Ja wo ist denn das Teil?

Es ist in vielen fertigenden und produzierenden eines, wenn nicht sogar der größte Zeitkiller und Kostenfresser: Material und Teile, die benötigt werden, sind nicht da.

Die Situation

Vor allem folgende Situationen kommen immer wieder so oder so ähnlich vor:

• Man geht ins Lager, um einen Artikel zu holen. Die Odyssee beginnt.
• Der Artikel liegt nicht dort, wo er liegen soll.
• Man sucht. Aber man findet nichts.
• Man fragt andere Kollegen aus dem anderen Team oder der Logistik.
• Die helfen zu suchen. Aber man findet immer noch nichts.
• Jetzt geht man zum Einkauf, um dort nachzuhaken.
• Jetzt gibt es in der Regel zwei Aussagen:
  1. Der Artikel ist geliefert und muss da sein.
  2. Der Artikel ist noch nicht geliefert.
• Im Falle von a) macht man sich vielleicht noch einmal auf die Suche.

Vielleicht hat man sogar Glück.

Wahrscheinlicher ist, dass man die geplante Arbeiten nicht durchführen kann. Und der Teufelskreis beginnt. Aber heute geht es nicht um die Folgen, sondern die Ursachen.

Die Symptome

Schauen wir zunächst auf die Bewertung dieser Situation. Hier gibt es verschiedene Ausprägungen. Die häufigsten sind:

Der Artikel ist geliefert, aber nicht auf Lager:

• Jemand hat falsch eingelagert.
• Jemand hat den Artikel entnommen (versehentlich oder absichtlich, das spielt keine Rolle)

Der Artikel ist gar nicht geliefert:

• Der Einkauf hat mal wieder gepennt.

Die tatsächlichen Ursachen

Ein gelieferter Artikel. Der ist nicht da, wo er sein soll.

An dieser Stelle unterstelle ich den Menschen erstmal keine böse Absicht, sondern stelle mir (viele) Fragen.

Zur Einlagerung:

• Wie war der Weg vom Liefereingang bis ins Lager? Wo könnte das Material hier verschwunden sein?
• Liegt es vielleicht noch im Wareneingang und wurde schlicht vergessen?
• Gibt es klare Anläufe im Wareneingang, um das zu verhindern?
• Ist denn der Einlagerungsprozess klar? Wie wird geregelt, wo welcher Artikel hin muss? Wie wird sichergestellt, dass der auch dorthin kommt, und der Mitarbeiter keine Fehler mehr machen kann?
• Wie werden Lagerplätze und die Einlagerung dokumentiert? Wie darüber informiert

Zur Entnahme:

• Warum hat jemand einen Artikel entnommen, der für andere gedacht war?
• Hat er selbst etwas nicht gefunden und sich schnell Abhilfe verschafft?
• Stimmt der Bestand eigentlich, und ist wirklich was verschwunden, oder war schon vorher der Bestand falsch und es ist eigentlich alles richtig?
• Gibt es unterschiedliche Abläufe für Lagerbestellungen und auftragsbezogene Bestellungen? Wie ist hier der Informations- und Kommunikationsfluss, damit jeder weiß, was Sache ist?

Zur Bestellung:

• Wir wird überhaupt bestellt? Wie ergeben sich Bestellbedarfe und Bestellmengen?
• Gibt es Auftragsbestätigungen von Lieferanten? Werden diese geprüft?
• Gibt es eine regelmäßige Bestellnachverfolgung, in der Liefertermine und Wareneingänge geprüft werden?
• Wie wird kontrolliert, ob eine Bestellung vollständig und richtig eingetroffen ist?
• Gibt es geregelte Abläufe bei Abweichungen?

Zum Vertrieb:

• Wie gelangt die Information über neue Aufträge an die anderen Beteiligten?
• Werden die Daten frühzeitig und vollständig weitergeleitet?
• Sind alle, die an der Auftragsabwicklung beteiligt sind, von Anfang an mit an Bord?
• Sind die Versprechen an den Kunden realistisch und können von allen anderen gehalten werden?
• Wie werden Änderungen auf Kundenseite kommuniziert? Werden sie das denn überhaupt?
• Weiß der Vertrieb eigentlich, was nach dem Auftrag so alles passiert?

Zur Auftragsplanung:

• Haben sich frühzeitig alle abgestimmt?
• Ist allen bekannt, wie die Planung funktioniert und welche Parameter welchen Einfluss haben?
• Gibt es klare strategische Vorgaben & Richtlinien für die Planung, z.B. wie Aufträge priorisiert werden?
• Sind alle Tätigkeiten und Aufgaben in die Planung mit eingeflossen?
• Gibt es genügend Puffer für ungeplante Verzögerungen?
• Werden Änderungen kommuniziert und mit allen abgestimmt?
• Können Änderungen und Auswirkungen bewertet werden? Auch bevor eine Änderung stattfindet?
• Gibt es eine Übersicht, die alle Termine und Abhängigkeiten, von der Anfrage bis zum Versand, darstellt?

Fazit

Ein verschwundenes Teil ist ärgerlich und kann zu großen (wirtschaftlichen) Schäden führen. Doch man sollte vorsichtig sein, den schwarzen Peter allzu schnell zu verteilen. Denn es gibt zahlreiche Gründe, was zu diesem Fehler geführt hat. Oft ist es eine Kombination aus sehr vielen verschiedenen Faktoren.

Mein Tipp: die Prozessketten von ganz vorne aufrollen. Wer hinten beginnt, bekämpft schnell mal die Symptome statt den Ursachen.