Ein bekannter Zeit-Killer in Unternehmen ist die Suche nach Dokumenten. Hier kann ein einfaches Inhaltsverzeichnis helfen.
Das Inhaltsverzeichnis
Bücher haben es. Magazine und Berichte haben es. Doktor- und Diplomarbeiten haben es: ein Inhaltsverzeichnis.
Es ist dafür das, schnell einen Überblick über die Struktur & Inhalte des Werkes zu geben und einzelne Themen leicht zu finden.
Eigentlich sehr praktisch. Und hat sicherlich vielen von uns die Suche schon hier oder da mal vereinfacht.
Im Unternehmen
Warum also nicht einfach ein Inhaltsverzeichnis über die Dokumente im Unternehmen erstellen?
Hier reicht eine Word- oder Excel Datei mit zunächst wenig Informationen:
- Dokumententitel
- Kurzbeschreibung des Inhaltes (wirklich kurz!)
- Ablageort (ob Datei oder Papier)
Wichtig ist natürlich, dass dieses Inhaltsverzeichnis selbst leicht zu finden ist oder „prominent“ platziert ist. Und regelmäßig aktualisiert wird. Hier empfehlt sich, das Inhaltsverzeichnis in eine Dokumentensteuerung zu integrieren.
Erweiterungen
Genau hier liegt ein weiterer Vorteil. Man kann das Inhaltsverzeichnis um beliebige weitere hilfreiche Information ergänzen, die der Dokumentensteuerung / – lenkung, aber auch Qualitätssicherung nützlich sind:
- Autor
- Erstellungsdatum
- Veröffentlichungsdatum
- Änderungsdatum
- Reviews- / Audit- / Prüfdatum
Somit schafft man sich eine zentrale Datei, die vielen Anforderungen gerecht wird.
Einschränkungen
Aber Vorsicht! Es ist nicht ratsam, alles in dieses Inhaltsverzeichnis zu packen. Dann besteht die Gefahr, dass die Übersichtlichkeit wieder verloren geht.
Gut geeignet ist eine solche Übersicht für Dokumente, die
- regelmäßig im Tagesgeschäft genutzt und
- selten verändert werden,
wie z.B. Vorlagen, Musterformulare, Datenlisten (z.B. Preislisten) oder andere Steuerungs- und Arbeits- & Hilfsdokumente.
Zu den Gegenbeispielen gehören Geschäftslage wie Angebote, Rechnungen oder Dokumente, die oft angepasst werden, wie Termin- und Projektpläne.
Fazit
Neben all den modernen Lösungen, die es mittlerweile gibt, mag ein Inhaltsverzeichnis sehr old-school wirken. Dafür ist es aber ein sehr einfaches und praktisches Werkzeug, welches einen extrem hohen Nutzen hat, sehr individuell gestaltet werden kann und von allen Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird. Ausprobieren lohnt sich!
