Zeit- und Kostenfresser: zu viele Hände verderben den Brei

Oft erinnere ich mich an eine Zeichnung, die in meinem früheren Angestelltendasein in unserem Büro aufgehängt war:

• auf der linken Seite ein Männchen, dass mühsam und unter Strapazen ein paar Steine schleppt. Untertitel „Wer allein arbeitet, der addiert“
• auf der rechten Seite zwei Männchen, die zusammen auf einer Trage jede Menge Steine tragen und dabei gut gelaunt sind. Untertitel „Wer zusammenarbeitet, multipliziert“

Immer wieder denke ich an dieses Bild und es macht mir bewusst, wie wichtig Teamarbeit ist und wie viel erfolgreicher man zusammen sein kann. Und das hat sich – zumindest bei mir – schon zigmal bewiesen.

Die Ausnahme

Allerdings gibt es auch Ausnahmen, bei denen „zu viele Köche den Brei verderben“. Einer davon, auf den ich jetzt eingehen möchte, sind Geschäftsprozesse. Bei Geschäftsprozessen ist die Zusammenarbeit natürlich ebenfalls besonders wichtig. Allerdings gibt es einzelne Abläufe, bei denen es der Effizienz schadet, wenn zu viele Beteiligte involviert sind.

Ein Beispiel:

1. Die Post kommt an. Ein Mitarbeiter öffnet die Post und stellt fest, dass eine Rechnung für den Bereich von einem Lieferanten gekommen ist. Der Mitarbeiter leitet die Rechnung per Hauspost an den Einkauf weiter.
2. Die Hauspost legt den Brief ins allgemeine Postfach des Einkaufs.
3. Die Assistentin des Einkaufs schnappt sich einmal täglich den gesamten Postkorb. Sie findet die Rechnung und erkennt, dass Einkäufer Müller der Besteller war. Sie legt die Rechnung auf dessen Schreibtisch.
4. Einkäufer Müller findet die Rechnung. Er prüft die Rechnung kaufmännisch und dokumentiert dies auf der Rechnung. Die Ware wurde von Hrn. Meier in der Fertigung bestellt. Dieser muss noch bestätigen, dass die Ware wirklich angekommen ist und alles OK ist. Einkäufer Müller bringt die Rechnung wieder zur zentralen Postausgangsstelle mir Ziel Fertigung.
5. Die Hauspost kommt, sammelt die gesamte Ausgangspost ein, sortiert diese in der Poststelle. Irgendwann landet die Rechnung im allgemeinen Postfach in der Fertigung.
6. Der Assistent der Fertigung nimmt sich irgendwann der Eingangspost an. Er findet die Rechnung und legt sie ins Fach von Fertiger Meier.
7. Fertiger Meier prüft und unterschreibt die Rechnung. Er bringt sie wieder zum Postausgang, Adressat ist dieses Mal die Buchhaltung.
8. Die Hauspost kommt, sammelt die gesamte Ausgangspost der Fertigung ein, sortiert diese in der Poststelle. Irgendwann landet die Rechnung im allgemeinen Postfach in der Buchhaltung.
9. Dort wird ebenfalls die Post vorsortiert. Die Rechnung kommt zum Buchhalter Kunze, der laut alphabetischer Ordnung für Rechnungen dieses Lieferanten zuständig ist. Herr Kunze legt die Rechnung im System an.
10. Im nächsten Zahlungslauf zahlt Finanzer Hinz. Die Rechnung ist hiermit beglichen.

Wer jetzt denkt, dass dies ein übertriebenes Beispiel ist: vielleicht. Aber an vielen Stellen sieht die Realität genauso aus, ob man es wahrhaben will oder nicht. Und dabei gibt es solche Abläufe auch, wenn schon Systeme & Tools genutzt werden. (Bemerkung: ich habe mir Freigabeläufe oder ähnliche Dinge noch gespart…)

Zeit- und Kostenfresser

Was ist die Folge von einem solchen Ablauf: im Wesentlichen sind es die beiden Faktoren Zeit und Geld, die darunter leiden. Bearbeitungszeiten werden unnötig in die Länge gezogen, und jede Bearbeitung kostet auch Geld. So verschwenden Unternehmen unnötig Ressourcen, mal abgesehen von den verlorenen Nerven, die bei solchen Abläufen auf der Strecke bleiben, wenn etwas nicht glatt geht.

Mit dokumentierten und transparenten Geschäftsprozessen kann man solchen Verschwendungen auf die Schliche kommen und diese gezielt beseitigen. Hier ist es einfach möglich, die Stellen zu identifizieren, an denen zu viele Personen an der gleichen Tätigkeit involviert sind. Ziel ist es, diese Abläufe so schlank wie möglich zu gestalten, Rollen- und Medienbrüche zu vermeiden und einen optimalen und schnellen Prozessfluss zu ermöglichen. Das spart bares Geld, von der ersten Sekunde an.

Fazit

Oft ist einem gar nicht bewusst, wie viel Aufwand einfache Prozesse wirklich produzieren. Schaut man genauer hin, entdeckt man sehr oft Zeit- und Kostenfresser, die hauptsächlich dadurch verursacht werden, dass zu viele Personen an einzelnen Aufgaben beteiligt sind. Will man das vermeiden, sollte man seine Geschäftsprozesse transparent machen und dafür sorgen, dass einzelne Arbeitspakete sinnvoll vergeben werden und die Anzahl der Beteiligten auf ein notwendiges Maß reduziert wird. Optimalerweise werden solche Abläufe durch passende IT-Tools unterstützt. Oft helfen aber schon organisatorische Maßnahmen, um Effektivität und Effizienz zu steigern.