Viele Wege führen nach Rom. Manche sind kürzer, manche vielleicht umständlicher.

Ich stelle nicht den Anspruch, dass mein Ansatz DER Richtige ist, oder dass andere schlechter sind. Aber ich möchte euch heute gerne das Vorgehen vorstellen, welches aus meiner Erfahrung die besten Ergebnisse geliefert hat.

#1 Aufräumen

Gemäß dem SISO-Prinzip (shit in – shit out) ist es wichtig, erstmal alles Überflüssige zu entfernen.

In der Regel ist es so, dass sich da über die Jahre recht viel ansammelt, da unsere Gewohnheiten oftmals Scheuklappen aufbauen und neue Mitarbeiter bestehende Abläufe zu selten hinterfragen.

 

#2 Standardisieren & Harmonisieren

Der Punkt, bei dem aus meiner Sicht schon viele Scheitern.

„Das muss so individuell sein, dass geht gar nicht anders“…

Bis zu einem gewissen Grad ist jeder Prozess standardisierbar. Oftmals viel viel mehr als man denkt. Gerade in den administrativen Prozessen steckt hier enormes Potential.

 

#3 Individualisieren

Dort, wo es wirklich Sinn macht und notwendig ist, sollte man die Prozesse entsprechend anpassen.

Als Beispiel nehme ich gerne die Straßenverkehrsordnung StVO:  „Rechts vor links“ ist der Standard, der immer gilt. Damit kann man den Großteil der Verkehrssituationen sauber regeln. Hier und da gibt es Abweichungen, die dann z.B. durch Ampeln oder abbiegende Vorfahrten gekennzeichnet sind.

 

#4 Automatisieren / Digitalisieren

Die Basis für die weitere Optimierung ist geschaffen. Manuelle Abläufe können automatisiert werden, einzelne oder ganzheitliche Digitalisierungslösungen können erkannt und umgesetzt werden.

Wer an dieser Stelle angelangt ist, hat normalerweise schon viele organisatorische Potentiale gehoben und damit Effektivität & Effizienz deutlich gesteigert.

 

#5 Kontrollieren

Veränderter Markt, andere Unternehmensstrategien und Ziele, Mitarbeiterwechsel: es gibt zig Gründe, warum sich Prozesse ändern können oder müssen. Eine regelmäßige Kontrolle sorgt dafür, dass man lange Spaß an den gestalteten Prozessen hat und Veränderungen mühelos integrieren kann.

 

Fazit

Meine Empfehlung: den zweiten oder dritten Schritt nicht vor dem ersten machen. Wer sich bei der Gestaltung und Optimierung an eine gewisse Struktur hält, der reduziert die Komplexität Schritt für Schritt und kann schnell erste Ergebnisse erzielen. Aber nicht vergessen: Ein Prozess, der nicht dokumentiert ist, ist auch kein Prozess