Prozessmaler Cover
In dieser Folge spreche ich mit Nicole Hartl darüber, warum dokumentierte Geschäftsprozesse so wichtig für IT-Anforderungen sind und wie man diese dafür sinnvoll nutzt. Nicht erst seit dem großen Trend der Digitalisierung verfolg das Business Process Management ein großes Ziel: die Automatisierung von Geschäftsabläufen. Um dieses Thema haben sich viele Disziplinen gebildet, wie z.B. Anforderungsmanagement, Demand Management oder Requirements Engineering. Gleich bei allen ist, dass die Basis immer der Geschäftsprozess ist. Nicole Hartl – Expertin für Anforderungsmanagement – erklärt, worauf es ankommt.
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In dieser Folge erläutere ich, wie ich die Ergebnisse meiner Arbeit verbessere, indem ich besonderen Wert auf die beteiligten Personen lege. Denkt man an Prozessarbeit oder Prozessmanagement, kommen einem oft die üblichen Handlungsfelder in den Sinn: Prozessoptimierung, Kosten senken, Effizienz steigern, Outsourcing, Automatisierung von Abläufen. Oder auch Trendthemen wie Digitalisierung oder Industrie 4.0. Was dabei oft auf der Strecke bleibt: die Person, die die Abläufe überhaupt ausführt oder unmittelbar daran beteiligt ist. Und genau diese Personen spielen bei der Prozessarbeit eine wesentliche Rolle. Inhalt & Themen: 1. Warum die Mitarbeiter der wichtigste Erfolgsfaktor sind 2. 5 Tipps für die Prozessarbeit 3. Die Verbindung zu anderen Disziplinen
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In dieser Folge zeige ich, wie man Geschäftsprozesse nach Ihren Arten in einem Prozesshaus darstellen kann und warum dies das Grundgerüst für die ganze Organisation und Strukturierung von Prozessen darstellt. Managementprozesse, Kernprozesse oder Supportprozesse: Begriffe, die sicherlich viele schon einmal gehört haben. Doch was befindet sich wirklich hinter diesen Begriffen. Sind es einfache Überbegriffe. Oder haben Sie noch weitere Funktionen. In dieser Podcast Folge erläutere ich, wie sich aus den verschiedenen Prozessarten Charakteristiken und Merkmale ergeben, die wesentlich für die Organisation und Strukturierung der Prozesse sind, und außerdem mitbestimmen, welche Prozesse wie dokumentiert werden sollten. Inhalt & Themen: 1. Was ist ein Prozesshaus? 2. Wozu brauche ich ein Prozesshaus? 3. In 3 Schritten zum Prozesshaus 4. Tipps und Tricks
Information overload
Prozessmodelle können viele Funktionen haben und den unterschiedlichsten Zwecken dienen. Einer der meisten Einsatzgebiete ist aber mit Sicherheit die Dokumentation und Veröffentlichung von Unternehmensabläufen und die damit erzeugte Transparenz. Mit den folgenden Punkten sorgen Sie dafür, dass daraus mit Sicherheit nichts wird. (Achtung: Satire!)
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In dieser Folge erläutere ich, was man unter einer Prozesspyramide versteht und wie man in 3 Schritten selbst eine einfache Prozesspyramide erstellen kann. Die Prozesspyramide ist ein Bestandteil der „3P“, welche zu den wichtigsten Eckpfeilern gehören, wenn man Geschäftsprozesse optimal organisieren und strukturieren möchte: das Prozesshaus, die Prozesspyramide, die Prozesslandkarte. Welche der Aufgaben dabei die Prozesspyramide hat, welchen Nutzen man damit erzielen kann und wo die Herausforderungen bei der Erstellung liegen, erläutere ich in dieser Folge. Inhalt & Themen: 1. Was ist eine Prozesspyramide? 2. Wozu braucht man eine Prozesspyramide? 3. In 3 Schritten zur Prozesspyramide 4. Tipps und Tricks
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In dieser Folge zeige ich, wie ich mich auf einen Workshop zur Prozessaufnahme vorbereite, welche Methoden und Techniken ich einsetze, um von einer groben zu einer detaillierten Prozessdokumentation zu kommen und welche Rolle die Teilnehmer dabei spielen. Methoden und Beschreibungen zur Durchführung und Moderation von Workshops gibt es viele. Vieles davon kann man auch im BPM nützlich einsetzen. Allerdings gibt es bei Workshops zur Prozessaufnahme einige Feinheiten, die man berücksichtigen sollte. Dabei geht es nicht immer nur um die Prozesse, sondern auch um die richtige Auswahl der Teilnehmer und deren Rollen und Aufgaben im Workshop. Und mit einem klaren Ziel, welches nicht auch zuletzt die finale Dokumentationsform berücksichtigt, kann man schon vorab die nachträgliche Arbeit minimieren. Wie das alles für mich optimal funktioniert erzähle ich in dieser Podcast-Folge. Inhalt & Themen: 1. Planung und Vorbereitung des Workshops 2. Die Durchführung des Workshops 3. Nachbereitung des Workshops 4. Tipps und Tricks
