Mein erstes internes Mitarbeiter-Projekt war das Onboarding meiner Frau.
2012 habe ich gegründet. Da ich vorher schon einige Nebengewerbe betrieben habe, war mir klar: mit Excel und Kartons voller Belege wird die Buchhaltung nicht mehr funktionieren.
Also habe ich mir schon vor Gründung eine Buchhaltungssoftware gekauft.
Die Einrichtung hat einige Zeit gedauert. Die Anleitungen in dem Programm haben zwar die Funktionen gut beschrieben, aber als Buchhaltungs-Laie hatte ich keine Ahnung, wie denn die wirklichen Prozesse und Aufgaben aussehen. Also wann ich welche Funktion nutzen muss.
Gemeinsam mit meinem Steuerberater habe ich mich hingesessen, und sowohl die Aufgaben also auch die Inhalte definiert und eingerichtet.
Das Wichtigste aber: ich habe alles entsprechend dokumentiert. Ganz einfach und pragmatisch:
► Excel-Listen mit den verschiedenen Schritten für die einzelnen Aufgaben
► Screenshot des Programms und der Funktionen in Word
► Weitere Excel-Listen für die Details (z.B. welche Ausgaben welchen Buchungskategorien zuzuordnen sind)
Schon nach wenigen Wochen in der Selbständigkeit haben meine Projekte sehr viel Zeit erfordert. Also sollte meine Frau bei der Buchhaltung unterstützen.
Das schöne: da ich schon alles sauber und selbsterklärend dokumentiert hatte, musste ich meiner Frau nur kurz das Tool erklären und ein paar Buchungen vorführen. Das hat vielleicht 2h gedauert.
Danach hat sie die Buchhaltung vollständig allein übernommen und mich nur ab und an mal „sicherheitshalber“ um Rat gebeten.
Und ich konnte in aller Ruhe meine Projekte abwickeln.
„Ab wann soll man denn mit der Prozessdokumentation beginnen?“
Diese Frage wird mir oft gestellt. Und dann erzähle ich genau diese Geschichte!
Je früher, desto besser.
Als Selbstständiger muss man sicher nicht alles dokumentieren und sollte sich auf das fokussieren, was nicht zu den Kernaufgaben gehört.
„Stell dir vor, du wärst ein Unternehmer und nicht selbständig“, rate ich dann immer. Das hilft zu entscheiden, wo eine Dokumentation sinnvoll sein kann.
Aber einfach halten, denn anderer müssen es auch verstehen!