Viel Aufwand für wie viel Ertrag?

„Was ist überhaupt notwendig, um überhaupt Geld zu verdienen?“ Auf diese Frage hat wahrscheinlich jeder Unternehmer oder jede Führungskraft seine eigene Antwort. Und die meisten davon werden richtig sein, ohne Frage.

Verzwickter wird es schon, wenn es konkret darum geht, welchen Aufwand man betreiben muss. Zahlengetriebene Menschen werden sich jetzt auf Kennzahlen, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Finanzdaten und Kostenrechnung berufen. Andere rücken vielleicht Qualität oder sonstige Ergebnisse und Leistungen in den Fokus.

Geht man noch einen Schritt weiter, und fragt gezielt nach den notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritten, wird es meist eng mit verlässlichen Aussagen. Hier und da bekommt man vielleicht noch Funktions- oder Abteilungsbezogene Aussagen. In der Regel äußern sich die Befragten eher im Bereich von „Gefühlen“ und „Meinungen“. Die meisten stimmen – ohne faktische Begründung – überein, dass definitiv zu viel getan wird, und man sich eher auf wichtigere Themen konzentrieren muss.

Die Augen werden immer größer

Wer lieber Wissen statt vermuten will, dem stehen im Bereich der Geschäftsprozesse die richtigen Werkzeuge und Methoden bereit, um für Transparenz zu sorgen. Oft reicht hier schon ein grober Überblick, um das darzulegen, was viele befürchten, aber niemand wirklich wahrhaben will: es ist sehr viel Aufwand notwendig, um überhaupt dorthin zu kommen, wo Geld verdient wird (das Ganze kann man aber beliebig darstellen, es geht nicht immer nur ums Geld verdienen).

Wir alle wissen, dass in vielen Branchen und Bereichen ein Wert erst geschöpft werden muss. D.h. übersetzt: es müssen viele einzelne Tätigkeiten erfüllt werden, um von einem Startpunkt dorthin zu kommen, wo für den Kunden ein (Mehr)Wert erzielt wird. Erst dort ist dieser auch bereit, Geld für Produkte und Leistungen zu erzielen. Was viele aber nicht wissen: wie lang diese Kette an Aktivitäten ist, und wie viele administrative Tätigkeiten notwendig sind, bevor überhaupt die eigentlichen Kernleistungen erbracht werden können.

Das Big Picture

Das Big Picture bietet eine gute Möglichkeit, genau diese Transparenz zu schaffen. Das „Big Picture“, einfach ausgedrückt als Übersicht der wichtigsten Abläufe, kann auf knapp einer DIN A4 Seite visuell zeigen, was in einem Unternehmen wirklich passiert (auch hier nochmal der Hinweis: ein Big Picture muss nicht auf Gesamtunternehmensebene erstellt werden, sondern auch beliebig andere Themen, Bereiche und Ebenen abbilden).

Folgende Abbildung skizziert das typische Ergebnis, das ich erhalte, wenn ich mit Unternehmern und Führungskräften deren Big Picture erarbeite. Eine kurze Erläuterung:

• Auf der horizontalen Ebene (rote Pfeile) befinden sich die Hauptprozesse. Hier sei alles dargestellt, was von einem Kundenwunsch oder einer Anfrage bis zur vollständigen Zahlung passiert.
• Die Hauptprozesse werden durch die Teilprozesse (vertikale Ebene mit grauen Pfeilen) detaillierter beschrieben
• Der grüne Pfeil stellt den Bereich dar, in dem die Kernleistungen erbracht werden; also dort, wo in der Regel das Expertenwissen des Unternehmens sitzt und eigentlich das Geld verdient wird. Ja, nur der grüne Pfeil! (Beispiele: die Fertigung, Montage oder Produktion in Industriebetrieben. Der Verkauf im Handel. Die Reinigung in der Gebäudereinigung. Usw.)

Und was sehen wir?

Ich wiederhole: hier handelt es sich zwar um eine Skizze. In der Realität sind diese leeren Kästchen aber mit wirklichen Abläufen und Tätigkeiten gefüllt und das Big Picture sieht so oder so ähnlich aus. Was schnell und klar ersichtlich ist: es gibt jede Menge zu tun, bevor die Kernleistung überhaupt erbracht werden kann. Und auch dann ist noch nicht Schluss. Bis zur Zahlung des Kunden gibt es wiederum einiges an (Ab)Schlussarbeiten.

Das Problem: in diesen Abläufen links und rechts der Kernleistungen lauern sehr viele Kostenfresser, Schwachstellen und Nerventöter. Aber auch sehr viele Potentiale. Viele Unternehmen konzentrieren sich aber nur auf ihre Kernbereiche, in dem Wissen, dass sie dort stark sind und dort ihr Geld verdienen.

Fazit

Mit einem Big Picture kann einfach und schnell für Transparenz gesorgt werden. Oft wird hier ersichtlich, was wirklich in einem Unternehmen getan werden muss, bevor es ans Geld verdienen geht. In diesen (meist administrativen Abläufen) schlummert sehr viel Potential, das wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Was das ist und wie man diese Möglichkeiten erkennt und umsetzt, dazu demnächst mehr.