Beispiel Verzweigung und einfacher Pfad
„Ein Prozess ist nicht kompliziert, wenn er lang ist, sondern wenn er viele Verzweigungen und Schleifen hat.“ So oder so ähnliche Aussagen liest man oft in entsprechender Fachliteratur, oder hört sie in Schulungen zur Prozessmodellierung.
Welche Ansätze gibt es in der Praxis?
Auch in der Praxis werden ähnliche Fragen oft gestellt: „Wie groß darf denn mein Modell sein?“. „Wie lang oder tief darf die EPK sein?“. Zur EPK-Modellierung findet man dabei mehrere Ansätze, um eine sinnvolle Vorgabe zu geben:
1. Einschränkung durch die Anzahl aller Objekte, die in dem Modell verwendet werden, z.B. maximal 30 Objekte / Symbole pro EPK.
2. Einschränkung durch die Anzahl von Tätigkeiten (und Ereignissen), die in dem Modell verwendet werden, z.B. maximal 15 Tätigkeiten pro EPK. Dies ist quasi eine weitere Einschränkung zu 1.
3. Einschränkung durch Anzahl Seiten des Prozessmodells (bei vorgegebener Seitengröße und Einstellung), z.B. maximal 2 DIN A4 Seiten pro Prozessmodell.
Allen Ansätzen ist dabei gleich, dass sie formale Vorgaben geben, aber keinen Bezug zum Inhalt der Prozessmodelle haben.
Was sollte man berücksichtigen?
Meiner Meinung nach sollte man zwei Dinge berücksichtigen, wenn man solche Vorgaben definiert:
1. Die Anzahl der Informationen bzw. Sichten, die ein Prozessmodell enthält:
Möglicherweise modelliere ich nur Tätigkeiten, Ereignisse und verantwortliche Stellen / Rollen. Dann hat man natürlich weitaus weniger Objekte im Modell, als wenn man zusätzlich noch Daten- & IT-Sichten modelliert. Ebenso kann man jedes kleine In- oder Output einer Funktion modellieren, oder diese in Clustern zusammenfassen und an andere Stelle beschreiben und definieren. Bsp.: Objekte an einer Tätigkeit:
Beispiel Objekte an einer Tätigkeit
2. Die Verwendung des EPK-Prozessmodells:
Hier gibt es natürlich viele verschieden Möglichkeiten, wozu man ein EPK Modell nutzt. Beispielsweise seien genannt:
- Veröffentlichung der Prozessmodelle im Tool oder einem Portal
- Integration der EPK-Modelle in andere Prozessdokumente, z.B. Prozessbeschreibungen, Fachkonzepte o.ä.
Je nach Ausgangssituation sollte man also beurteilen, welcher Ansatz am Sinnvollsten ist.
Was tun, wenn der Platz trotzdem nicht reicht?
Da die Vorgaben meist rein formaler Natur sind, bieten sich zwei bewährte Wege, um bei überlangen EPK-Modellen für Platz zu sorgen:
Beispiel EPK in mehrere einzelne EPK aufteilen
1. Konsolidierung mehrere Aufgaben, die von der gleichen Stelle/Rolle ausgeführt werden
Hier reduziert man die Länge, indem man mehrere Tätigkeiten sinnvoll zusammenfasst und ggfs. Objekt- oder Modellattribute oder Freitexte nutzt, um weitere Informationen darzustellen, z.B.:
2. Aufteilung des Prozesses in mehrere einzelne Prozesse*:
Oft ist es auch möglich (und z.T. auch sinnvoll), eine einzelne lange EPK in mehrere kürzere EPK zu unterteilen.
Empfehlung
Ich persönlich nutze in der Praxis gerne die Kombination aus „Einschränkung nach Anzahl der Tätigkeiten“ plus den Einsatz von Konsolidierung und Aufteilung in mehrere Einzel-EPK. Hier ist meiner Meinung nach am besten gewährleistet, dass man sich auf den wichtigen Inhalt (=Tätigkeiten) konzentriert, und sich nicht zu sehr mit Formalien beschäftigt.
Als Empfehlung gebe ich oft die Richtlinie: 12 bis 15 Tätigkeiten pro EPK. Wenn es mal 16 oder 17 sind, ist es im Einzelfall auch nicht so schlimm. Ist die EPK dennoch zu lang, führt dann die Konsolidierung der Aufgaben etc. dazu, dass man sich erneut intensiv mit dem Prozess beschäftigt, sich am Ende auf das Wesentliche beschränkt und als Ergebnis meist ein einfaches, überschaubares EPK-Modell erhält. Denn das ist das, was zählt!
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