Wachstumsprozesse aus eigener Erfahrung – Teil 1: Prozesse als Freelancer

Die falsche Geschäftsidee? Fehlender Unternehmergeist oder ein schlechtes Team? Wenn eine Gründung scheitert, sind das oft die Gründe, die dafür angeführt werden. Aber es gibt vereinzelt auch andere Meldungen. Die lauten dann vielleicht irgendwie so: „Unternehmen ist mit dem schnellen Wachstum nicht zurechtgekommen“. Doch was bedeutet das alles? Und was kann man dagegen tun?

Regelmäßige Leser dieses Blogs wird jetzt meine Antwort wenig überraschen: Sowas passiert, wenn man nicht die richtigen Prozesse und Strukturen hat. Und die Lösung liegt somit auf der Hand: Prozessmanagement! Und ja, auch für Gründer und sehr kleine Unternehmen. Denn die Vorteile und Nutzen eines Prozessmanagements sind nicht nur für große Konzerne reserviert. Im Gegenteil. In dieser Blog-Serie berichte ich von meinen eigenen Erfahrungen.

Mein eigenes Wachstum

Wenn ich von eigenen Erfahrungen spreche, meine ich hier ausnahmsweise mal nicht die Erfahrungen, die ich in meinen Projekten oder mit meinen Kunden gesammelt habe. Dieses Mal geht es um mich selbst und um meine Entwicklung vom Freelancer zum (kleinen) Unternehmen. Denn in den verschiedenen Phasen seit meiner Gründung habe ich oft erlebt, wie wichtig strukturierte und dokumentierte Prozesse sind, um einfacher durch den Arbeitsalltag zu kommen. Ich konnte quasi vieles von dem, was ich meinen Kunden immer predige, und ja auch hier fleißig zum Besten gebe, auf mich selbst anwenden, und so auch am eigenen Leib erfahren, was funktioniert und was nicht, und wo der Einsatz verschiedener Prozessmanagement-Lösungen und Werkzeuge Sinn macht und wo nicht.

Der Start als Freelancer

Zunächst einmal hat alles sehr simpel begonnen. Die formale Gründung ist an vielen Stellen, z.B. im Internet, gut beschrieben. Dazu bekommt man gute Hilfestellungen von Steuerberaten, IHK Gründungszentren & Co. Da vieles davon auch einmalig ist, habe ich einfach gemacht, abgehakt und losgelegt. Ebenso mit anderen trivialen Sachen wie einer kleinen Homepage oder Visitenkarten. Prozesse oder Dokumentationen? Nein, war nicht notwendig. Eine gute Archivierung der erhaltenen Dokumente, am besten auch digital, das reichte für den Anfang. Also war ich plötzlich selbständig. Und drei Tage nach Gründung hatte ich doch tatsächlich schon den ersten großen Auftrag: ein 3-monatiges Projekt bei einem großen deutschen Konzern. Fantastisch!

Ja, war es. Denn bei allem darf man eines nie vergessen. Geld verdienen ist immer PRIO 1. Die beste Organisation, die besten Strukturen und Prozesse bringen nichts, wenn man kein Geld verdient. Dennoch kann ich an dieser Stelle schon eins vorausschauend sagen: Sinnvollerweise verknüpft man beides, denn irgendwann kommt der Punkt, da wäre man froh, die ein oder andere Vorgehensweise schnell nochmal nachlesen zu können.

Nichts desto trotz verlief mein Start gut, auch was die Prozesse betraf. Das einzige, was ich eigentlich regelmäßig und auf die gleiche Weise ausführen musste, waren buchhalterische Themen. Aus Kostengründen wollte ich das alleine erledigen, bzw. mich durch meine Frau unterstützen lassen. Also schnell ein Tool angeschafft, das hier hilft, und mit dem Steuerberater die wichtigsten Sachen eingerichtet. Wird schon irgendwie gehen.

Die erste kleine Prozessdokumentation

Ging es, aber anfänglich erstmal sehr holprig. Denn die Software enthielt zwar eine recht vernünftige Dokumentation. Die war aber leider nicht auf meine Bedürfnisse zugeschnitten, so dass ich erstmal meine Abläufe selbst definieren musste. Für die verschiedenen Aufgaben habe ich mir dazu jeweils eine einfache Excel-Tabelle angelegt, und dort das Vorgehen Schritt-für-Schritt (oder: Zeile für Zeile) erfasst, und meine Bemerkungen hinzugefügt und die ein oder andere Stelle auch mit Bildschirmausschnitten versehen. Prozessdokumentation leichtgemacht. Aber verdammt effektiv & effizient.

Denn schnell habe ich gemerkt, dass ich nun mal Prozessmanagement mein Spezialgebiet ist und nicht Buchhaltung. Das hat dazu geführt, dass ich ständig in meinen Unterlagen nachschauen musste, sobald ich irgendwie an die Buchhaltung ran musste. Aber hey, alles war gut dokumentiert, also kein Problem. Hat mal was gefehlt, einfach schnell ergänzt, uns so ist innerhalb weniger Wochen eine ziemlich gute Dokumentation meiner Buchhaltung entstanden. Aber noch viel besser war: nach einiger Zeit hat meine Frau die Buchhaltung übernommen. Sie ist auch keine gelernte Buchhalterin, aber mit meinen dokumentierten Prozessen war es auch für sie nicht schwer, die Aufgaben regelmäßig zu erfüllen. Und dies alles so gut, dass auch der Steuerberater nicht die Flucht ergriffen hat 😉

Fazit

Grade in der Grünungsphase, vor allem wenn man alleine ist, gibt es sehr viele Dinge zu tun. Einiges davon ist einmalig, und wenn man es erledigt hat, muss man sich nie wieder damit beschäftigen. Manches kommt garantiert regelmäßig, wie z.B. die Buchhaltung. Für solche Prozesse sollte man schon recht früh anfangen, eine gewisse Dokumentation zu führen. Das muss nichts Kompliziertes sein. Einfach Excel- oder Word-Beschreibungen und Checklisten reichen da oft. Und ersparen auf Dauer jede Menge Arbeit. Es gibt aber auch Abläufe, die finden nicht so regelmäßig wie die Buchhaltung statt. Man ist dann oft geneigt, dazu nichts Schriftliches festzuhalten. Wie ich selbst erleben musste (und auch bald hier beschreiben werde), sind das genau die Dinge, die einem irgendwann die Zeit fressen. Und Zeit- und Nervenfresser, das sind genau die Dinge, die man nicht gebrauchen kann. Vor allem, wenn man nicht nur für sich alleine arbeitet, sondern noch Mitarbeiter führen und ein Unternehmen leiten muss.

Im nächsten Teil der Serie „Wachstumsprozesse aus eigener Erfahrung“ berichte ich darüber, was die Einstellung meiner ersten Mitarbeiterin verändert hat. Stay tuned!