Jeder kennt sie, viele nutzen sie: allgemeine Sammelpostfächer wie z.B. „info@deinunternehmern.de“, „rechnungen@deinefirma.de“ oder „anfragen@yourbusiness.com“.
Diese allgemeinen Postfächer sind Segen und Fluch zugleich.
Positiv ist sicherlich, dass diese Emails in einem zentralen Postfach landen und damit nicht viele Postfächer „belasten“. Weil meist mehrere Personen auf dieses Postfach Zugriff haben, ist auch gewährleistet, dass die Mail nicht untergeht und gelesen wird.
Genau hier kommt auch der Fluch: etwas zu lesen bedeutet nicht, dass auch eine weitere Maßnahme daraus entsteht. Oder anders ausgedrückt: viele lesen zwar die Mail, aber keiner fühlt sich verantwortlich. Also bleibt die Mail liegen, was unschöne Auswirkungen haben kann.
Behelfslösungen
In meiner Angestellten-Zeit war ich selbst oft Mitglied solcher Postfächer und habe diesen Fluch leider oft erlebt. Aber es war uns bewusst, und deshalb haben wir immer und immer wieder versucht, organisatorische Lösungen dafür zu finden. Leider hat nichts wirklich den gewünschten Erfolg gebracht.
Zwei Beispiele:
- Jeder Bearbeiter bekommt eine farbige Flagge. Wer die Emails bearbeitet, markiert diese mit seiner Farbe.
Hört sich war erstmal gut an, aber es entstehen aus solchen Mails auch übergreifende Aufgaben, die von mehreren Personen ausgeführt werden müssen. Bei ständigem Farbenwechsel geht schnell der Überblick verloren. - Unterordner im Postfach für die einzelnen Bearbeiter.
Hier kamen erstmal mehr Fragen auf als Antworten: wer verschiebt die Mails? Was, wenn diese Person nicht da ist? Zudem trat ein klassischer Effekt auf: aus den Augen aus dem Sinn.
Egal was oder wie, es ist uns einfach nicht gelungen, hier auf einer Information / Kommunikation ein geregeltes Aufgabenmanagement in Gang zu setzen.
MS Teams als Lösung?!
Damals war Outlook mit seinen (begrenzten) Funktionen unsere einzige technische Möglichkeit, ohne weitere Tools anzuschaffen.
Heute ist MS Teams entweder schon ein fester Bestandteil der digitalen (Zusammen)Arbeit oder zumindest in den bestehenden Microsoft Lizenzen enthalten, kann also ohne (großen) Aufpreis schnell genutzt werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, Emails von einem zentralen Postfach in einem Teams-Kanal weiterzuleiten. Die einfachste, ohne dass man weitere Anwendungen (wie z.B. MS PowerAutomate) nutzen muss, ist die Weiterleitungsfunktion zu nutzen.
Denn: jeder Teams-Kanal hat seine eigene E-Mail-Adresse. Diese kann man ganz einfach über Teams abrufen:
- Die 3-Punkte („…“) rechts auf dem Kanal anklicken
- „E-Mail-Adresse abrufen“ drücken
- Kopieren drücken
Mit dieser Adresse kann man nun:
- Eine automatische Weiterleitung einrichten, damit alle Mails zukünftig in den Teams-Kanal weitergeleitet werden
- Gezielt einzelne Mails dorthin weiterleiten
Sind die Emails erstmal in dem Kanal, können Sie analog zu euren anderen Regeln dort zielgerichtet abgearbeitet werden.
Ein kurzer Hinweis:
Gegeben falls muss diese Funktion und ein paar Berechtigungen im Teams-Admin-Center eingerichtet werden.
Fazit
Microsoft Teams ist dazu auserkoren, die zentrale Plattform des Microsoft Universums zu sein. Durch die Weiterleitung von Emails in die entsprechenden Kanäle kann dafür gesorgt werden, dass Informationen / ToDo‘s nicht untergehen, sondern gemeinsam abgearbeitet werden. Das hilft nicht nur bei der Bearbeitung von zentralen Postfächern, sondern kann auch allgemein für andere Mails dienen.
Und wie richtet man die automatische Weiterleitung ein?