Beschreibung:
Von Standardisierung spricht man, wenn man Prozesse so gestaltet, dass gleiche Tätigkeiten gleich ausgeführt werden.
Dazu gehören folgende Punkte:
- Gleiche Aufgaben und Aufgabenschritte
- Es werden die gleichen Datenquellen, Dokumente (vor allem Vorlagen) bzw. Informationen genutzt
- Es wird in den gleichen IT-Systemen gearbeitet
Was für die Standardisierung zunächst nicht wichtig ist: wer die Aufgaben ausführt.
Wo / wann / warum sollte man standardisieren?
- um Orientierung Handlungsfähigkeit für die Mitarbeiter herzustellen
- um Management und Führungskräften Kontrollmöglichkeiten zu schaffen
- um skalierbare Prozesse zu schaffen (vor allem im Wachstum, damit kein Chaos ausbricht und neue Mitarbeiter schnell einarbeiten zu können)
- um effektiver und effizienter zu arbeiten
- um für Entlastung aller Beteiligter zu sorgen
Beispiel:
Ein Unternehmen bietet verschiedene (Dienst)Leistungen an, die in bzw. durch verschiedene Bereiche / Abteilungen / Teams erbracht werden. Jedes dieser Teams benötigt bestimmte Artikel / Materialien zur Durchführung.
Unter standardisierten Prozessen spricht man, wenn der Beschaffungsprozess in allen Bereichen gleich abläuft. Beispiele:
- Die Fachabteilungen nutzen alle das gleiche Formular, um ihren Bedarf an den Einkauf zu melden
- Alle Einkäufer arbeiten im gleichen Einkaufssystem
- Alle Lieferanten werden in der gleichen Excel-Liste eingetragen; es ist klar definiert, welche Daten dort erfasst werden müssen
