Neulich hatte ich eine interessante Diskussion mit einem Kunden, bei der es um die Methodik der Prozessaufnahme in Workshops ging. Vorab: „Viele Wege führen nach Rom“, deswegen möchte ich an dieser Stelle keine Diskussion über Methoden führen. Da gibt es kein richtig und falsch, Hauptsache das Ergebnis stimmt.

Workshop Prozessaufnahme

Die Diskussion hat begonnen, als ich gerade einen Workshop zur Prozessaufnahme vorbereitet habe. Diese führe ich meist (oder fast immer) auf die eher traditionelle Weise durch, nämlich mit Moderationskarten, Stellwänden und Flipcharts. Eine rechteckige Karte für Wertschöpfungsprozesse auf oberer Ebene, geht’s in die Tiefe (z.B. EPK) dann andere Farben und Formen für Tätigkeiten, Ereignisse und Beteiligte usw. In meiner Vorbereitung fragt mich der Kunde mich dann, ob ich denn nicht direkt im Tool (in diesem Fall war es ARIS) modellieren will. Was ich dann verneint habe, da für mich persönlich(!) die „traditionelle“ Methodik besser funktioniert.

Dies hat folgende (nicht priorisierte) Gründe:

• Mit Moderationskarten und Flipcharts kann man nahezu überall arbeiten und ist nicht auf Technik angewiesen. Grade bei ARIS und ähnlichen Tools brauch man außer Strom auch noch Netzwerk, was nicht immer und überall verfügbar ist. Nicht zu sprechen davon, wenn die Technik mal wieder nicht funktioniert oder ausfällt, während die Teilnehmer ungeduldig warten.
• Ein klassischer Workshop ist „näher am Mensch“. Ich verstecke mich nicht hinter einem PC, an dem ich modelliere, sondern stehe vor oder bei der Gruppe Menschen, mit denen ich arbeite. Ebenso kann ich die Teilnehmer vielfältig in den Workshop integrieren, z.B. durch das Ausfüllen oder Anbringen von Karten. So fühlt sich keiner ausgeschlossen, ist eher motiviert, was sich wiederum in den Ergebnissen widerspiegeln kann.
• Eine große Stellwand mit großen Karten ist für jeden gut sichtbar, und jeder hat immer alles im Blick. Modelliere ich an dem Tool, kann (unbewusst) Folgendes passieren, da ich es gewohnt bin, schnell und effektiv mit dem Tool zu arbeiten: ich scrolle hoch und runter, gehe in Menüs, verschiebe hier und da was. Dadurch geraten die Inhalte aus dem Blickfeld, die Teilnehmer werden abgehängt oder langweilen sich, während ich mit meinem Tool beschäftigt bin.
• Das Tool kann mich ebenso dazu verleiten, mehr zu tun oder tiefer zu gehen, als für den Workshop geplant ist (und ggfs. auch gut ist). Ich nutze plötzlich Objekte, die für eine erste Prozessaufnahme irrelevant sind. Ich pflege schon Attribute oder bewege mich durch die Prozesslandschaft. Weil ich es gewohnt bin.
• Wer die Tools nicht kennt, wird denen höchstwahrscheinlich erstmal ablehnend gegenüberstehen. Keine gute Voraussetzung für eine produktive Zusammenarbeit.
• Änderungen sind an einer Moderationswand oft schnell, unkompliziert und für jeden nachvollziehbar machbar, indem ich einfach die Karten umhänge. Das kann in einem Tool anders sein.
• Wenn ich im Workshop schon gut arbeite und vernünftig visualisiere, ist das Übertragen in das Tool später meist nur noch kurze Fleißarbeit. Deswegen zählt für mich das Argument „Ich spare Zeit, wenn ich direkt im Tool arbeite“ eigentlich nicht bzw. nur sehr gering.

Aus diesen Gründen bevorzuge ich immer noch die klassische Methode. Wie ist Ihre Meinung? Gehen Sie mit mir? Oder haben Sie vielleicht ganz andere Methoden? Ich bin gespannt.