In dieser Serie berichte ich darüber, wie ich aus eigener Erfahrung die Wichtigkeit von Prozessen und den dazugehörigen Strukturen kennengelernt habe. Im ersten Teil (siehe hier) habe ich kurz beschrieben, dass ich bereits als Freelancer die ein oder andere kleine Prozessdokumentation angefertigt habe, und mir (und meiner Frau) damit das Leben ein Stückchen einfacher gemacht habe. Da ich damals aber alles (ok, fast alles) selbst gemacht habe, musste ich mich um solche banale Sachen wie Dokumentations-, Informations- und Ablagesystem nicht kümmern. Ganz zu schweigen von „professionellen“ Themen wie Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Und dann kam sie….
Herzlich Willkommen, die erste Mitarbeiterin
Es ging irgendwie plötzlich alles ganz schnell. Mächtig viel zu tun in meinem Projekt und keine Ressourcen. Und dann kam die Frage, ob ich niemanden kenne. Und 2 Wochen später hatte ich meine erste Mitarbeiterin. Schnell Arbeitsvertrag gemacht und mit Hilfe des Steuerberaters alles andere Notwendige erledigt. Und weil alles so schnell ging, ging leider auch wieder einiges unter. Zumindest was das Festhalten meiner Aktivitäten für spätere Zeiten betrifft. Wann ist was zu tun, wenn man jemanden einstellt? Welche Formulare benötige ich, was ist zu besorgen, welche Software muss ich anschaffen. Einige Zeit später wäre ich froh gewesen, diese ganzen Informationen schnell aus dem Hut zaubern zu können. Eine einfache Checkliste hätte da an vielen Stellen gereicht.
Und dann war es plötzlich vorbei mit der Routine
Am Anfang lief eigentlich alles optimal. Wir waren beide eigentlich Vollzeit in dem Projekt beschäftigt, wo wir recht eigenständig agierten. Ich habe nebenbei noch Rechnungen geschrieben und die (Lohn)Buchhaltung erledigt. Somit hatten wir eigentlich zunächst sehr wenige Reibungspunkte, oder um im Fachjargon zu bleiben: Schnittstellen. Wo auch?
Aber Zeiten ändern sich bekanntlich ja gelegentlich mal, und so war es auch bei uns. Die Projekte gingen so langsam zu Ende, und wir hatten es erstmal versäumt, rechtzeitig für Nachschub zu sorgen. Lief ja alles reibungslos, Akquise und Marketing haben wir bislang nicht gebraucht. Aber irgendwann wurde uns dann klar: hey, brauchen wir doch, und zwar am besten schnell. Die Frage also, was tun? Einfach lostelefonieren und Anzeigen schalten? Nein, wir brauchen richtige Prozesse. Ein Prozessberater, der selbst Prozesse braucht. War irgendwie schon kurios für uns.
Der aller Anfang: unsere erste Prozesslandkarte
Aber man hat dann als „Insider“ natürlich auch einige Vorteile. Uns was bewusst, dass wir nicht mit einzelnen Prozesse ins Blaue schießen dürfen, sondern die Geschichte ganzheitlich angehen müssen. Da auch weiterhin die Projektarbeit einen großen Teil unserer Zeit beanspruchen wird, müssen auch nicht nur Prozesse her, sondern auch gleich die richtigen Verantwortlichkeiten. Und damit auch alles schön gleich aussieht, müssen diverse Standards her.
Gesagt getan: über eine einfache Prozesslandkarte haben wir dargestellt, was es denn so alles zu tun gibt. Ich als Häuptling hatte da einige Managementprozesse. Alles, was wir verkaufen und unseren Kunden anbieten, haben wir in die Kernprozesse gepackt. Und die „lästigen“ Verwaltungsaufgaben, die uns immer wieder beschäftigen, kamen analog in die Unterstützungsprozesse. Zu jedem der Prozesse haben wir dann einen Verantwortlichen zugeteilt, der für die Durchführung zuständig war. Und dazu haben wir uns noch ein paar Vorlagen und Dokumentationssysteme definiert, damit wir schnell die richtigen Informationen finden. Somit war eine ordentliche Basis für den Start unseres eigenen Prozessmanagements gebildet.
Fazit
Übt man Tätigkeiten immer nur alleine aus, so gibt es durchaus Wechselwirkungen und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Da man sich aber nicht mit anderen abstimmen muss, läuft das meist recht reibungslos. Kommt nur ein weiterer Beteiligter hier hinzu, ändert das quasi alles. Man muss sich neu organisieren, Verantwortlichkeiten festlegen und das Zusammenspiel definieren. Eine einfache Prozesslandkarte kann dies in einem Bild.
Im nächsten Teil der Serie „Wachstumsprozesse aus eigener Erfahrung“ berichte ich darüber, wie wir auf dieser Basis dann unsere ersten Prozesse gestaltet habe. Stay tuned!
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