zu veröffentlichen. Dadurch soll für eine qualitativ hochwertige und gleichbleibende Dokumentation der Prozesse gesorgt werden. Jedes Unternehmen kann diesen Workflow frei definieren und implementieren, oft stellt man jedoch starke Gemeinsamkeiten fest. Trotz der vielen Vorteile haben solche Freigabeworkflows aber oft auch ihre negativen Seiten: sie bieten viel Potential für lange Schleifen und halten somit die Freigabe oft unnötig auf. Was kann man dagegen tun? Vor allem in Projekten, wenn schnelle Lösungen benötigt werden? Oder unter dem Hintergedanken einer Agilität, die immer mehr zum Trend wird, auch im BPM?

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter einem Freigabeworkflow im BPM und warum brauch man sowas
2. Beispiel: Freigabeworkflow eines Prozessmodells
3. Probleme innerhalb eines Freigabeworkflows und was man dagegen tun kann
4. Tipps & Tricks