Im letzten Teil meiner Erfahrungsberichte (hier geht’s zum Teil 4) ging es darum, wie wir über eine einfache Prozesslandschaft mit drei Ebenen begonnen haben, eine Struktur mit klaren Verantwortlichkeiten und hinterlegter Dokumentation aufzubauen. Mittlerweile ist unser Team auf insgesamt 7 Personen angewachsen, davon 5 feste und 2 geringfügig Beschäftigte. In diesem abschließenden Teil möchte ich an ein paar Beispielen erzählen, welche Auswirkungen unsere Prozessmanagement-Maßnahmen und Aktivitäten für mich und uns hatten.

Neue Mitarbeiter kommen…

…und

  • können direkt in das Unternehmen integriert werden. Standardisierte Verträge, Checklisten für die notwendigen formalen Tätigkeiten, vordefinierte Listen für Bestellungen für Schreibtische, PCs und Büromaterial, usw.; nichts wird vergessen, und durch die einfache Doku kann diese Aufgabe quasi jeder schnell übernehmen.
  • wissen direkt, was denn in dem Unternehmen so passiert. Die groben Zusammenhänge sind auf der Prozesslandkarte und in den Teilprozessen dargestellt und bieten einen guten Überblick.
  • kennen ihre eigenen Aufgaben. Diese sind nämlich über die Teilprozesse auch in den Detailprozessen dokumentiert. Das ist einerseits gut, damit die Einarbeitung schneller und ohne große Personalbindung funktioniert. Andererseits haben die Neuen auch was zum Nachlesen, und müssen die anderen nicht ständig mit Fragen nerven.
  • wissen, wen sie zu bestimmten Themen ansprechen. Denn alle Verantwortlichkeiten sind ebenfalls in der Prozesslandschaft dargestellt. Kein Rumfragen mehr, sondern schnell und einfach zum richtigen Ansprechpartner.

Die Zusammenarbeit…

ist spürbar besser geworden!

  • Jeder weiß genau, was er wann und wie zu tun hat.
  • Klare Abgrenzungen, damit es keine Doppelarbeit oder Überschneidungen gibt.
  • Klare Schnittstellen, um die Arbeit dort zu verbessern, wo Abläufe von einem zum anderen Verantwortlichen oder Ausführenden übergehen.

Die Effizienz unserer Tätigkeiten…

…sowie die Qualität ist deutlich gestiegen.

  • Jeder kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren und fokussieren.
  • Die Prozessdokumentation hat dazu geführt, dass wir eine vernünftige Basis haben, um uns auch intern weiter zu verbessern. Einige Standard-Support-Prozesse sind bereits ausgelagert. Für andere wiederum setzen wir nun passende Tools ein, die uns bei der Arbeit unterstützen. Und manche Tätigkeiten unterstützen unsere aktuellen Ziele nicht oder nur wenig, so dass sie in der Priorisierung erstmal nach unten gerutscht sind und teilweise sogar auf „hold“ gesetzt sind.
  • Durch die Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse wissen wir immer, dass das was wir tun, wirklich auch werthaltig ist.

Mein Dasein als Gründer / Inhaber / Unternehmer….

..ist viel angenehmer geworden!

  • Ich habe nicht mehr das Gefühl, dass irgendwie Chaos um mich herrscht. Die schnell gewachsenen Prozesse sind jetzt wieder in „einem Bild“ zusammenhängend.
  • Die klaren Verantwortlichkeiten geben mir die Sicherheit, dass alles läuft, auch wenn ich mal nicht da bin oder für längere Zeit weg.
  • Alles funktioniert zwar ohne mich, dennoch habe ich durch die Prozesse die Kontrolle und kann sicher sein, dass wir uns auch dahin entwickeln, wo ich hinmöchte.
  • Am meisten spüre ich aber die Entlastung: ich muss nicht mehr alles selbst tun oder allem hinterherrennen. Es steht auch nicht mehr dauernd jemand in meiner Tür und löchert mich mit Fragen. Dadurch habe ich endlich wieder genug Zeit, mich auf MEINE wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Und letztendlich sogar mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbies!

Fazit:

Man hört ja öfters, dass viele Leute das, was sie anderen selbst verordnen, oft selbst nur selten oder gar nicht einhalten. Tatsächlich muss ich gestehen, dass ich eine Zeit lang auch zu dieser Gruppe gehört habe. Denn was ich anderen über Prozessmanagement, Prozessdokumentation & Co vorgepredigt habe, habe ich selbst erstmal ignoriert. Keine gute Idee, wie sich herausgestellt. Denn viele der Probleme, die ich bei unseren Kunden diagnostiziert habe, lagen plötzlich bei mir selbst vor. Die gute Seite ist allerdings, dass man zumindest weiß, was zu tun ist. Und so hat sich das, was ich unseren Kunden gerne verspreche, auch bei uns bewahrheitet: es muss nicht immer alles hoch-komplex oder mega-theoretisch sein. Ein paar einfache Maßnahmen, um Struktur und Ordnung zu erzeugen, und einfache und brauchbare Dokumentation: mehr braucht man am Anfang nicht, um schnell gute Ergebnisse zu erzielen. Prozessmanagement sei Dank!

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