Egal, ob es um Veränderungen geht oder das, was gerade so in dem Unternehmen passiert: sobald man auf das Thema Abläufe und Prozesse zu sprechen kommt, gehen die Diskussionen schnell in alle möglichen Richtungen. Dabei verlieren die Beteiligten oft den Fokus auf das, was wirklich zählt. Das Was!
Ein typisches Gespräch
Ich sitze mit dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinen drei Führungskräften zusammen. Wir haben uns das Ziel gesetzt, für mehr Ordnung und Struktur zu sorgen. In einem ersten Gespräch wollen wir ein paar erste Ideen & Möglichkeiten sammeln. Ich möchte von den Beteiligten wissen, wie sie sich denn ein optimales Arbeiten vorstellen.
Meistens kann ich an den Fingern die Sekunden abzählen, bis über einen oder mehrere der folgenden Punkte diskutiert wird:
- Wer etwas macht, machen soll oder dafür verantwortlich ist.
- Wie einzelne Aufgaben und Tätigkeiten detailliert erledigt werden müssen.
- Wie die IT-Systemen genutzt werden müssen.
- Welche Dinge schon probiert worden sind.
- Und natürlich: welche Sachen sowieso nicht funktionieren werden.
Ergebnis: es wird sehr viel gesprochen, aber ohne richtigen Fokus auf das, was wirklich zählt. Und ist am Ende dem Ziel gar nicht wirklich näher gekommen.
Das Was
Klarheit entsteht am besten, wenn man sich zunächst auf das Was konzentriert und alles andere erst einmal ausklammert. Das heißt, in einem ersten Schritt sollte man nur darüber sprechen, was getan werden muss und in welcher Abfolge.
Das Was betrachtet also die Aufgaben, Tätigkeiten, Prozesse. Ausgeklammert werden: wer es tut, womit es getan wird. Und damit es noch einfacher wird: man betrachtet dies zuerst einmal etwas gröber und verliert sich nicht in Details.
Wenn Sie das ausprobieren werden Sie schnell merken, wie schwierig es ist, sich ausschließlich auf das Was zu konzentrieren. Unsere Erfahrungen, unsere Gewohnheiten, auch die damit verbundenen Scheuklappen, die über die Zeit entstanden sind, das alles führt fast automatisch dazu, dass wir den Fokus wieder verlieren. Auch und vor allem dann, wenn viele Personen an dem Gespräch beteiligt sind.
Hier hilft nur: knallhart bleiben und jedes Mal einschreiten, wenn über etwas anderes als das Was gesprochen wird.
Es ist einfacher
Wer sich zunächst auf das Was konzentriert, hat es deutlich einfacher. Denn das Was steht immer im Vordergrund. Beispiele:
- Die Aufgabe „Rechnung erstellen“ ist wesentlich dafür, um Geld zu verdienen. Der Aufgabe ist es aber egal, ob sie von Herrn Müller oder Herrn Meier erledigt wird. Hauptsache, sie wird überhaupt gemacht.
- Die Tätigkeit „Kundendaten erfassen“ spielt eine große Rolle im Bereich der Unternehmensstammdaten. Der Tätigkeit ist es aber egal, ob die Daten auf einem Stück Papier, in Excel oder in einem professionellen IT-Tool erfasst werden. Hauptsache sie werden erfasst.
- Ein „Auftragskennzeichen setzen“ mag ein wichtiges Detail für spätere Nachverfolgungen sein. Wichtiger ist aber zuerst einmal festzulegen, wie ein Auftrag erstellt wird. Alle anderen Details können nachfolgend definiert werden.
Hat man allerdings das Was einmal beschrieben, das alles noch in der richtigen Reihenfolge und mit den entsprechenden Abhängigkeiten und Wechselwirkungen, dann ist es ein einfacher nächster Schritt, sich über die weiteren „W‘s“ Gedanken zu machen.
Fazit
Mein Tipp: immer, wenn Sie über Abläufe, Prozesse und Aufgaben sprechen, konzentrieren Sie sich zunächst auf das Was, also was genau getan wird. Bleiben Sie zunächst etwas abstrakter und klammern Sie alle anderen Informationen aus. Das macht es Ihnen viel einfacher, für Über- und Durchblick zu sorgen. Sie erhalten eine fundierte Diskussions- und Entscheidungsbasis. Und in der Regel verbessern Sie nicht nur das Verständnis, sondern gleichzeitig schon die einzelnen Themen.