Definitions- und Ausprägungskopien

Heute möchte ich mal einem Thema widmen, dass mir irgendwie in jedem Projekt begegnet, das mit ARIS zu tun hat. Vorab, hier gibt es jetzt keine Tool-Analyse oder Bewertung. Es geht rein um das Kopieren von Objekten bei der Prozessmodellierung mit ARIS. Dort gibt es nämlich beim Kopieren die Möglichkeit, eine Ausprägungs- oder eine Definitionskopie zu erstellen. Wenn man den Unterschied nicht kennt oder nicht berücksichtigt, kann das bei der Modellierung unangenehme Nebenwirkungen haben.

Die Ausgangslage

Um die Schwierigkeit in der Anwendung der Kopien zu verstehen, ist erstmal ein wenig Background-Wissen notwendig. Fügt man in ARIS ein Objekt in der Modellierung hinzu, wird für dieses Objekt ein eineindeutiger Datenbankeintrag mit allen vorhandenen Informationen, wie z.B. Bezeichnung und weiteren Zusatzattributinformationen, angelegt. Soweit wenig spektakulär. Dies ist aber genau das, was es nun zu berücksichtigen gilt.

Ausprägungskopie und Definitionskopie

Bei der Ausprägungskopie wird dann dieses Objekt mit samt dem vollständigen Datenbankeintrag kopiert. D.h. es wird nicht nur der sichtbare Teil, das Symbol und die Benennung, sondern auch alle „versteckten“ Attributinformationen kopiert. Der Datenbankeintrag bleibt der gleiche.

Bei einer Definitionskopie wird auch der sichtbare Teil kopiert. Allerdings wird bei einer Definitionskopie ein neuer(!) Datenbankeintrag angelegt. Dieser enthält zwar auch die Informationen des Ursprungsobjekts, besitzt aber eine neue eineindeutige Referenz. Quasi: aus eins mach zwei.

Was passiert kann, wenn man Ausprägungskopien nutzt

Zunächst einen Blick auf den typischen Office-User: mit Copy/Paste (Strg+C/V) werden meist zwei Ziele verfolgt (mal abgesehen davon, dass man nicht alles nochmal tippen muss):

1. Eine Zeichenkette o.ä. 1:1 kopieren, z.B. Wörter, Tabelleninhalte oder Formen in Powerpoint. Danach geht es direkt weiter
2. Eine Zeichenkette o.ä. zwar kopieren, danach direkt abändern. Z.B. ich kopiere „Dezember“, ändere dann die ersten Buchstaben direkt ab und es wird „November“ daraus.

Das alles ist so eingespielt und selbstverständlich, dass man sich darüber gar keine Gedanken mehr macht. Sollte man aber, wenn man in ARIS Prozess modelliert.

Was passiert nun, wenn man in ARIS Ausprägungskopien macht, und eine davon später ändert, also wie in Beispiel 2? Wie oben erläutert, haben Ausprägungskopien den gleichen Datenbankeintrag. Ändere ich also was in einem Objekt, dann wird der Datenbankeintrag verändert, und somit auch alle anderen Objekte.

Beispiel:

Ich starte meine Modellierung und füge eine Rolle „Lieferant“ ein. Diese nutze ich als Ausprägungskopie noch öfters in meinem Prozess. Dazu nutze ich wie gewohnt „Strg+C/V“ (Hinweis: mit Copy/Paste werden immer(!) Ausprägungskopien erstellt; um Definitionskopien zu erstellen, mus man im Kontextmenü mit der rechten Maustaste den entsprechenden „einfügen als“ Eintrag auswählen. Irgendwann fällt mir dann auf, dass an einer bestimmten Tätigkeit ja gar nicht der Lieferant beteiligt ist, sondern der Einkäufer. Also benenne ich das Objekt einfach um. Die Folge: durch das Umbenennen des Objekts wird nicht nur der sichtbare Teil verändert, sondern auch der Datenbankeintrag. Und dadurch wiederum alle Objekte, die auf den gleichen Eintrag referenzieren. D.h. überall, wo vorher „Lieferant“ gestanden hat, steht nun „Einkäufer“.

In einem einzelnen Prozessmodell fällt der Fehler vielleicht schnell auf. Komplizierter dagegen wird es, wenn das Objekt noch in anderen Prozessmodellen und von anderen Prozessmodellierern verwendet wird. Dort führt eine Änderung dann zwangsläufig zu einem Fehler in der Prozessbeschreibung.

Das Beispiel mit Definitionskopien

Was wäre nun passiert, wenn man in obigem Beispiel Definitionskopien genutzt hätte. Dann hätte ich an jeder Tätigkeit ein eigenes Objekt mit eigenem Datenbankeintrag gehabt. Und somit hätte ich jedes Objekt umbenennen können, ohne dass dies Auswirkungen auf andere Objekte gehabt hätte. Der Nachteil hiermit sicherlich: es entstehen sehr viele Datenbankobjekte für das gleiche Objekt. Und dies ist mit Sicherheit auch nicht im Sinne einer datenbank-basierten Prozessmodellierung.

Empfehlungen

Vorweg muss man sagen, dass alle „Kopierfehler“ wieder rückgängig gemacht werden können. Dies erfordert meist aber sehr viel Zeit und Aufwand. Für mich persönlich haben folgende Punkte gut funktioniert:

1. Beim Modellieren nicht mehr „Strg+C/V“ nutzen, sondern immer über das Kontextmenü einfügen. Erfordert eine gewisse Umstellung und Disziplin, aber führt dazu, dass man sich Gedanken über die richtige Kopie macht.
2. Die Vorschlagsfunktion bei der Benennung der Objekte nutzen. Hier kann man gleich erkennen, ob das Objekt mit einem solchen Namen bereits existiert. (Am sinnvollsten ist es natürlich, wenn man für Rollen, Systeme etc. schon feste Stammdaten definiert hat, die es dann zu nutzen gilt)
3. Im Zweifelsfall die Definitionskopie nutzen. Besser ich habe ein paar unnötige Datenbankobjekte zu viel anstatt falscher Prozessinformationen. Dieser Umstand lässt sich später durch einen ARIS-Admin leichter bereinigen.
4. Vor nachträglichen Änderungen die Objektinformationen prüfen, ob das Objekt auch in anderen Prozessen genutzt wird. Dadurch weiß ich, ob ich das Objekt einfach verändern darf.
5. Um Rat fragen. Macht man viel zu selten. Aber erfahrene Prozessmodellierer oder die ARIS-Administratoren oder –Architekten helfen mit Sicherheit gerne weiter

Fazit

Modellobjekte kopieren? Hört sich eigentlich ganz trivial an. Zumindest in ARIS kann einfaches Kopieren jedoch zu Resultaten führen, mit denen man vielleicht nicht unbedingt rechnet. Deswegen empfiehlt es sich, hieraus besonders zu achten, wenn man Prozesse modelliert. Verbessert die Qualität und reduziert unnötige Nacharbeiten.