Vor alle seit Corona stürzen sich viele auf Microsoft Teams. Dieser Dienst ist Teil des Microsoft 365 Universum und schnell installiert. Die Nutzeroberfläche ist an die anderen Microsoft Produkte angelehnt und macht den Einstieg scheinbar einfach und intuitiv.

Auf ein paar Sachen sollte man dennoch achten. Hier habe ich einmal die typischen 5 Fehlerquellen zusammengefasst

1. Chaos in der Ablage

Mit jedem angelegten Team und Kanal wird von MS Teams automatisch ein entsprechender Ordner auf SharePoint abgelegt. Alle Dateien, die man über diese Kanäle ins Teams hochlädt, werden dort gespeichert.

Das ist erstmal gut so. Problematisch wird es, wenn man seine Ablage- und Verwaltungsstruktur nicht darauf anpasst. Denn dann kann es zu schlimmen Fehlern und Missverständnissen kommen. Von dem Chaos in den Dokumenten ganz zu schweigen.

2. Chaos in der Struktur

Ja, es reizt sehr: ein neues Tool mit neuen Möglichkeiten. Scheint ja auch alles irgendwie sinnvoll zu sein und gut zu funktionieren. Und zack: hier mal noch ein Team angelegt, da mal noch ein Kanal hinzugefügt. Und schon sehe ich vor lauter Kanälen das Team nicht mehr.

Wenige ist mehr. Es muss nicht für jeden Kunden ein eigenes Team angelegt werden, wenn dort nur Angebote & Rechnungen ausgetauscht werden. Nur als Beispiel.

Wer nicht den Überblick verlieren möchte, sollte sich von Anfang an genau überlegen, was man wirklich benötigt. Und klar definieren, wer Teams & Kanäle erstellen darf.

3. Informationen werden geheim gehalten

Teams lebt von der Zusammenarbeit. Hierzu gehört auch, dass die Informationen für alle Beteiligten verfügbar sind.

Teams bietet aber auch zwei Optionen, um miteinander zu kommunizieren:

  • Die Benachrichtigungen in den Kanälen
  • Die Chatfunktion

Ungünstig ist, wenn Informationen, die alle betreffen, in privaten Chats geteilt werden. Optimal ist, wenn klar geregelt ist, wann man die Kanäle nutzt und wann den Chat.

4. Informationen gehen unter

Teams bietet zwei Wege, um über neue Nachrichten in einem Kanal zu informieren:

  • Wenn man mit „@“markiert worden ist, steht das in den eigenen Benachrichtigungen
  • Ein Kanal ist schwarz markiert, wenn eine neue Nachricht verfasst worden ist, man aber nicht persönlich markiert worden ist

Der letzte Fall sorgt oft dafür, dass Nachrichten übersehen werden. Oft ist man nur auf seine direkten Benachrichtigungen fokussiert und hat den Rest nicht im Fokus. Gerade auch, wenn zu viele Kanäle existieren.

5. Aufgaben werden aus den Augen verloren

Eine Zusammenarbeit besteht hauptsächlich daraus, dass verschiedene Aufgaben erfüllt werden. Diese delegiert und kontrolliert man, bzw. erledigt man und meldet die Ergebnisse zurück.

Wer versucht, dass alles über die Kommunikation in den Kanälen / Chats abzuwickeln, wird vermutlich früher oder später folgendes erleben: Die Aufgaben werden zwar zur Kenntnis genommen, aber danach vergessen. Die Gründe können vielfältig sein.

Zudem ist es recht kompliziert, Aufgaben in all der Kommunikation wiederzufinden oder sauber nachzuhalten. Mal ganz abgesehen davon, sich einen schnellen Überblick über den Status der vielen Aufgaben zu machen.

Hier empfehle ich, Teams mit den Microsoft Diensten „Planner“ und „ToDo“ zu ergänzen. Damit kann man ganz hervorragend die Aufgaben managen, alles auf der Plattform Teams mit den normalen Funktionen.

Fazit

Viele Microsoft Produkte sind intuitiv bedienbar, oder zumindest durch einfache Trainings erlernbar. Bei MS Teams dagegen kommt es nicht nur auf die Funktionen an, sondern auch die eigenen Prozesse und Tätigkeiten. Deswegen sollte man sich vorher genau Gedanken machen, wie das Arbeiten in Teams zu erfolgen hat. Dann hat man viel Spaß. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Teams unnötig aufgebläht wird und eher kontraproduktiv wird.

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Bernd Ruffing

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