Prozessreview

Pflanzen brauchen Wasser und Sonnenlicht, sonst gehen sie schnell ein. So ähnlich ist es auch mit Prozessen, wie ich in diesem Artikel schon ausführlich beschrieben habe. Was hilft, um solche Szenarien zu vermieden? Zum Beispiel regelmäßige Prozessreviews. Dazu heute kurz ein paar Tipps und Anregungen.

Was ist ein Prozessreview?

Unter einem Prozessreview verstehe ich eine regelmäßige Überprüfung der Prozesse. Dazu gehören vor allem folgende Punkte:

• Prozessbeschreibungen / Prozessdokumente: sind diese noch aktuell und vollständig?
• mitgeltenden Dokumente, wie z.B. Richtlinien: passen diese Dokumente noch zu den Prozessbeschreibungen? Sind alle Inhalte sauber voneinander getrennt und ordentlich miteinander verknüpft?
• Struktur: Sind die Prozesse richtig in die restliche Prozess-Struktur bzw. Prozess-Architektur eingebunden?
• Schnittstellen: sind alle Schnittstellen vollständig beschrieben?
• Organisation: passen noch alle Beteiligten?
• Veröffentlichung: sind alle notwendigen Informationen veröffentlicht und zugänglich?
• Schulungen: sind alle Mitarbeiter auf die Prozesse geschult?

Besonders wichtig hierbei: das ist keine Tätigkeit, die rein allein am Schreibtisch ausgeführt werden kann. Es ist wichtig, mit den involvierten Personen zu sprechen und zu prüfen, ob die Prozesse wirklich so gelegt werden!

Planung von Prozessreviews

Wie bei eigentlich allen Prozessmanagement-Aktivitäten so glaube ich auch hier, dass es besonders wichtig ist, das reguläre Tagesgeschäft so wenig wie möglich zu stören. Das funktioniert schon mal gut, wenn man klare Regeln für die Reviews definiert und diese von vorneherein gut plant.

Hierzu empfehle ich:

• Mindestens ein Review pro Jahr. Besser sogar halbjährlich. Manchmal macht auch eine Trennung nach Prozessarten (siehe auch hier) Sinn, z.B.
  • Managementprozesse: jährlich
  • Kernprozesse: halbjährlich
  • Supportprozesse: halbjährlich
• Schon bei der Erstellung / Dokumentation eines Prozesses das erste Review-Datum festlegen
• Das gleiche, sobald ein Review erfolgt ist
• Review-Ergebnisse ordentlich dokumentieren; auch von Zeit zu Zeit mal analysieren, denn daraus können sich wichtige Erkenntnisse über die Prozesse / das Prozessmanagement ergeben
• Frühzeitige Kommunikation des Review-Starts, der anfallenden Aufgaben und Themen an die Beteiligten. Auch klar festlegen, wer was macht, wer was liefern muss, wer für was verantwortlich ist!
• Begrenzung der Review-Dauer: ein Review sollte maximal in 4 Wochen durchgeführt und erledigt sein

Mit dieser Vorbereitung kann man dann erstmal recht sorgenfrei in die Prozessreviews starten.

Ergebnisse der Prozessreviews

Hier ist eine gewisse Schnelligkeit gefragt. Denn gibt es was zu verändern, sollte das sehr zeitnah passieren. Ansonsten sitzt man schon in der nächsten Falle: der Prozess hat sich schneller verändert, als er dokumentiert und veröffentlicht werden konnte. D.h. vor allem diese Punkte sollten schnell abgearbeitet werden:

• Aktualisierung und Veröffentlichung der Dokumente
• Einweisung / Schulung der Mitarbeiter

Fazit

Wer jetzt denkt „Boah, den Aufwand kann ich mir doch sparen“, dem kann ich nur sagen: der Aufwand für ein Review und ggfs. dem Anpassen der Prozesse ist marginal im Vergleich dazu, alles wieder neu machen zu müssen, weil nichts mehr zu retten ist. Zurück zu den Pflanzen: wenn man hier und da mal ein braunes Blatt oder auftauchendes Unkraut entfernt, dann kann die Pflanze dennoch weiterblühen. Ist die Pflanze schon verwelkt und das Unkraut hat sich flächendeckend im Garten breit gemacht, dann hilft nur noch eins: zurück auf Los.