Neulich habe ich mit einem Kollegen telefoniert und es ging irgendwann um den Aufbau einer Prozesslandschaft und die entsprechende Strukturierung von Prozessebenen. Er erzählte mir dann von einem Kunden, der seine Prozesslandschaft bis in die sechste und siebte Ebene aufgebaut hat. Darauf haben wir diskutiert, ob das nicht zu viel des Guten ist und was denn eigentlich eine vernünftige Tiefe ist. Ein guter Anlass, sich mal mit dem Thema zu beschäftigen.

Was ist eigentlich eine Prozessebene?

Zunächst möchte ich mal versuchen zu erläutern, was eigentlich eine Prozessebene ist (ohne dabei Anspruch auf wissenschaftlich korrekte Definition oder Vollständigkeit zu stellen):

• Eine Prozessebene ist Teil einer Prozesspyramide / Prozess-Ebenen-Pyramide
• Eine Prozess-Ebenen-Pyramide ist eine Darstellungsform, in der Prozesse hierarchisch strukturiert abgebildet werden
• Für jede Ebene der Pyramide wird der Detaillierungsgrad der Prozesse festgelegt

Also kurz gesagt: Eine Prozessebene bestimmt, wie abstrakt oder detailliert die Abläufe dargestellt werden. Die verschiedenen Ebenen werden meist in einer Prozesspyramide hierarchisch dargestellt.

Der Detaillierungsgrad einer Prozessebene

Prozespyramide

Somit ist schon mal eine Bedingung für den Detaillierungsgrad vorbestimmt: je höher die Ebene, desto abstrakter werden die Prozesse beschrieben; analog werden die Prozesse detaillierter, je tiefer man in der Pyramide nach unten geht.

In der Praxis ist es eigentlich immer so, dass die Spitze der Pyramide (=oberste Prozessebene) die Unternehmensprozesse in Form einer Unternehmenslandkarte (Prozesslandkarte, process map) darstellt. Die unterste Prozessebene dagegen enthält meist die konkreten detaillierten Arbeitsabläufe und / oder Beschreibungen der IT-Prozesse.

Wie viele Prozessebenen benötige ich?

Wie üblich beim BPM sollte auch die Strukturierung und Hierarchie der Prozesslandschaft grundsätzlich individuell bestimmt werden. Dazu sollte man sich vorab überlegen, wie und wozu man die verschiedenen Ansichten überhaupt braucht, z.B.

• Prozesslandkarte mit Unternehmensprozessen: gibt einen Überblick für jedermann
• Höhere Ebenen mit abstrakteren Prozessen: Übersicht für Management, die eher am großen Ganzen interessiert sind als an den Details
• Untere Ebenen mit detaillierteren Beschreibungen: z.B. Basis für Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen, werden von Mitarbeitern zum Durchführen der Abläufe benötigt. Oder für die IT, welche die Prozesse durch entsprechende Anwendungen etc. unterstützt

Ein weiteres wichtiges Kriterium beim Aufbau der Prozessarchitektur ist dann selbstverständlich auch, wie groß das Unternehmen ist und wie komplex die Abläufe sind. Ein Konzern muss vermutlich mehr Prozesse darstellen als ein Kleinunternehmen. Ein einfacher Webshop hat vielleicht weniger Bestellprozesse als ein Handelsunternehmen mit vielen Vertriebskanälen.

Daraus ergibt sich dann zwangsläufig aus den jeweiligen individuellen Gegebenheiten, wie viel Ebenen man braucht und wie viele sinnvoll sind. Zu beachten ist dabei auch, dass der Aufwand umso größer wird, je mehr Ebenen man pflegen muss.

Wie tief darf ich gehen?

Wie oben beschrieben, ist die Festlegung der Architektur und Ebenen Anzahl rein individuell zu bestimmen. Somit gibt es auch keine Untergrenze. Meine Erfahrung zeigt allerdings, dass es nicht immer Sinn macht, zu tief und bis ins allerkleinste Detail zu gehen. Die Frage die man sich hier nämlich stellen muss: Interessieren diese Details noch jemand? Liest das noch jemand? Zudem sollte man den Mitarbeitern auch irgendwo noch Freiräume bei der Erfüllung ihrer Arbeiten geben, sofern nicht anders notwendig.

In der Praxis stelle ich immer wieder fest, dass 4, maximal 5 Ebenen ausreichen, um die Prozesse über alle notwendigen Detailstufen darzustellen. Eine Festlegung der Ebenen kann dann z.B. folgendermaßen aussehen.

Beispiel Prozesspyramide mit Prozessebenen

Bei kleineren Unternehmen kann sogar eine Darstellung in nur 3 Ebenen reichen. Weniger wiederum ist auch nicht mehr sinnvoll.

Oder wie strukturieren Sie Ihre Prozesse?