Die (vorbereitende) Buchhaltung war früher recht unkompliziert. Einfach alle Eingangsbelege aus der Post & von den Kollegen in eine Kiste, dann bearbeiten oder ab zum Steuerberater.
Heute ist das alles ein wenig komplizierter geworden. Viele Unternehmen bestellen in Online-Shops & -Portalen. Diese Stellen die Rechnungen entweder per E-Mail an die verschiedenen einzelnen Besteller oder hinterlegen sie auf ihren Portalen, damit man sich die „bequem“ herunterladen kann.
Das hat zur Folge, dass es sehr zeitaufwendig geworden ist, all diese Rechnungen aus den ganzen Portalen zusammenzutragen. Gerade für Selbstständige oder kleinere Teams stellt das immer wieder eine große Herausforderung dar.
Aber es geht auch einfacher! Es gibt mittlerweile supertolle digitale Lösungen, die bei der Belegsammlung unterstützen und den manuellen Aufwand quasi auf null herunterfahren.
Ein Beispiel, so wie wir es machen
Wir nutzen den Internetdienst „getmyinvoices“ (invoicefetcher ist eine Alternative, die wir auch im Einsatz hatten). Getmyinvoices (GMI) bietet viele Möglichkeiten, ich möchte mich aber auf die zwei wesentlichen konzentrieren.
- Man kann seine Anmeldedaten zu den einzelnen Portalen hinterlegen. GMI meldet sich dort regelmäßig an und prüft, ob neue Rechnungen / Belege vorliegen. In diesem Fall lädt GMI die Rechnung in das eigene Dokumentenarchiv. Dort können die Belege weiter bearbeitet werden, z.B. für eine Suche mit Tags gekennzeichnet werden.
- GMI bietet eine eigene individuelle E-Mail-Adresse. Alle Mails / Nachrichten, die dort ankommen, werden analog auf Belege geprüft und diese werden heruntergeladen.
So nutzen wir die Funktionen
- Vorweg: tatsächlich ist es selten, dass wir noch Rechnungen per Post bekommen. Falls das der Fall ist, bitten wir die Lieferanten, uns die Rechnung per E-Mail zu senden. Dazu haben wir uns eine separate E-Mail-Adresse rechnungen@prozesspunktnull.de angelegt. Die Nachrichten, die wir dort bekommen, werden automatisch an GMI weitergeleitet.
- Sollten doch noch Papier-Rechnungen kommen oder wir andere Dokumente (z.B. Parktickets, Einkaufsbelege): auf unserem Drucker / Scanner haben wir die GMI-Adresse hinterlegt. D.h. wir scannen die Rechnung und lassen sie automatisch an GMI senden. Das dauert 30sek.
- Dazu haben wir unsere Portale dort hinterlegt. Von Amazon bis Zoom werden dort regelmäßig die Belege heruntergeladen.
Für alle, die jetzt Bedenken haben, Ihre Daten dort zu hinterlegen: hier hilft ein kleiner „Kniff“. Die meisten Lieferanten bieten an, die Rechnungen auch per E-Mail zu senden. Dort kann man natürlich gleich seine Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegen und so die Belege sehr einfach einsammeln.
Für uns eine weitere tolle Funktion: GMI bietet auch eine Schnittstelle zu unserem Buchhaltungstool Lexoffice. Alle Belege werden aus GMI automatisch (kann man auch anders einstellen, wenn man vorher bearbeiten und freigeben möchte) ins LexOffice übertragen werden. Dort können dann die Belege direkt kontiert und den offenen Posten zugewiesen werden.
Fazit
Ich nutze GMI schon seit vielen Jahren, als ich noch selbständig war. Schon damals hat das Tool mir sehr viel Zeit gespart. Wir nutzen es noch heute und freuen uns immer, wenn wir die (ungeliebte) Buchhaltung schnell und bequem erledigen können.