Kategorie: Podcast

009 Die Wichtigkeit von Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung

Dokumentierte Geschäftsabläufe sorgen nicht nur für Transparenz im Tagesgeschäft oder bei der Gestaltung neuer Prozesse, sondern sind auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenssicherung, z.B. für Nachfolgen, Interims Management oder zur Vorbereitung von Finanzierungsgesprächen. Heinrich Brühl, Inhaber von Brimacs und Experte für Unternehmensdokumentation, erläutert in dieser Folge, warum die Prozessdokumentation ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensdokumentation ist, und wie man diese auf einfache Weise darstellen kann. Jan Hossfeld, geschäftsführender Gesellschafter der Infosys Kommunal GmbH und selbst Nachfolger, ergänzt diese Thematik durch seine eigenen Erfahrungen

Inhalt & Themen:
1. Was ist eine Unternehmensdokumentation und warum benötige ich so etwas?
2. Welchen Stellenwert hat die Prozessdokumentation zur Unternehmenssicherung
3. Fallstudie: einfache und schnelle Installation einer Unternehmensdokumentation
4. Tipps & Tricks

008 Der Freigabeworkflow im BPM

Freigabeworkflows im BPM stellen einen standardisierten Ablauf in einem Unternehmen dar, um Prozessdokumente und Prozessmodelle freizugeben und zu veröffentlichen. Dadurch soll für eine qualitativ hochwertige und gleichbleibende Dokumentation der Prozesse gesorgt werden. Jedes Unternehmen kann diesen Workflow frei definieren und implementieren, oft stellt man jedoch starke Gemeinsamkeiten fest. Trotz der vielen Vorteile haben solche Freigabeworkflows aber oft auch ihre negativen Seiten: sie bieten viel Potential für lange Schleifen und halten somit die Freigabe oft unnötig auf. Was kann man dagegen tun? Vor allem in Projekten, wenn schnelle Lösungen benötigt werden? Oder unter dem Hintergedanken einer Agilität, die immer mehr zum Trend wird, auch im BPM?

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter einem Freigabeworkflow im BPM und warum brauch man sowas
2. Beispiel: Freigabeworkflow eines Prozessmodells
3. Probleme innerhalb eines Freigabeworkflows und was man dagegen tun kann
4. Tipps & Tricks

007 Auswahl des richtigen Modellierungstool

Möchte man heutzutage Geschäftsprozesse visualisieren, kommt man kaum um die Nutzung eines entsprechenden Modellierungstools herum. Die Auswahl wird hierbei immer größer. Ständig kommen neue Produkte auf den Markt und versuchen, den Platzhirschen Konkurrenz zu machen. Die Palette reicht dabei von reinen kostenlosen Modellierungstools bis zu vollständig integrierten BPM-Suiten. Da fällt es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. In dieser Episode gebe ich einen kurzen Überblick, worauf man bei der Auswahl eines Modellierungstools achten sollte.

Inhalt & Themen:
1. Allgemein: Warum brauche ich ein Modellierungstool
2. Kriterien zur Auswahl des passenden Tools
3. Auswahlhilfen
4. Tipps & Tricks

006 Transparenz im Unternehmen - totaler Durchblick oder Illusion

Transparenz und transparente Geschäftsprozesse sind der Traum vieler Verantwortlicher. Methoden und Techniken des Business Process Management sollen dabei helfen, diese Transparenz zu erreichen. Leider stellt man in realen Unternehmenssituationen aber immer wieder fest, dass diese Transparenz oft wenig oder sogar gar nicht vorhanden ist. In dieser Folge beschäftige ich mich mit der Frage, warum Transparenz überhaupt so wichtig ist und warum man sie in der Realität oft nur schwer erreicht.

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter Transparenz im Sinne des BPM?
2. Warum sind transparente Geschäftsprozesse so wichtig?
3. Wie transparent sind die Prozesse in Wirklichkeit?
4. Tipps und Tricks

005 Das Konventionenhandbuch

Das Konventionenhandbuch erfüllt verschieden Zwecke. Zum einen ist es ein wichtiges Dokument, in dem Vorgaben und Richtlinien zur Prozessmodellierung festgehalten werden. Dies ist notwendig, um einheitliche und strukturierte Prozessmodelle zu gewährleisten. Zum anderen ist es so etwas wie die „Bibel“ für Prozessmodellierer. Also alles in allem ein sehr wichtiges Dokument, welches unter anderem mitentscheidend für die Qualität und den Erfolg der Prozessdokumentation verantwortlich ist. In dieser Folge erläutere ich, warum ein Konventionenhandbuch unbedingt notwendig ist und welche Inhalte es umfassen sollte.

