Schlagwort: Prozessmodellierung

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022 Die Prozesspyramide

In dieser Folge erläutere ich, was man unter einer Prozesspyramide versteht und wie man in 3 Schritten selbst eine einfache Prozesspyramide erstellen kann.

Die Prozesspyramide ist ein Bestandteil der „3P“, welche zu den wichtigsten Eckpfeilern gehören, wenn man Geschäftsprozesse optimal organisieren und strukturieren möchte: das Prozesshaus, die Prozesspyramide, die Prozesslandkarte. Welche der Aufgaben dabei die Prozesspyramide hat, welchen Nutzen man damit erzielen kann und wo die Herausforderungen bei der Erstellung liegen, erläutere ich in dieser Folge.

Inhalt & Themen:
1. Was ist eine Prozesspyramide?
2. Wozu braucht man eine Prozesspyramide?
3. In 3 Schritten zur Prozesspyramide
4. Tipps und Tricks

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021 Workshops zur Prozessaufnahme

In dieser Folge zeige ich, wie ich mich auf einen Workshop zur Prozessaufnahme vorbereite, welche Methoden und Techniken ich einsetze, um von einer groben zu einer detaillierten Prozessdokumentation zu kommen und welche Rolle die Teilnehmer dabei spielen.

Methoden und Beschreibungen zur Durchführung und Moderation von Workshops gibt es viele. Vieles davon kann man auch im BPM nützlich einsetzen. Allerdings gibt es bei Workshops zur Prozessaufnahme einige Feinheiten, die man berücksichtigen sollte. Dabei geht es nicht immer nur um die Prozesse, sondern auch um die richtige Auswahl der Teilnehmer und deren Rollen und Aufgaben im Workshop. Und mit einem klaren Ziel, welches nicht auch zuletzt die finale Dokumentationsform berücksichtigt, kann man schon vorab die nachträgliche Arbeit minimieren. Wie das alles für mich optimal funktioniert erzähle ich in dieser Podcast-Folge.

Inhalt & Themen:
1. Planung und Vorbereitung des Workshops
2. Die Durchführung des Workshops
3. Nachbereitung des Workshops
4. Tipps und Tricks

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020 Prozess-Stakeholder

In dieser Folge zeige ich, wer aus Prozess-Sicht alles zu den Stakeholdern gehören kann, und wen man gerne mal vergisst.

Im Projektmanagement Standard zu Projektbeginn, aber im Prozessmanagement noch oft vernachlässigt: die Stakeholder-Analyse. Je nach Situation können bzw. müssen die Prozess-Stakeholder zwar eine Teilmenge der Projekt-Stakeholder sein, die Realität zeigt aber oft, dass nicht immer an alle gedacht wird, die an den Prozessen beteiligt oder davon betroffen sind. Das muss nicht sein, wenn man sich den ganzen Stakeholdern einmal bewusst ist.

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019 Die 3 Erfolgsfaktoren für flexible Prozesse

In dieser Folge zeige beschreibe ich, warum flexible Prozesse für den Unternehmenserfolg unverzichtbar sind und welche Faktoren besonders wichtig sind.

Big Data, Digitalisierung, Industrie 4.0. Trends sprießen aus dem Boden wie Pilze. Ist man als Unternehmen nicht gut gerüstet, um schnell und flexibel auf solche Herausforderungen zu reagieren, riskiert man, im Wettbewerb unterzugehen. Flexibel zu sein, bedeutet unter anderem auch, dass Veränderungen schnell durchgeführt werden können. Das stellt hohe Ansprüche an die Geschäftsprozesse und das zu Grunde liegende Prozessmanagementsystem. Mit ein paar Ansätzen kann man jedoch schon einen großen Schritt in die richtige Richtung gehen.

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018 Richtlinien vs. Prozessbeschreibungen – Warum man Abläufe und Vorgaben trennen sollte

In dieser Folge zeige ich den Unterschied zwischen Ablaufinformationen und Vorgaben, und warum es Sinn macht, diese Informationen in spezifischen Dokumenten zu trennen.

In Unternehmen existieren eine ganze Reihe verschiedener Dokumente mit Prozessbezug, darunter auch Prozessbeschreibungen und Richtlinien. In vielen Fällen ist es so, dass sich dabei viele verschiedene Inhalten miteinander vermischen: von reinen Tätigkeitsbeschreibungen über Verantwortlichkeiten bis hin zu Regeln und Vorgaben entsteht ein Mix aus dokumentierten Informationen. Nicht verwunderlich, dass es hierbei zu redundanten Informationen kommt und die Aktualisierung einzelner Daten zu einer großen Herausforderung werden kann. Nicht nur deswegen lohnt es sich, verschiedene Dokumententypen zu nutzen, die einen fest definierten und abgegrenzten Inhalt haben.