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In dieser Folge zeige ich, wer aus Prozess-Sicht alles zu den Stakeholdern gehören kann, und wen man gerne mal vergisst. Im Projektmanagement Standard zu Projektbeginn, aber im Prozessmanagement noch oft vernachlässigt: die Stakeholder-Analyse. Je nach Situation können bzw. müssen die Prozess-Stakeholder zwar eine Teilmenge der Projekt-Stakeholder sein, die Realität zeigt aber oft, dass nicht immer an alle gedacht wird, die an den Prozessen beteiligt oder davon betroffen sind. Das muss nicht sein, wenn man sich den ganzen Stakeholdern einmal bewusst ist.
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In dieser Folge zeige beschreibe ich, warum flexible Prozesse für den Unternehmenserfolg unverzichtbar sind und welche Faktoren besonders wichtig sind. Big Data, Digitalisierung, Industrie 4.0. Trends sprießen aus dem Boden wie Pilze. Ist man als Unternehmen nicht gut gerüstet, um schnell und flexibel auf solche Herausforderungen zu reagieren, riskiert man, im Wettbewerb unterzugehen. Flexibel zu sein, bedeutet unter anderem auch, dass Veränderungen schnell durchgeführt werden können. Das stellt hohe Ansprüche an die Geschäftsprozesse und das zu Grunde liegende Prozessmanagementsystem. Mit ein paar Ansätzen kann man jedoch schon einen großen Schritt in die richtige Richtung gehen.
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In dieser Folge zeige ich den Unterschied zwischen Ablaufinformationen und Vorgaben, und warum es Sinn macht, diese Informationen in spezifischen Dokumenten zu trennen. In Unternehmen existieren eine ganze Reihe verschiedener Dokumente mit Prozessbezug, darunter auch Prozessbeschreibungen und Richtlinien. In vielen Fällen ist es so, dass sich dabei viele verschiedene Inhalten miteinander vermischen: von reinen Tätigkeitsbeschreibungen über Verantwortlichkeiten bis hin zu Regeln und Vorgaben entsteht ein Mix aus dokumentierten Informationen. Nicht verwunderlich, dass es hierbei zu redundanten Informationen kommt und die Aktualisierung einzelner Daten zu einer großen Herausforderung werden kann. Nicht nur deswegen lohnt es sich, verschiedene Dokumententypen zu nutzen, die einen fest definierten und abgegrenzten Inhalt haben. Inhalt & Themen: 1. Kurzüberblick über die gängigsten Prozessdokumente 2. Welche Informationen und Inhaltstypen findet man in solchen Dokumenten 3. Wie kann man Inhalte und Dokumenten optimal trennen und warum man das auch tun sollte 4. Tipps und Tricks
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Nach 16 Folgen und einem regen (Mail)Austausch zu den einzelnen Themen, möchte ich in dieser Folge auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Dabei beantworte ich sowohl Fragen zu meiner Methodik und Vorgehensweisen, genauso wie über meine Erfahrungen mit bestimmten strategischen Entscheidungen. Und nicht zuletzt nutze ich die Folge auch, um mein neues Projekt vorzustellen. Die BPM-Bibliothek als zentrale Stelle für meine Werkzeuge und Vorgehensweisen. Inhalt & Themen: 1. Wie machst du das? Mit welchen Werkzeugen? 2. Gibt es Unterschiede zwischen Prozesslandkarten und QM-Prozesslandkarte? 3. Was ist der Unterschied zwischen einem Process Owner und einem Prozessmanager? 4. Was ist agiles Prozessmanagement und wie nutzt du das? 5. Wenn ich Prozesse gestalte, soll ich dann vorher eine Ist-Aufnahme machen?
Über mich
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Bernd Ruffing

Einfach und effizient arbeiten. Das treibt mich an.

Termine

4. März 2021, 15-16 Uhr
Fragen und Antwort-Session mit dem Prozessmaler

zum Termin und Anmeldung: -> hier klicken

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