Inhalt & Themen:
1. Was ist ein Konventionenhandbuch?
2. Warum brauche ich sowas?
3. Inhalte eines Konventionenhandbuchs
4. Tipps und Tricks

004 Rollen im Prozessmanagement

Nicht nur in theoretischen Konzepten, sondern auch in vielen Unternehmen ist es mittlerweile üblich, verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben in Rollen zu bündeln. So gibt es auch im Business Process Management unzählige Rollen. Viele davon werden in Lehrbüchern definiert, die Praxis zeigt jedoch, dass es in der Realität weitestgehend verschiedene Vorstellungen und Verwendungen der einzelnen Prozessmanagement Rollen gibt.
Inhalt & Themen:
1. Was ist eigentlich eine Rolle: eine kleine Definition
2. Die gängigsten und wichtigsten BPM Rollen erklärt
3. BPM Rollen in Projekten
4. Tipps & Tricks

003 Erfolgsfaktoren für Prozessworkshops

Prozessworkshops werden in der Regel im Rahmen von Projekten durchgeführt, um Prozesse aufzunehmen, zu gestalten oder zu optimieren. Eine optimale Vorbereitung auf einen solchen Workshop ist unabdingbar für den späteren Erfolg. Dazu gehört zum Beispiel auch die richtige Auswahl aller(!) notwendigen Teilnehmer. Bei der Durchführung muss man sich zwischen klassischen und modernen digitalen Methoden entscheiden, um die Prozesse zu visualisieren. Und die Nachbereitung fängt eigentlich schon im Workshop an. Dies Folge enthält weitere nützliche Tipps und Tricks, um Prozessworkshops erfolgreich zu gestalten.
Inhalt & Themen:
1. Allgemeines:
a. Welche Formen von Prozessworkshop gibt es?
b. Warum macht man eigentlich einen Prozessworkshop?
2. Vorbereitung des Workshops
3. Durchführung des Workshops
4. Nachbereitung des Workshops
5. Tipps & Tricks

002 Die Prozesslandkarte - Die unterschätze Allzweckwaffe

Die Prozesslandkarte ist ein mächtiges Werkzeug und eine Art Allzweckwaffe. Richtig eingesetzt bietet die Prozesslandkarte Transparenz über Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten der Geschäftsabläufe und stellt den Kern und die größte Wertschöpfung des Unternehmens aus Kundensicht dar. Dennoch nutzen viele Unternehmen dieses Potential nicht oder nur wenig aus und bilden statt einer echten Prozesslandkarte nur eine Zusammenstellung funktionaler Organisationseinheiten ab.

Inhalt & Themen:

Allgemeines und Theorie:
Was ist eigentlich eine Prozesslandkarte?
Kategorisierung in Managementprozesse, Kernprozesse und Supportprozesse
Die Prozesslandkarte als Spitze der Prozesslandschaft
Zweck und Nutzen der Prozesslandkarte
Die Realität:
Unternehmenslandkarten statt Prozesslandkarten
Funktionen statt Prozesse (Aufbau statt Ablauf)
Die optimale Prozesslandkarte: mit End-to-End-Prozesse (E2E) zu einer wirklich wertvollen Prozesslandkarte
Tipps & Tricks

001 Wie man Geschäftsprozesse darstellen kann

Es gibt viele Arten und Möglichkeiten, seine Geschäftsprozesse darzustellen. Eine Prozessdokumentation ist von Prosatexten bis zu sehr ausgefeilten Prozessmodellen möglich. Besonders wichtig ist es hierbei, dass man die Art der Dokumentation auf die jeweiligen Ziele abstimmt und für einheitliches Vorgehen sorgt.

In dieser Folge werden die verschiedenen Arten von Prozessdokumentation erläutert. Es werden Vor- und Nachteile der schriftlichen Dokumentation und der Prozessmodellierung dargestellt und gezeigt, warum eine optimale Dokumentation der Geschäftsprozesse eine wesentliche Säule für den Unternehmenserfolg darstellt.

Inhalt & Themen:
1. Methoden zur Darstellung von Geschäftsprozessen
a. Schriftliche Dokumentation
b. Prozessmodellierung, u.a. Notationen, Typen, Modellierungstools
c. Mischformen
2. Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden
3. Zweck und Nutzen der Prozessdokumentation
4. Die Auswahl der passenden Dokumentationsart für mein Unternehmen
5. Tipps & Tricks

000 der Start des Prozessmaler Podcast

Mein Leben lang beschäftige ich mich schon damit, Lösungen für Probleme zu finden. In meiner Freizeit mit Rätseln oder Denksportaufgaben, und beruflich bin ich seit nun mehr 12 Jahren hauptsächlich im Business Process Management unterwegs. Seit 2012 tue ich dies als Freiberufler mit einem Fokus auf Prozessmodellierung und Prozessarchitektur. Mit dem Podcast möchte ich nun mein Wissen und Erfahrungen an alle weitergeben, die Geschäftsprozesse in ihren Projekten strukturieren und visualisieren möchten.
Inhalt & Themen:

1. Wer ist denn überhaupt Bernd Ruffing?
2. Wie ist die Idee zum Podcast entstanden und für wen ist er gedacht?
3. Wie geht es weiter und was sind meine Ziele mit dem Prozessmaler Podcast?