Inhalt & Themen:

1. Kurzüberblick über die gängigsten Prozessdokumente
2. Welche Informationen und Inhaltstypen findet man in solchen Dokumenten
3. Wie kann man Inhalte und Dokumenten optimal trennen und warum man das auch tun sollte
4. Tipps und Tricks

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017 Hörerfragen

Nach 16 Folgen und einem regen (Mail)Austausch zu den einzelnen Themen, möchte ich in dieser Folge auf die 5 am häufigsten gestellten Fragen eingehen. Dabei beantworte ich sowohl Fragen zu meiner Methodik und Vorgehensweisen, genauso wie über meine Erfahrungen mit bestimmten strategischen Entscheidungen. Und nicht zuletzt nutze ich die Folge auch, um mein neues Projekt vorzustellen. Die BPM-Bibliothek als zentrale Stelle für meine Werkzeuge und Vorgehensweisen.

Inhalt & Themen:

1. Wie machst du das? Mit welchen Werkzeugen?
2. Gibt es Unterschiede zwischen Prozesslandkarten und QM-Prozesslandkarte?
3. Was ist der Unterschied zwischen einem Process Owner und einem Prozessmanager?
4. Was ist agiles Prozessmanagement und wie nutzt du das?
5. Wenn ich Prozesse gestalte, soll ich dann vorher eine Ist-Aufnahme machen?

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016 Prozess-Schnittstellen

Business Process Management (BPM) ist eigentlich dazu gedacht, Dinge einfacher und besser zu machen. Dokumentierte Prozesse sorgen für ganzheitliche Transparenz. Dadurch können Prozesse z.B. optimiert und automatisiert werden. Als Ergebnis erhält man schlanke Prozesse, die Fehler und Kosten minimieren und zu effektiverem und effizienterem Arbeiten führen. Welches Unternehmen träumt nicht von solchen Resultaten?

Leider jedoch liegen Theorie und Praxis oft weit auseinander, so dass viele der erhofften Ergebnisse nicht realisiert werden können. Einer der Gründe hierfür ist, dass BPM oft zu kompliziert und von starren BPM-Methoden und -Techniken geprägt ist.

Der Prozessmaler Podcast ist mein persönlicher Podcast über meine Erfahrungen und Erlebnisse aus über 12 Jahren Tätigkeiten im Business Process Management. In dieser Zeit habe ich BPM aus verschiedenen Perspektiven kennengelernt, sowohl aus Anwender -als der strategischen Sicht. Dieses Wissen möchte ich nun mit allen teilen, die BPM in ihrem Unternehmen einsetzen (möchten) oder sich bereit mit der Strukturierung und Visualisierung von Geschäftsprozessen beschäftigen.

Feedback, Anregungen, Themenwünsche und ähnliches sind jederzeit gern gesehen – am besten per Mail an feedback@prozessmaler.de.

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015 Sollprozesse gestalten

Ob man will oder nicht: Unternehmen kommen nicht herum, neue Prozesse oder Systeme einzuführen. Zu Beginn der oft großen Veränderungsprojekte steht dabei meist die Aufgabe, die gewünschten Sollprozesse zu definieren. Eine Aufgabe, die oft schon entscheiden für den Erfolg oder Misserfolg des Projektes ist. In dieser Episode erläutere ich, wie man Zielprozesse gestalten kann und worauf man achten sollte.

Inhalt & Themen:
1. Allgemein: Was verstehe ich unter Sollprozesse?
2. Der erste Schritt: das Zielbild klar formulieren
3. Das Zielbild verfeinern
4. Standardaufgaben bei der Prozessgestaltung
5. Kurzer Ausblick: Implementierung
6. Tipps & Tricks

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014 Die wichtigsten Informationen zu Prozessen und Tätigkeiten

Der Mix macht es. Prozessdokumente können zu grob, aber auch zu detailliert beschrieben sind. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Prozessdokumente, aber alle haben eins gemeinsam: sie sollen dem Leser die Geschäftsabläufe in einer gewissen Form übermitteln. Die Herausforderung dabei ist, das richtige Mittel zwischen zu abstrakter und zu detaillierter Darstellung zu finden. Fehlende Informationen einerseits können zu Unklarheiten, ständigen Nachfragen und im schlimmsten Fall auch zu falschem Handeln führen. Zu viele oder sogar unnötige Informationen machen Prozessdokumentationen unnötig kompliziert und verwirren den Leser eher als sie ihm weiterhelfen. In dieser Folge erläutere ich, was aus meiner Erfahrung nach die wichtigsten und notwendigsten Informationen sind, um Prozesse und Tätigkeiten zu beschreiben.

Inhalt & Themen:
1. Was versteht man unter Prozess und Tätigkeiten?
2. Warum es wichtig ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren
3. Die wichtigsten Informationen zu Prozessen
4. Die wichtigsten Informationen zu Tätigkeiten
5. Tipps und Tricks