Klar, hier und da das Problem, das ist offensichtlich. Oftmals merke ich aber, dass es den Unternehmen schwer fällt, gezielt nach Verbesserungsvorschlägen zu suchen.

Hier mal drei kleine Tipps.

  1. Suchen Sie nach Rollen- und Medienbrüchen

Unter Bruch verstehen wir dabei, wenn zwischen einer Rolle / einem Medium gewechselt wird. Ganz schlecht ist dabei, wenn in kurzer Zeit vielfach gewechselt wird.

Prüfen Sie vor allem, ob Sie eines der beiden folgende Szenarien entdecken:

  • ein Dokument / Material / Hilfsmittel wandert durch sehr viele Hände
  • für einen Vorgang werden häufig die IT-Systeme gewechselt

Potential: Prozesse laufen am effektivsten und effizientesten, wenn möglichst wenige Brüche vorhanden sind; der Prozess also „reibungslos“ durchläuft. Versuchen Sie, die Brüche zu eliminieren.

  1. Suchen Sie nach manuellen Tätigkeiten

Eigentlich klar. Die Grundlage der Digitalisierung sind manuellen Arbeiten. Schauen Sie also genau hin:

  • Wo wird noch überwiegend manuell gearbeitet?
  • Wo kommt es dabei immer wieder zu Fehlern?
  • Welche Tätigkeiten halten lang auf?

Potential: prüfen Sie, ob diese Prozesse in bestehende Systeme integriert werden können. Vergessen Sie dabei nicht, auch Ihre Standard-Office Tools zu prüfen. Die können mittlerweile schon viel mehr als reine Tabellenkalkulation oder Serienbriefe! Im Zweifelsfall überlegen Sie, ob es sich lohnt, ein neues Tool anzuschaffen.

  1. Suchen Sie nach suboptimaler Zusammenarbeit

Wo verschiedene Teams / Abteilungen miteinander arbeiten müssen, kommt es regelmäßig zu Unstimmigkeiten. Das berühmte Gefühl, dass „die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut“.

Finden Sie diese Fälle:

Wo kommt es immer wieder zu Problemen in der Zusammenarbeit? Wer zeigt mit dem Finger auf wem? Wo scheint Kommunikation & Information nicht zu stimmen.

Potential: Oft eine Goldgrube voller versteckter Schätze, die sehr schnell gehoben werden können. Bringen Sie alle zusammen und verdeutlichen Sie, was das Gesamtziel ist und wie jeder darauf einzahlt. Definieren Sie die Schnittstellen und machen Sie klar, wer was liefert / wer was bekommen muss, damit reibungslos gearbeitet werden kann.

Fazit

Es gibt wahnsinnig viele tolle Systeme, Methoden und Techniken, um ihre Prozesse und ihr Unternehmen bis ins Detail auseinander zu nehmen und zu optimieren. Es kann aber auch ganz einfach gehen. Die so genannten Quick Wins (schnelle Gewinne) bringen schnell erste Ideen, die sich meist auch direkt umsetzen lassen.

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Bernd Ruffing

Einfach und effizient arbeiten. Das treibt mich an.

Termine

17. September, 13 – 14 Uhr
kostenloses Web-Seminar „Skalierbare Prozesse & Strukturen schaffen“

27. September, 16 – 17 Uhr
kostenloses Web-Seminar „Team-übergreifende Zusammenarbeit verbessern“

8. Oktober, 12 – 13 Uhr
kostenloses Web-Seminar „sas Papierlose Büro“

Termine und Anmeldung: -> hier klicken

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